Welche Zapier-Alternativen passen zu kleinen Unternehmen?

Das Problem

Sie nutzen Zapier oder haben es getestet, aber ein Ablauf passt nicht. Vielleicht fehlt die Anbindung an ein Programm, der Ablauf ist zu verzweigt, die Kosten sind schwer abschätzbar oder die Daten sollen nicht über einen Anbieter in den USA laufen.

Nun suchen Sie eine Alternative und finden eine lange Liste. Sie wollen aber nicht fünf Werkzeuge ausprobieren, sondern wissen, welche zwei oder drei sich lohnen.

Die richtige Frage lautet zuerst: Was genau passt nicht? Erst dann lohnt der Vergleich.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Problem benennen: Notieren Sie, was an Zapier nicht passt: fehlende Anbindung, Kosten, Datenschutz, Verzweigungen, Bedienung.
2. Ablauf festhalten: Beschreiben Sie den Beispielablauf, an dem Sie die Alternativen messen, mit Auslöser, Schritten und Ziel.
3. Kandidaten bestimmen: Prüfen Sie, welche Werkzeuge Ihre Programme unterstützen. Ein Blick in das Anwendungsverzeichnis des Anbieters genügt.
4. Zwei Kandidaten wählen: Bleiben Sie bei zwei, zum Beispiel Make und Power Automate, oder n8n, wenn Sie eine selbst betriebene Lösung wollen.
5. Gratisstufen nutzen: Bauen Sie den Ablauf in beiden nach. Notieren Sie Zeit, Hindernisse und Ergebnis.
6. Kosten rechnen: Schätzen Sie Abläufe pro Monat, und prüfen Sie, wie jeder Anbieter zählt. Siehe Kosten planen.
7. Datenschutz und Betrieb klären: Datenstandort, Vertrag, Zugriffsrechte, Zuständigkeit. Siehe Checkliste Datenschutz.
8. Umstieg planen: Dokumentieren Sie bestehende Zaps und bauen Sie neue Abläufe parallel auf, bevor Sie die alten abschalten, siehe Anbieterwechsel.

Vorlage zum Kopieren

Ich nutze Zapier und suche eine Alternative.
Was nicht passt: [z. B. Kosten steigen mit Zahl der Abläufe / Anbindung zu [Programm] fehlt / Datenschutz].
Unsere Programme: [z. B. Microsoft 365, Bexio, WordPress].
Beispielablauf: [Auslöser, Schritte, Ziel].
Menge: [z. B. 300 Abläufe pro Monat].
Technikkenntnisse im Betrieb: [gering/mittel/hoch].
Nenne mir drei bis vier Alternativen mit Stärken und Schwächen, und zu jeder
die Frage, die ich dem Anbieter stellen sollte. Keine Preisangaben.
Sage ausdrücklich, was du nicht sicher weisst.

Passen Sie die Angaben an. Die Antwort ist eine Ausgangsliste, die Sie bei den Anbietern überprüfen.

Ein Wort zur Ehrlichkeit: Viele Probleme, die Menschen zum Wechsel bewegen, lassen sich im bestehenden Werkzeug lösen. Zu viele Schritte pro Ablauf, unnötige Testläufe oder ein Zap, der bei jeder kleinen Änderung auslöst, treiben die Kosten. Prüfen Sie deshalb zuerst, ob eine Vereinfachung genügt. Zeigt sich danach immer noch eine echte Lücke, etwa bei der Anbindung oder beim Datenstandort, lohnt der Wechsel.

Worauf Sie achten müssen

• Aktualität: Funktionen und Preise ändern sich. Prüfen Sie jede Angabe direkt beim Anbieter.
• Anbindungen: Ein Werkzeug kann ein Programm unterstützen, aber nicht jede Funktion davon. Testen Sie Ihren Ablauf.
• Datenstandort: Prüfen Sie, wo Daten verarbeitet werden und ob ein Vertrag zur Auftragsbearbeitung möglich ist, besonders bei Personendaten.
• Betrieb: Selbst betriebene Lösungen wie n8n erfordern Updates, Sicherung und Überwachung, siehe n8n: Cloud oder selbst hosten?.
• Umzugsaufwand: Abläufe lassen sich nicht einfach kopieren. Planen Sie Zeit für Neuaufbau und Tests ein.
• Abhängigkeit: Mehrere Werkzeuge nebeneinander verteuern die Pflege. Beschränken Sie sich auf eines pro Zweck.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Treuhandbüro in Burgdorf hat zehn Zaps im Einsatz. Die Kosten steigen, weil jede Belegmail mehrere Schritte auslöst. Zwei Zaps scheitern an einer fehlenden Anbindung an die Buchhaltungssoftware.

Vorher: Der Inhaber ärgert sich und sucht planlos nach Alternativen.

Nachher: Er schreibt auf, was nicht passt, und wählt den aufwändigsten Ablauf als Test. Er baut ihn in Make und in Power Automate nach, weil das Büro Microsoft 365 nutzt. Eine Mitarbeiterin vergleicht Zeit und Ergebnis. Er entscheidet sich für Power Automate bei Abläufen rund um Outlook und Teams und behält zwei Zaps in Zapier, bis die Umstellung getestet ist.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie nicht allein herausfinden wollen, welche Lösung zu Ihren Abläufen passt, begleitet Sie KI-Beratung und digitale Transformation von Alpasana. Laut Beschreibung gehören Prozessaufnahme, digitale Workflows und Automatisierungen, Schnittstellen und die Dokumentation der Umsetzung dazu. Projekte werden individuell offeriert.

Häufige Fragen

Gibt es eine kostenlose Alternative zu Zapier?

Mehrere Anbieter haben Gratisstufen, und n8n kann selbst betrieben werden. Gratis heisst aber nicht kostenlos im Betrieb: Es fallen Zeit, Server und Betreuung an.

Können meine bestehenden Zaps übernommen werden?

In der Regel nicht automatisch. Sie bauen die Abläufe im neuen Werkzeug nach. Eine gute Dokumentation spart dabei Zeit.

Welche Alternative ist die einfachste?

Das hängt von Ihrer Erfahrung ab. Testen Sie denselben Ablauf in zwei Werkzeugen und achten Sie darauf, wo Sie hängenbleiben.

Ist ein Wechsel überhaupt nötig?

Nicht immer. Manchmal genügt es, Abläufe zu vereinfachen, unnötige Schritte zu streichen oder den Tarif anzupassen. Siehe Aufgabenverbrauch senken.