Was ist Zapier und wofür brauche ich es?

Das Problem

Immer wieder hören Sie «Das machen wir mit Zapier», aber niemand erklärt, was das ist. In Ihrem Büro gibt es Aufgaben, bei denen Sie von einem Programm ins andere wechseln: eine neue Anfrage kommt per Formular, Sie tragen sie in die Tabelle ein, danach schreiben Sie dem Kunden.

Sie fragen sich, ob ein Werkzeug diese Brücke bauen kann, ohne dass Sie programmieren oder die IT-Abteilung bemühen müssen. Und Sie wollen wissen, ob das in Ihrem Betrieb sicher und sinnvoll ist.

Diese Seite erklärt Zapier in einfachen Worten, mit Beispielen und Hinweisen auf Grenzen.

Einfach erklärt

Zapier ist ein Dienst im Internet, der als Vermittler zwischen vielen Programmen funktioniert. Er verfügt über Anbindungen zu einer sehr grossen Zahl bekannter Anwendungen, etwa E-Mail, Tabellen, Kalender, Formulare oder Kundenverwaltung. Welche genau, sehen Sie im Verzeichnis des Anbieters.

Ein Ablauf in Zapier heisst Zap. Er besteht aus mindestens zwei Teilen:

• Auslöser (Trigger): das Ereignis, das den Zap startet, zum Beispiel «Neue Antwort in einem Formular».
• Aktion (Action): was danach passiert, zum Beispiel «Neue Zeile in Tabelle einfügen».

Dazwischen können weitere Schritte stehen, etwa Filter («nur wenn Betrag über 500 CHF»), Zeitverzögerungen oder KI-Schritte. Jeder ausgeführte Schritt zählt im Normalfall als Task (Aufgabe) für die Abrechnung. Wie genau gezählt wird, steht in den aktuellen Tarifinformationen.

Ein Beispiel: «Wenn ein Kunde das Kontaktformular ausfüllt, trage seine Angaben in die Kundentabelle ein und schicke mir eine Nachricht in Teams.» Das ist ein Zap aus einem Auslöser und zwei Aktionen.

Zapier ist kein Ersatz für Ihre Programme. Es ist die Verbindung dazwischen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Aufgabe finden: Suchen Sie eine Aufgabe, bei der Sie Daten von A nach B kopieren.
2. Prüfen, ob Zapier Ihre Programme kennt: Suchen Sie beim Anbieter nach Ihren Anwendungen. Fehlen sie, gibt es vielleicht andere Wege.
3. Konto anlegen: Registrieren Sie sich für Zapier. Beachten Sie die Datenschutzhinweise und verwenden Sie eine Firmenadresse, wenn der Zugang geschäftlich ist.
4. Auslöser wählen: Wählen Sie das Programm und das Ereignis. Zapier fragt nach der Erlaubnis, auf das Programm zuzugreifen.
5. Aktion wählen: Bestimmen Sie, was im zweiten Programm passieren soll. Ordnen Sie die Felder zu.
6. Testen: Zapier kann den Ablauf mit Beispieldaten prüfen. Kontrollieren Sie das Ergebnis im Zielprogramm.
7. Einschalten: Erst wenn der Test gelingt, schalten Sie den Zap ein.
8. Nach einer Woche prüfen: Sehen Sie im Verlauf nach, ob Fehler aufgetreten sind. Eine ausführliche Anleitung finden Sie unter Den ersten Zap erstellen.

Vorlage zum Kopieren

Um einen Zap zu planen, beschreiben Sie ihn zuerst in Worten. Diese Vorlage hilft Ihnen, auch mit einem KI-Chat:

Zap-Planung
Name: [z. B. Formularanfrage in Tabelle]
Wenn (Auslöser): [Programm und Ereignis, z. B. Microsoft Forms: neue Antwort]
Dann (Aktion 1): [z. B. Excel: neue Zeile in Tabelle «Anfragen»]
Dann (Aktion 2): [z. B. Teams: Nachricht an Kanal «Verkauf»]
Filter (optional): [z. B. nur wenn Feld «Produkt» nicht leer]
Welche Daten werden übertragen: [Felder auflisten]
Personendaten enthalten: [ja/nein]
Wer prüft die ersten Durchläufe: [Name]

Passen Sie die Felder an Ihren Fall an. Mit dem ausgefüllten Blatt lässt sich ein Zap in wenigen Minuten aufbauen.

Worauf Sie achten müssen

• Daten fliessen über Dritte: Ihre Daten laufen durch Systeme des Anbieters. Klären Sie, ob Ihr Betrieb das erlaubt, besonders bei Personendaten. Siehe Zapier und Kundendaten.
• Zugriffsrechte: Zapier erhält Zugriff auf Ihre Konten. Verwenden Sie wenn möglich dedizierte Konten und widerrufen Sie Zugriffe, die Sie nicht mehr brauchen.
• Kosten: Gratisstufen haben Grenzen, und bezahlte Tarife unterscheiden sich nach Zahl der Tasks. Prüfen Sie die aktuelle Preisseite.
• Abbruch bei Änderungen: Ändert sich ein Formular oder eine Tabelle, kann der Zap stehenbleiben. Eine Benachrichtigung bei Fehlern ist sinnvoll.
• Sprache: Die Oberfläche und Hilfe sind überwiegend auf Englisch. Deutsch ist teilweise vorhanden, prüfen Sie das aktuelle Angebot.
• Nicht alles gehört automatisiert: Wichtige Entscheidungen mit rechtlichen oder finanziellen Folgen sollten von einem Menschen geprüft werden.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Velogeschäft in Thun erhält Reparaturanfragen über das Kontaktformular der Website. Der Inhaber überträgt sie von Hand in eine Tabelle.

Vorher: Er vergisst manchmal, eine Anfrage einzutragen, oder tippt die Telefonnummer falsch ab.

Nachher: Ein Zap übernimmt neue Formularantworten in die Tabelle und sendet eine Nachricht an das Handy des Inhabers. Er erprobt ihn eine Woche lang mit Testanfragen, danach mit echten, und kontrolliert die Tabelle täglich kurz. Die Antwort an die Kundschaft schreibt er weiterhin selbst.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie lernen möchten, Abläufe ohne Programmieren mit Werkzeugen wie Zapier aufzubauen, bietet absofort KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben an. Laut Beschreibung gehören No-Code-Automatisierung und KI-Agenten zum Angebot, mit Praxisaufgaben und verifizierbarem Abschluss.

Häufige Fragen

Ist Zapier kostenlos?

Es gibt nach Angabe des Anbieters eine Gratisstufe mit Einschränkungen. Wie weit sie reicht, ändert sich. Prüfen Sie die aktuelle Preisseite von Zapier, bevor Sie planen.

Brauche ich dafür KI?

Nein. Die Grundfunktion verbindet Programme und kommt ohne KI aus. KI-Schritte sind optional, etwa um Texte zu sortieren oder zusammenzufassen. Siehe Zapier mit ChatGPT verbinden.

Was passiert, wenn ein Zap fehlschlägt?

Zapier zeigt Fehler im Verlauf an und kann Benachrichtigungen senden. Je nach Fehler müssen Sie den Ablauf anpassen oder die Verbindung zum Programm erneuern.

Kann ich Zapier auf einem eigenen Server betreiben?

Nein, Zapier ist ein Cloud-Dienst. Wer einen eigenen Server möchte, findet Alternativen im Vergleich von Zapier, Make und n8n.