Bericht in eine Präsentation umwandeln mit KI

Das Problem

Sie haben einen Bericht von 30 Seiten, vielleicht einen Jahresbericht, ein Gutachten oder eine Projektdokumentation. Nun sollen Sie ihn in 15 Minuten vor der Geschäftsleitung, dem Vorstand oder dem Team vorstellen. Der Fehler vieler: Sie kopieren Absätze auf Folien, und am Ende liest das Publikum eine Textwand, während Sie sprechen.

Eine gute Präsentation ist keine Kurzfassung des Berichts, sondern ein eigenes Produkt: Sie führt das Publikum zu einer Botschaft oder einem Entscheid. Dafür müssen Sie auswählen, ordnen und neu formulieren. Das ist anspruchsvoll, besonders wenn der Bericht umfangreich und die Zeit knapp ist.

KI kann den Einstieg erleichtern: Sie liest den Bericht und macht Vorschläge für Struktur und Kernaussagen. Die Verantwortung für Richtigkeit und Auswahl bleibt bei Ihnen, und ein vertraulicher Bericht gehört nicht ungeprüft in einen Online-Dienst. Ein Prompt ist Ihre schriftliche Anweisung an die KI.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Zweck und Publikum klären: Wer sieht die Präsentation? Was weiss es schon? Soll es informieren, überzeugen oder zum Entscheid führen?
2. Dauer festlegen: Rechnen Sie grob mit ein bis zwei Minuten pro Folie. 15 Minuten ergeben etwa sieben bis zehn Inhaltsfolien.
3. Vertraulichkeit prüfen: Darf der Bericht (ganz oder auszugsweise) in einen KI-Dienst? Wenn nein, anonymisieren oder auf Ihre Stichworte beschränken. Siehe Personenbezogene Daten im Prompt.
4. Kernbotschaft formulieren: Was soll das Publikum in einem Satz mitnehmen? Schreiben Sie ihn selbst, bevor die KI vorschlägt.
5. Bericht aufbereiten: Fügen Sie die relevanten Kapitel ein, getrennt von der Anweisung. Siehe Text und Anweisung trennen. Bei langen Berichten gehen Sie kapitelweise vor: Lange Texte aufteilen.
6. Vorlage ausfüllen: Lassen Sie eine Gliederung mit Folientiteln, Kernaussagen und Fundstellen entwerfen.
7. Gliederung prüfen: Stimmt die Reihenfolge? Fehlt etwas Wichtiges? Ist etwas dabei, das nicht im Bericht steht?
8. Folien erstellen: Übertragen Sie die Gliederung in Ihr Präsentationsprogramm und kürzen Sie den Text. Hilfe: Folientext kürzen.
9. Zahlen und Diagramme prüfen: Alles gegen den Bericht kontrollieren.
10. Probelauf: Sprechen Sie die Präsentation laut durch und stoppen Sie die Zeit.

Vorlage zum Kopieren

Ich muss einen Bericht in eine Präsentation umwandeln.
Publikum: [wer, Vorwissen, z. B. «Verwaltungsrat, kein Fachwissen zu Details»].
Dauer: [15 Minuten] plus [5] Minuten Fragen.
Ziel: Nach der Präsentation soll das Publikum [z. B. «den Nutzen verstehen und über die Weiterführung entscheiden»].
Meine Kernbotschaft: [ein Satz].
Aufgabe: Erstelle eine Foliengliederung mit höchstens [9] Inhaltsfolien. Pro Folie: (1) Folientitel als Aussage, (2) die Kernaussage in einem Satz, (3) bis zu drei Stichpunkte, (4) die Fundstelle im Bericht (Kapitel/Seite), (5) ein Vorschlag, ob ein Diagramm oder ein Bild passt.
Regeln: Verwende nur Inhalte aus dem Bericht. Erfinde keine Zahlen. Wenn für eine Aussage die Fundstelle fehlt, schreibe [nicht im Bericht]. Gib am Schluss eine Liste der Inhalte aus dem Bericht, die du weggelassen hast, damit ich entscheiden kann, ob sie fehlen.
BERICHT:
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[Berichtstext oder Kapitel]
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Passen Sie Dauer, Folienzahl und Ziel an. Die Liste der weggelassenen Inhalte hilft, nichts Wichtiges zu verlieren.

Worauf Sie achten müssen

• Falsche oder veränderte Zahlen: Beim Zusammenfassen werden Zahlen leicht verändert. Prüfen Sie alle gegen den Bericht.
• Fehlende Fundstellen: Verlangen Sie Seitenangaben, damit Sie Aussagen nachprüfen können.
• Vertraulichkeit: Berichte enthalten häufig Interna oder Personendaten. Prüfen Sie, ob Sie sie eingeben dürfen. Siehe Daten vor der KI anonymisieren.
• Auswahl ist Ihre Verantwortung: Die KI gewichtet nach Textmenge, nicht nach Bedeutung für Ihr Ziel. Entscheiden Sie, was Priorität hat.
• Zu viel Text auf Folien: KI neigt zu ausführlichen Stichpunkten. Kürzen Sie konsequent.
• Diagramme: Lassen Sie keine Zahlen für Diagramme von der KI «ergänzen». Nehmen Sie die Werte aus dem Bericht.
• Rechte an Bildern: Verwenden Sie nur Bilder mit Nutzungsrechten. Siehe KI-Bilder kommerziell nutzen.
• Barrierefreiheit: Gut lesbare Schrift, genügend Kontrast, Alternativtexte bei Bildern.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Frau Zihlmann, Leiterin Administration eines Gewerbeverbands in Winterthur, soll den 28-seitigen Bericht zur Mitgliederumfrage in 12 Minuten dem Vorstand vorstellen.

Vorher: Sie kopiert Abschnitte in die Folien und kommt auf 24 Folien mit viel Text. Der Vorstand blättert ungeduldig.

Nachher: Sie legt das Ziel fest: «Der Vorstand soll die drei wichtigsten Wünsche der Mitglieder kennen und über zwei Massnahmen entscheiden.» Mit der Vorlage (ohne Namen und Freitextantworten) entsteht eine Gliederung mit acht Folien, jede mit Aussagetitel und Fundstelle. Die KI nennt in einer Folie «über 70 Prozent» als Zahl, im Bericht steht 68 Prozent. Frau Zihlmann korrigiert. Die Präsentation dauert 11 Minuten, und der Vorstand entscheidet über beide Massnahmen.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer Berichte und Unterlagen im Büro mit KI-Unterstützung aufbereitet, übt am besten an Praxisaufgaben. Die KI-Kurse für konkrete Arbeitsaufgaben von absofort behandeln Bürokommunikation mit E-Mails, Meetings, Präsentationen, Copilot und Google Workspace, mit KI-Lerncoach und verifizierbarem Abschluss.

Häufige Fragen

Kann die KI die fertigen Folien erstellen?

Manche Werkzeuge erzeugen Folien. Sie sparen Zeit, erfordern aber dieselbe Kontrolle. Siehe KI-Präsentationen: Fakten prüfen.

Wie viele Folien soll ich machen?

Rechnen Sie mit ein bis zwei Minuten pro Folie. Weniger, dafür klarere Folien wirken besser.

Soll ich den Bericht verteilen?

Ja, als Nachlesehilfe nach der Präsentation oder als Anhang. Die Folien selbst sollen nicht den Bericht ersetzen.

Was, wenn der Bericht vertraulich ist?

Verwenden Sie die KI nur für die Struktur mit Stichworten von Ihnen, nicht mit dem Originaltext.