Präsentation an die Redezeit anpassen mit KI

Das Problem

Sie haben eine Präsentation für 30 Minuten vorbereitet, und kurz vor dem Termin erfahren Sie: Es sind nur 15. Oder Sie werden gebeten, bei einer Sitzung «nur kurz» zu berichten. Sie öffnen die Folien und wissen nicht, was Sie streichen sollen, denn alles scheint wichtig.

Der Reflex lautet: schneller sprechen oder Schrift verkleinern und alles stehenlassen. Beides führt dazu, dass das Publikum nichts mitnimmt. Besser ist, auszuwählen: Was ist die Kernbotschaft, was nur Hintergrund?

Eine KI kann das Auswählen erleichtern, indem sie Vorschläge zur Gewichtung macht und einen Zeitplan rechnet. Die Entscheidung, was wegfällt, treffen Sie.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Neue Zeit klären: Wie viel Redezeit steht tatsächlich zur Verfügung, inklusive Fragen und Technikpausen? Planen Sie etwa ein Fünftel als Puffer ein.
2. Kernbotschaft festlegen: Was muss das Publikum nach dem Vortrag wissen oder entscheiden? Formulieren Sie es in einem Satz.
3. Folien auflisten: Geben Sie der KI die Titel und Kernaussagen Ihrer Folien, keine vertraulichen Details.
4. Gewichtung vorschlagen lassen: Die KI ordnet die Folien in «unverzichtbar», «nützlich» und «kann entfallen» und begründet kurz.
5. Prüfen und entscheiden: Folgen Sie den Vorschlägen nicht blind. Sie kennen Ihr Publikum. Behalten Sie Folien, die für Entscheidungen nötig sind.
6. Zeitplan erstellen lassen: Verteilen Sie die Minuten auf die verbleibenden Folien.
7. Details in den Anhang verschieben: Was entfällt, geht in Reservefolien oder ein Handout, siehe Handout.
8. Folientexte kürzen: Reduzieren Sie die Stichpunkte, siehe Folientext kürzen.
9. Laut üben und Zeit messen: Stoppen Sie die Zeit und passen Sie an.
10. Notfallplan: Legen Sie fest, welche Folien Sie überspringen, falls es knapp wird.

Vorlage zum Kopieren

Ich halte eine Präsentation zum Thema [Thema] vor [Publikum].
Ursprüngliche Dauer: [30] Minuten. Neue Dauer: [15] Minuten inklusive [3] Minuten für Fragen.
Kernbotschaft: [Was muss das Publikum mitnehmen/entscheiden?].
Meine Folien (Nr., Titel, Kernaussage): [Liste einfügen].
Aufgaben:
1. Ordne jede Folie ein: unverzichtbar / nützlich / kann in den Anhang. Begründe in einem Satz.
2. Schlage einen Zeitplan in Minuten pro Folie vor, der die neue Dauer einhält (mit 1 Minute Puffer).
3. Nenne Folien, die zusammengelegt werden können.
4. Nenne, was beim Kürzen verloren geht und ob das für die Kernbotschaft problematisch ist.
Regeln: Erfinde keinen Inhalt. Wenn du etwas nicht beurteilen kannst, frage nach.

Passen Sie Zeiten und Folien an. Der Hinweis auf Verlust zwingt zur ehrlichen Abwägung.

Worauf Sie achten müssen

• Faustregeln sind Näherungen: Eine Minute pro Folie ist ein Richtwert. Datenfolien und Beispiele brauchen mehr Zeit.
• Wichtiges nicht streichen: Entscheidungsgrundlagen, Risiken und Kosten dürfen nicht dem Zeitdruck zum Opfer fallen. Prüfen Sie jede Streichung.
• Zusammenhang erhalten: Wenn Sie Folien streichen, prüfen Sie den roten Faden, siehe Roter Faden.
• Schneller sprechen ist keine Lösung: Zu hohes Tempo verringert das Verständnis.
• Fragen einplanen: Fragen brauchen Zeit. Rechnen Sie sie ein.
• Zeitangaben der KI sind Schätzungen: Messen Sie selbst beim Üben.
• Datenschutz: Folien enthalten oft interne Angaben. Beschränken Sie sich auf Titel und Kernaussagen.
• Anhang statt löschen: Streichen Sie Inhalte nicht ersatzlos, sondern behalten Sie sie in Reserve.

Die Tabelle ist eine Orientierung. Richten Sie sich nach Inhalt und Publikum.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Leiterin Marketing einer Tourismusorganisation im Berner Oberland soll bei einer Sitzung des Verwaltungsrats ihre Jahresplanung vorstellen. Statt 30 Minuten bleiben 12.

Vorher: Sie behält alle 22 Folien und spricht schnell. Das Gremium kommt nicht dazu, Fragen zu stellen, und beschliesst nichts.

Nachher: Sie formuliert die Kernbotschaft: «Wir beantragen das Budget für drei Kampagnen.» Die KI ordnet die Folien: acht unverzichtbar, sieben nützlich, sieben für den Anhang. Sie fasst zwei Folien zusammen, legt die Zeit pro Folie fest und übt mit der Stoppuhr. Sie lässt 12 Folien stehen und schickt die übrigen als Anhang vorab. Der Verwaltungsrat stellt gezielte Fragen und beschliesst.

So hilft Ihnen Alpasana

Im Kurs Prompt Engineering von absofort lernen Sie laut Beschreibung, Aufgabe, Kontext, Ziel und Ausgabeformat festzulegen, komplexe Aufgaben schrittweise zu bearbeiten und Ergebnisse zu prüfen. Das hilft, Aufträge wie die Anpassung eines Vortrags klar zu formulieren. Der Online-Kurs bietet ein Zertifikat und braucht keine Programmierkenntnisse.

Häufige Fragen

Wie viele Folien passen in eine Minute?

Das lässt sich nicht pauschal sagen. Einfache Titelfolien gehen schnell, Zahlenfolien brauchen mehrere Minuten. Messen Sie beim Üben.

Soll ich Pausen einplanen?

Ja, kurze Pausen für Gedanken und Fragen. Planen Sie auch Zeit für Technik und Übergänge ein.

Wie entscheide ich, welche Folie wegfällt?

Fragen Sie: Hängt die Kernbotschaft davon ab? Wenn nein, kann sie in den Anhang. Prüfen Sie, ob Entscheidungsträger die Information brauchen.

Kann die KI die Folien direkt kürzen?

Sie kann Texte kürzen und Vorschläge machen. Prüfen Sie jede Kürzung auf Inhalte, die nicht verloren gehen dürfen.