Rückfragen zum Vortrag mit KI vorbereiten

Das Problem

Der Vortrag ist vorbereitet, die Folien sitzen. Was Ihnen Sorgen macht, ist die Fragerunde. Was, wenn jemand nach den Kosten fragt und Sie die Zahl nicht im Kopf haben? Wenn jemand das Vorhaben grundsätzlich infrage stellt? Wenn eine Frage kommt, an die Sie nie gedacht haben?

Die Unsicherheit ist normal. Wer Fragen vorher durchspielt, wird ruhiger und antwortet klarer. Das Schwierige ist, sich selbst Fragen auszudenken, denn wir kennen unser Thema zu gut und sehen blinde Flecken nicht.

Eine KI eignet sich dafür gut als Übungspartnerin: Sie kann sich in verschiedene Zuhörende hineindenken und Fragen aus unterschiedlichen Blickwinkeln stellen. Ob die Fragen realistisch sind, beurteilen Sie, und die Antworten kennen Sie besser als sie.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Publikum beschreiben: Wer sitzt im Raum? Geschäftsleitung, Kolleginnen, Kundschaft, Gemeinderat? Welche Interessen und Sorgen haben sie?
2. Kernaussagen nennen: Geben Sie der KI Ihre Hauptpunkte und Folientitel (ohne vertrauliche Details).
3. Rollen vergeben: Lassen Sie die KI verschiedene Zuhörende spielen: die Skeptikerin, den Finanzverantwortlichen, den Praktiker, den Laien. Siehe KI als kritischer Prüfer.
4. Fragenliste erstellen lassen: Zehn bis fünfzehn Fragen, geordnet nach Wahrscheinlichkeit und Schwierigkeit.
5. Eigene Fragen ergänzen: Welche Fragen fürchten Sie? Schreiben Sie diese dazu.
6. Antworten notieren: Verfassen Sie zu jeder Frage eine kurze Antwort in Ihren Worten, höchstens drei Sätze.
7. Antworten prüfen lassen: Die KI kann Ihre Antworten als Zuhörende bewerten: klar? vollständig? Sie prüft aber nicht, ob Fakten stimmen. Das tun Sie.
8. Wissenslücken schliessen: Wo Sie keine Antwort haben, recherchieren Sie oder klären mit Kolleginnen. Bereiten Sie den Satz «Das kläre ich und melde mich bis Freitag» vor.
9. Mündlich üben: Lassen Sie sich Fragen stellen und antworten Sie laut. Siehe Vortrag üben.
10. Anhang bereithalten: Legen Sie Reservefolien für Zahlen und Details bereit.

Vorlage zum Kopieren

Ich halte eine Präsentation zum Thema [Thema] vor [Publikum, z. B. Geschäftsleitung eines Handwerksbetriebs].
Kernaussagen: [Stichpunkte]. Ziel des Vortrags: [Entscheid/Information].
Spiele nacheinander diese Zuhörenden und stelle je [drei] Fragen, die sie am Ende stellen könnten:
1. Die Finanzverantwortliche (Kosten, Wirtschaftlichkeit)
2. Der Skeptiker (grundsätzliche Zweifel, Risiken)
3. Die Praktikerin (Umsetzung im Alltag)
4. Der Laie (Verständnisfragen)
Sortiere am Schluss alle Fragen nach Wahrscheinlichkeit (hoch/mittel/gering) und markiere die drei schwierigsten.
Regeln: Stelle nur Fragen, keine Antworten. Erfinde keine Fakten über mein Projekt.
Danach warte, bis ich meine Antworten schicke, und gib mir Rückmeldung, ob meine Antwort klar und vollständig ist.
Prüfe nicht, ob meine Zahlen stimmen.

Ersetzen Sie die Klammern. Für die Übung antworten Sie zuerst schriftlich, dann mündlich.

Worauf Sie achten müssen

• Fragen der KI sind Vermutungen: Das Publikum fragt manchmal ganz anderes. Rechnen Sie mit Überraschungen.
• Fachliche Richtigkeit: Die KI kennt Ihr Projekt nicht und kann Antworten nicht auf Wahrheit prüfen. Prüfen Sie Zahlen und Fakten selbst.
• Zu glatte Antworten: Auswendig gelernte Antworten klingen unecht. Merken Sie sich Kernpunkte.
• Ehrlichkeit: Erfinden Sie keine Antworten. «Das weiss ich nicht, ich kläre es» ist eine gute und glaubwürdige Antwort.
• Heikle Themen: Bei Fragen zu Personal, Recht und Finanzen klären Sie vorab, was Sie sagen dürfen.
• Vertraulichkeit: Geben Sie keine vertraulichen Zahlen in ungeeignete Werkzeuge, siehe Vertrauliche Firmendaten im Prompt.
• Zeit: Planen Sie Zeit für die Fragerunde ein, siehe Präsentation an die Redezeit anpassen.
• Umgang mit Angriff: Üben Sie, bei feindseligen Fragen sachlich und ruhig zu bleiben.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Der Betriebsleiter einer Gärtnerei in Solothurn stellt dem Verwaltungsrat die Anschaffung einer neuen Bewässerungsanlage vor.

Vorher: Er kommt gut vorbereitet in die Sitzung. Der Finanzverantwortliche fragt nach der Amortisationsdauer, und er hat keine Zahl. Er stammelt, und der Antrag wird vertagt.

Nachher: Er lässt sich von der KI Fragen aus vier Rollen stellen und schreibt Antworten. Bei «Wie lange dauert es, bis sich die Anlage rechnet?» merkt er, dass er keine belastbare Berechnung hat, und rechnet sie mit seiner Treuhänderin. Im Verwaltungsrat nennt er die Zahl und die Annahmen. Auf eine Frage, die er nicht kennt, antwortet er «Das kläre ich und melde mich bis Montag». Der Antrag wird genehmigt.

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Häufige Fragen

Wie viele Fragen soll ich vorbereiten?

Zehn bis fünfzehn genügen. Konzentrieren Sie sich auf die wahrscheinlichsten und die schwierigsten.

Soll ich Antworten auswendig lernen?

Nein. Merken Sie sich Kernpunkte und Zahlen. Eigene Worte klingen glaubwürdiger.

Was, wenn ich keine Antwort weiss?

Sagen Sie es offen und nennen Sie, bis wann Sie antworten. Notieren Sie die Frage und halten Sie das Versprechen.

Kann die KI mein Publikum wirklich einschätzen?

Nur grob. Sie kennt Ihre Zuhörenden nicht. Fragen Sie nach Möglichkeit auch jemanden aus dem Publikum, was die Gruppe beschäftigt.