Schulung für Kolleginnen vorbereiten: KI-Folienvorlage

Das Problem

Sie sollen Ihren Kolleginnen und Kollegen erklären, wie das neue Zeiterfassungsprogramm funktioniert, wie man Rechnungen freigibt oder wie der Datenschutz im Alltag aussieht. Sie kennen den Ablauf aus dem Effeff und merken beim Vorbereiten, dass das Schwierige ist, ihn in kleine, verständliche Schritte zu zerlegen.

Eine Schulung, die aus Folien mit Bildschirmfotos und Listen besteht, wird meist passiv konsumiert. Eine Woche später weiss niemand mehr, wie es geht. Besser: wenig erklären, viel ausprobieren lassen, am Schluss prüfen, ob es funktioniert.

Mit der KI können Sie Lernziele formulieren, einen Ablauf entwerfen und Übungen vorbereiten. Prüfen Sie aber, ob alles mit Ihrem echten Ablauf übereinstimmt.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Lernziele festlegen: Was können die Teilnehmenden nach der Schulung? Formulieren Sie es als Handlung: «Sie erfassen eine Arbeitszeit im Programm und korrigieren einen Fehler.»
2. Teilnehmende einschätzen: Wie viel Vorwissen, wie viel Zeit, welche Geräte? Siehe Vorwissen im Prompt angeben.
3. Ablauf aufschreiben: Die Schritte des Arbeitsablaufs in der richtigen Reihenfolge, so, wie sie im Alltag vorkommen.
4. Ablauf der Schulung entwerfen lassen: Mit der KI: Einstieg, kurze Erklärung, Demonstration, Übung, Kontrolle, Abschluss.
5. Folien erstellen: Pro Lernziel höchstens zwei bis drei Folien, wenig Text, ein Bildschirmfoto mit Markierung statt Textblöcke.
6. Praxisübung entwerfen: Eine kurze Aufgabe mit Testdaten, keine echten Kundendaten. Die KI schlägt Aufgaben vor, Sie prüfen sie am Programm.
7. Kontrollfragen erstellen: Drei bis fünf Fragen oder Aufgaben, mit denen Sie prüfen, ob die Lernziele erreicht sind.
8. Probelauf: Spielen Sie die Schulung mit einer Kollegin durch. Wo hakt es, wo ist es zu lang?
9. Handout bereitstellen: Eine Seite mit den Schritten zum Mitnehmen, siehe Handout.
10. Nachfassen: Fragen Sie nach zwei Wochen, ob es im Alltag klappt, und passen Sie die Unterlagen an.

Vorlage zum Kopieren

Ich bereite eine interne Schulung vor.
Thema: [z. B. Freigabe von Lieferantenrechnungen im neuen Programm].
Teilnehmende: [Anzahl, Rolle, Vorwissen, z. B. 8 Personen im Büro, wenig IT-Erfahrung].
Dauer: [z. B. 45 Minuten]. Lernziele: [z. B. Nach der Schulung kann jede Person eine Rechnung freigeben und eine Rechnung zurückweisen].
Der tatsächliche Ablauf im Alltag: [Schritte in Reihenfolge].
Erstelle:
1. Einen Schulungsablauf mit Zeitangaben (Einstieg, Erklärung, Demonstration, Übung, Kontrolle, Abschluss).
2. Titel und Stichpunkte für die Folien (höchstens 3 Folien pro Lernziel, wenig Text).
3. Zwei Praxisübungen mit erfundenen Testdaten, ohne echte Namen oder Beträge.
4. Fünf Kontrollfragen oder -aufgaben, mit denen ich prüfe, ob die Lernziele erreicht wurden.
Regeln: Erfinde keine Funktionen, Menüs oder Abläufe, die nicht in meiner Beschreibung stehen.
Wenn dir Angaben fehlen, frage zuerst nach.

Passen Sie Thema, Teilnehmende und Ablauf an. Prüfen Sie jede Übung im echten Programm.

Worauf Sie achten müssen

• Erfundene Funktionen: Die KI beschreibt gern Menüpunkte, die es nicht gibt. Prüfen Sie jede Anleitung am echten Programm.
• Zu viel Stoff: Wer alles erklärt, bleibt bei nichts hängen. Beschränken Sie sich auf die Lernziele.
• Echte Daten in Übungen: Verwenden Sie Testdaten. Kunden- und Personaldaten gehören nicht in Schulungsunterlagen.
• Urheberrecht: Kopieren Sie keine fremden Handbücher oder Folien. Nutzen Sie eigene Materialien oder solche, die Sie verwenden dürfen, siehe Urheberrecht bei Schulungsunterlagen.
• Unterschiedliches Vorwissen: Bieten Sie Zusatzaufgaben für Schnelle und Hilfestellung für Ungeübte an.
• Kontrolle des Gelernten: Ohne Übung und Rückfragen weiss niemand, ob es angekommen ist.
• Barrierefreiheit: Gut lesbare Schrift, genügend Kontrast, Erklärungen nicht nur im Bild.
• Nachhaltigkeit: Ein Handout und eine Ansprechperson helfen im Alltag.
• Wirksamkeit prüfen: Siehe Wirksamkeit von Schulungen prüfen als Anregung.

Die Anteile sind eine Orientierung. Passen Sie sie an Thema und Gruppe an.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Büroleiterin eines Gartenbaubetriebs in Aarau soll ihren fünf Kolleginnen zeigen, wie sie Arbeitsrapporte im neuen Tabletprogramm erfassen.

Vorher: Sie bereitet 25 Folien mit Bildschirmfotos vor und erklärt 40 Minuten lang. In der folgenden Woche fragen alle nach, wie man den Rapport korrigiert.

Nachher: Sie formuliert zwei Lernziele und lässt die KI einen Ablauf entwerfen: 5 Minuten Einstieg, 10 Minuten Demonstration, 20 Minuten Üben mit Testrapporten, 10 Minuten Fragen. Sie prüft alle Schritte am Tablet und streicht zwei erfundene Menüpunkte. Die Teilnehmenden üben selbst, das Handout liegt bereit. Nach zwei Wochen funktioniert die Erfassung ohne Rückfragen.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie Schulungen im Betrieb mit KI wirksam vorbereiten möchten, bietet absofort KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben an. Laut Beschreibung gehören Bürokommunikation mit Präsentationen, Projektmanagement sowie Qualitätsprüfung und betriebliche KI-Richtlinien dazu, mit Praxisaufgaben und verifizierbarem Abschluss.

Häufige Fragen

Wie lang soll eine interne Schulung sein?

So lang wie nötig für die Lernziele, oft 30 bis 60 Minuten. Längere Schulungen teilen Sie in Einheiten.

Wie viele Folien sind sinnvoll?

Wenige. Für eine 45-Minuten-Schulung genügen oft 10 bis 15, wenn viel Zeit für Übungen bleibt.

Soll ich Aufzeichnungen anbieten?

Das kann sinnvoll sein. Klären Sie vorher Einverständnis und Datenschutz, besonders wenn Personen zu sehen oder zu hören sind.

Kann die KI die Übungen korrigieren?

Sie kann Lösungsvorschläge machen. Die richtige Lösung bestimmen Sie anhand des echten Programms und Ihrer Regeln.