Zapier, Make oder n8n: Was passt zu meinem Betrieb?

Das Problem

Sie möchten Programme in Ihrem Büro automatisch verbinden und stossen sofort auf drei Namen: Zapier, Make und n8n. Alle drei versprechen dasselbe: Abläufe ohne Programmieren. Wo liegt der Unterschied, und welches Werkzeug passt zu einem kleinen Betrieb ohne eigene IT-Abteilung?

Falsch zu wählen kostet Zeit. Wer ein zu kompliziertes Werkzeug nimmt, gibt nach zwei Abenden auf. Wer ein zu einfaches wählt, stösst bei der ersten Verzweigung an Grenzen. Und die Kosten entwickeln sich bei jedem Werkzeug anders, wenn die Abläufe zunehmen.

Dieser Vergleich zeigt die Unterschiede in allgemeiner Form. Konkrete Preise und Funktionsumfänge ändern sich oft. Prüfen Sie sie deshalb bei den Anbietern.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Einen echten Beispielablauf wählen: Nehmen Sie eine Aufgabe, die Sie wirklich brauchen, zum Beispiel «Formularanfrage in Tabelle eintragen und Bestätigung als Entwurf anlegen».
2. Anforderungen notieren: Welche Programme müssen verbunden werden? Wie viele Abläufe pro Monat? Gibt es Personen- oder Kundendaten?
3. Technikbereitschaft einschätzen: Wollen Sie nur klicken, oder macht es Ihnen nichts aus, sich in Datenfelder einzuarbeiten? Gibt es jemanden, der einen Server betreuen kann?
4. Datenschutzfragen klären: Wo liegen die Daten? Ist ein Vertrag zur Auftragsbearbeitung möglich? Siehe Checkliste Datenschutz.
5. Gratisstufen testen: Bauen Sie denselben Ablauf in zwei Werkzeugen nach. Messen Sie Zeit, Hürden und Ergebnis.
6. Kosten hochrechnen: Schätzen Sie Abläufe pro Monat und prüfen Sie, wie jeder Anbieter zählt. Siehe Automatisierung: Kosten planen.
7. Betrieb klären: Wer überwacht den Ablauf, wer ändert ihn, was geschieht bei Ausfall?
8. Entscheiden und dokumentieren: Halten Sie fest, warum Sie dieses Werkzeug gewählt haben und wann Sie neu prüfen.

Vorlage zum Kopieren

Hilf mir bei der Auswahl eines Automatisierungswerkzeugs.
Betrieb: [Branche, Anzahl Mitarbeitende, z. B. Treuhand, 6 Personen]
Programme, die verbunden werden sollen: [z. B. Outlook, Excel, Formular]
Beispielablauf: [Auslöser, Schritte, Ziel]
Erwartete Menge: [z. B. 200 Abläufe pro Monat]
Personendaten betroffen: [ja/nein]
Technikkenntnisse im Team: [gering/mittel/hoch], eigener Server möglich: [ja/nein]
Vergleiche Zapier, Make und n8n anhand von Bedienung, Kostenmodell,
Datenschutz und Betrieb. Nenne keine konkreten Preise. Sage, wo du unsicher bist.

Ersetzen Sie die Angaben in Klammern. Den Vergleich sollten Sie anschliessend mit den Angaben der Anbieter abgleichen.

Worauf Sie achten müssen

• Preismodelle unterscheiden sich: Anbieter zählen verschieden, zum Beispiel nach ausgeführten Aufgaben, Credits oder Ausführungen. Die Kosten wachsen mit Ihren Abläufen. Prüfen Sie die aktuellen Angaben auf den Preisseiten.
• Selbst hosten bedeutet Verantwortung: n8n können Sie auf einem eigenen Server betreiben. Dann sind Sie für Updates, Sicherung und Sicherheit zuständig. Siehe n8n: Cloud oder selbst hosten?.
• Lizenz: n8n steht unter einer eigenen Lizenz («Sustainable Use»), die die Nutzung für interne Geschäftszwecke grundsätzlich erlaubt, aber das Weitergeben als Dienst einschränkt. Lesen Sie die aktuellen Bedingungen.
• Datenschutz: Bei Cloud-Diensten fliessen Ihre Daten über Server des Anbieters. Prüfen Sie Standort, Auftragsbearbeitung und Löschfristen.
• Lernaufwand: Die Oberflächen unterscheiden sich stark in Aufbau und Sprache. Planen Sie Zeit zum Einarbeiten ein.
• Anbieterwechsel: Abläufe lassen sich selten eins zu eins übertragen. Dokumentieren Sie sie, siehe Anbieterwechsel.

Die Tabelle ist eine Orientierung, keine Wertung. Die Anbieter entwickeln ihre Produkte laufend weiter.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Schreinerbetrieb in Sursee mit acht Mitarbeitenden möchte Formularanfragen automatisch in eine Tabelle übertragen und intern per Teams-Nachricht melden. Niemand hat Programmiererfahrung.

Vorher: Der Geschäftsleiter liest Vergleichsartikel und kann sich nicht entscheiden.

Nachher: Er bestimmt einen einfachen Beispielablauf und lässt die Sekretärin ihn in zwei Werkzeugen mit je einer Gratisstufe nachbauen. Eines davon ist für sie schneller verständlich. Sie rechnet die Menge pro Monat hoch, klärt mit der IT-Betreuung den Datenschutz und entscheidet sich. Die Entscheidungsgründe landen in einer kurzen Notiz.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie mehrere Abläufe in Ihrem Betrieb verbessern möchten und nicht jedes Werkzeug selbst bewerten wollen, begleitet Sie KI-Beratung und digitale Transformation von Alpasana. Laut Beschreibung umfasst sie unter anderem Prozessaufnahme, Priorisierung, digitale Workflows und Automatisierungen, Schnittstellen sowie die Dokumentation der Umsetzung. Projekte werden individuell offeriert.

Häufige Fragen

Welches Werkzeug ist am günstigsten?

Das lässt sich nicht allgemein sagen. Es hängt von der Anzahl und Länge Ihrer Abläufe ab und davon, wie der Anbieter zählt. Rechnen Sie mit einem Beispiel aus Ihrem Betrieb und vergleichen Sie die aktuellen Preisseiten.

Ist n8n wirklich kostenlos?

Die selbst betriebene Version kann ohne Lizenzgebühr genutzt werden, wenn die Lizenzbedingungen eingehalten sind. Dazu kommen Kosten für Server, Betreuung und Sicherung. Siehe n8n: Gesamtkosten.

Was passt, wenn wir Microsoft 365 nutzen?

Dann lohnt ein Blick auf Power Automate, weil es in Microsoft 365 integriert ist. Vergleich: Power Automate oder Zapier.

Kann ich später wechseln?

Ja, aber Abläufe müssen meist neu aufgebaut werden. Eine gute Dokumentation macht den Wechsel einfacher.