Zu viel Text auf Folien: Mit KI sinnvoll kürzen

Das Problem

Ihre Folien sind voll: lange Sätze, viele Stichpunkte, kleine Schrift, manchmal ganze Absätze aus einem Bericht. Beim Vortrag lesen die Leute mit, statt Ihnen zuzuhören. Wer in der letzten Reihe sitzt, erkennt nichts. Und Sie lesen die Folien selbst vor, weil Sie sich daran festhalten.

Eine Folie ist keine Seite im Bericht. Sie soll das Gesagte stützen, nicht ersetzen. Als Faustregel: eine Aussage pro Folie, dazu wenige Stichworte oder ein Bild. Alles Weitere gehört in Ihren Vortrag, in Sprechnotizen oder ein Handout. Das fällt schwer, weil jedes Detail wichtig scheint.

KI kann helfen, Texte zu verdichten, und sie schlägt Kürzungen vor, die Sie prüfen. Die Gefahr: Beim Kürzen kann Sinn verloren gehen oder sich verschieben. Ein Prompt ist Ihre schriftliche Anweisung an die KI. Hier lernen Sie, wie Sie Folien entschlacken, ohne an Substanz zu verlieren.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Kernaussage jeder Folie bestimmen: Was soll hängen bleiben? Schreiben Sie sie in einem Satz auf. Das wird der Titel, siehe Aussagekräftige Folientitel.
2. Inhalt einteilen: Was ist unverzichtbar (Stichworte auf der Folie), was ist Erklärung (gesprochen) und was ist Detail (Handout, Anhang)?
3. Grenzen setzen: Zum Beispiel höchstens vier Stichpunkte, jeder höchstens 6–8 Wörter, kein vollständiger Satz ausser dem Titel.
4. Vertraulichkeit prüfen: Dürfen die Folientexte in einen KI-Dienst? Entfernen Sie Namen und interne Zahlen, wenn nötig.
5. Vorlage ausfüllen: Geben Sie der KI den Folientext und die Regeln.
6. Ergebnisse prüfen: Stimmen Aussagen und Zahlen? Ist etwas Wichtiges verschwunden? Hat die KI etwas hinzugefügt?
7. Details auslagern: Übernehmen Sie die Erklärungen in die Sprechnotizen. Hilfe: Sprechnotizen erstellen.
8. Visualisieren: Wo eine Zahlenreihe steht, prüfen Sie ein Diagramm. Siehe Zahlen in Präsentationen erklären.
9. Lesbarkeit testen: Schrift gross genug, genügend Kontrast, Test aus Distanz.
10. Probelauf: Sprechen Sie die Folien, ohne sie abzulesen.

Vorlage zum Kopieren

Ich möchte den Text einer Folie kürzen. Die Folie soll im Vortrag nur stützen, nicht den Vortrag ersetzen.
Folie (Titel/Zweck): [z. B. «Ergebnisse der Kundenumfrage»]
Publikum: [wer]
Ursprünglicher Text:
=====
[Folientext einfügen]
=====
Aufgabe:
1. Schreibe einen Aussagetitel (höchstens 12 Wörter).
2. Reduziere den Inhalt auf höchstens [vier] Stichpunkte mit je höchstens [8] Wörtern. Verwende nur Aussagen, Zahlen und Begriffe aus dem Originaltext.
3. Schreibe zu jedem gestrichenen Detail einen kurzen Satz für meine Sprechnotizen, damit ich es mündlich erklären kann.
4. Nenne, welche Angaben ich in ein Handout oder den Anhang legen könnte.
5. Wenn etwas im Originaltext unklar ist oder widerspricht, markiere es mit [prüfen].
Ändere keine Zahlen und füge nichts hinzu. Deutsch (Schweiz).

Wiederholen Sie die Vorlage für jede überladene Folie. Passen Sie Anzahl und Länge der Stichpunkte an Ihr Publikum an.

Worauf Sie achten müssen

• Sinnverlust beim Kürzen: Vergleichen Sie Kurzfassung und Original. Aus «bis zu 20 Prozent» wird leicht «20 Prozent».
• Hinzugefügtes: KI ergänzt manchmal Begriffe oder Aussagen. Streichen Sie, was nicht im Original steht.
• Zahlen: Kontrollieren Sie jede Zahl.
• Ausgelagertes nicht vergessen: Wenn Sie Details in Sprechnotizen auslagern, müssen Sie sie auch sagen.
• Datenschutz: Folien können Personen- und Geschäftsdaten enthalten. Geben Sie nur Unbedenkliches ein. Siehe Daten vor der KI anonymisieren.
• Lesbarkeit: Weniger Text erlaubt grössere Schrift. Prüfen Sie Kontraste und Schriftgrösse. Für barrierefreie Präsentationen sind klare Strukturen und Alternativtexte wichtig.
• Handouts: Wenn das Publikum Details braucht, verteilen Sie ein Handout statt die Folien zu überladen.
• Kein Zwang zu Stichpunkten: Manchmal ist ein Bild, ein Diagramm oder eine einzelne Zahl die bessere Folie.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Herr Imhof, Projektleiter bei einem Bauunternehmen in Luzern, stellt dem Verwaltungsrat den Stand eines Bauprojekts vor. Seine Folie «Risiken» enthält 14 Zeilen Text in kleiner Schrift.

Vorher: Er liest die Folie ab, der Verwaltungsrat auch. Niemand hört zu, Fragen kommen erst am Ende.

Nachher: Mit der Vorlage entsteht ein Aussagetitel («Zwei Risiken gefährden den Terminplan») und vier Stichpunkte mit je sechs bis acht Wörtern. Die Erklärungen zu jedem Risiko wandern in seine Sprechnotizen, die Detailtabelle in den Anhang. Die KI hatte bei einem Risiko «hohe Wahrscheinlichkeit» ergänzt, die im Original nicht stand. Er streicht es. Der Verwaltungsrat hört zu, und die Diskussion beginnt sofort.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer Texte verdichten und Präsentationen wirkungsvoll aufbereiten möchte, übt am besten an Praxisaufgaben. Der Kurs Prompt Engineering von absofort zeigt, wie Sie Aufgabe, Rolle, Kontext, Ziel und Ausgabeformat festlegen, Beispiele einsetzen, Prompts überarbeiten und Ergebnisse prüfen. Zum Kurs gehört ein getestetes Prompt-Set für einen wiederkehrenden beruflichen Prozess. Der Online-Kurs bietet ein Zertifikat und verlangt keine Programmierkenntnisse.

Häufige Fragen

Wie viele Stichpunkte pro Folie?

Meist drei bis fünf, je kürzer, desto besser. Eine einzige starke Aussage ist oft noch besser.

Wie gross muss die Schrift sein?

Gross genug, dass die hinterste Reihe sie lesen kann. Als Faustregel gilt eher grösser als 24 Punkt. Testen Sie im Raum.

Was mache ich mit dem Detailwissen?

In Sprechnotizen, Handout oder Anhang. So bleibt es verfügbar, ohne die Folie zu überladen.

Kann die KI auch Bilder oder Diagramme vorschlagen?

Sie kann Ideen liefern. Die Werte für Diagramme nehmen Sie aus Ihren Daten, nicht von der KI.