Darf ich fremde Chatnachrichten mit KI auswerten?

Das Problem

Ein Gruppenchat mit dem Vereinsvorstand ist über Wochen auf 600 Nachrichten angewachsen. Sie sollen herausfinden, was beschlossen wurde. Oder Sie haben einen langen Verlauf mit einer Kundin, der in einem Streit zu klären ist. Ein KI-Werkzeug könnte den Verlauf in Sekunden zusammenfassen. Sie exportieren den Chat und wollen ihn hochladen.

Aber im Chat stehen auch die Worte der anderen: ihre Namen, Meinungen, vielleicht Telefonnummern, Gesundheitsangaben, Familiäres. Sie haben diese Nachrichten in einem begrenzten Kreis erhalten, im Vertrauen. Wenn Sie sie an einen Anbieter schicken, geben Sie Informationen weiter, die nicht nur Ihnen gehören.

Es ist also eine Frage der Privatsphäre und der Vertraulichkeit, nicht nur der Technik. Dieser Beitrag gibt Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Fragen Sie sich, wofür Sie den Chat brauchen. Privat oder beruflich? Für eine Aufgabe des Vereins, einer Firma, einer Behörde? Das bestimmt, welche Regeln gelten. Bearbeitet jemand Personendaten ausschliesslich für den persönlichen Gebrauch und gibt sie nicht Dritten bekannt, nimmt das Datenschutzgesetz solche Fälle aus; sobald Sie beruflich handeln oder Daten weitergeben, ist das anders (siehe Quelle).

1. Prüfen Sie, wer im Chat ist. Eine Zweiergruppe mit einer Freundin ist etwas anderes als ein Gruppenchat mit 40 Personen oder ein Chat mit Kundschaft. Je mehr Menschen betroffen sind, desto sorgfältiger müssen Sie vorgehen.

1. Fragen Sie um Erlaubnis. Das ist der einfachste und fairste Weg: «Ich möchte den Verlauf mit einem KI-Programm zusammenfassen lassen, ist das für alle in Ordnung?» Bei Vereinsgruppen kann das ein kurzer Beschluss sein.

1. Laden Sie nur das Nötige hoch. Kopieren Sie nur die Nachrichten, die zur Aufgabe gehören, nicht den ganzen Verlauf. Entfernen Sie Telefonnummern, Adressen und Sensibles.

1. Anonymisieren Sie. Ersetzen Sie Namen durch Kürzel (z. B. «Person A»). Das schützt die Beteiligten und ändert für die Zusammenfassung wenig. Hilfe bei der Vorgehensweise bietet Daten anonymisieren.

1. Wählen Sie das Werkzeug mit Bedacht. Prüfen Sie, wo die Daten verarbeitet werden, ob damit trainiert wird und wie lange sie gespeichert werden. Nutzen Sie, wenn möglich, ein im Betrieb freigegebenes Werkzeug mit passenden Einstellungen.

1. Löschen Sie und dokumentieren Sie. Löschen Sie den Verlauf im KI-Werkzeug nach der Nutzung, soweit möglich, und die exportierte Datei auf Ihrem Gerät. Siehe Chatverlauf löschen. Notieren Sie bei beruflichem Einsatz, was Sie wofür getan haben.

Welche Situation, welche Vorsicht?

Vorlage zum Kopieren

Ein Prompt ist der Arbeitsauftrag an die KI. Verwenden Sie diese Vorlage erst, nachdem Sie die Nachrichten anonymisiert und auf das Nötige gekürzt haben.

Fasse den folgenden anonymisierten Chatverlauf zusammen. Er stammt aus [Vereinsgruppe / Teamchat], Zeitraum [von–bis].
Erstelle: 1. eine Liste der getroffenen Beschlüsse (mit Datum, soweit im Text erkennbar), 2. eine Liste offener Fragen, 3. eine Liste von Aufgaben mit Zuständigkeit (nur, wenn im Text genannt).
Nutze nur den Text; ergänze nichts und vermute nichts. Wenn etwas unklar ist, schreibe [unklar].
Nenne keine Rückschlüsse auf Personen und bewerte niemanden. Schweizer Rechtschreibung.
Chatverlauf (Namen durch Kürzel ersetzt, Nummern und Adressen entfernt): [Text einfügen]

Ergänzen Sie bei Bedarf «Gib die Zusammenfassung in höchstens zehn Sätzen aus».

Worauf Sie achten müssen

• Rechte der anderen: Auch die Gesprächspartner haben Persönlichkeitsrechte. Das Zivilgesetzbuch schützt die Privatsphäre; das Weitergeben vertraulicher Inhalte kann sie verletzen.
• Privat ist nicht gleich beruflich: Die Ausnahme für den persönlichen Gebrauch gilt nur, wenn Sie die Daten nicht weitergeben. Ein Upload bei einem Anbieter kann bereits eine Weitergabe sein; die Grenze ist im Einzelfall zu klären.
• Sensible Inhalte: Gesundheit, Religion, Familienverhältnisse oder Finanzielles gehören nicht ohne Not in ein KI-Werkzeug. Siehe Sensible Daten.
• Metadaten: Exportierte Chats enthalten Namen, Nummern, Zeitstempel und Dateianhänge. Prüfen Sie, was mitkommt.
• Anbieter und Standort: Chatverläufe können in Länder gelangen, in denen andere Regeln gelten. Prüfen Sie die Bedingungen.
• Beweisfunktion: Wenn der Chat in einem Streit eine Rolle spielt, sollten Sie das Original unverändert aufbewahren und nur Kopien zusammenfassen lassen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Frau Müller ist Schriftführerin eines Turnvereins in Reinach. In der WhatsApp-Gruppe des Vorstands wurde über Wochen die Organisation des Jubiläums diskutiert, mit vielen Privatnachrichten, Einkaufslisten und ein, zwei persönlichen Bemerkungen. Sie möchte die Beschlüsse für das Protokoll zusammenstellen.

Sie fragt zuerst im Chat, ob alle damit einverstanden sind. Zwei Personen bitten um Anonymisierung. Frau Müller kopiert nur die Nachrichten zum Jubiläum, ersetzt Namen durch Kürzel, entfernt Nummern und lässt die Liste zusammenfassen. Sie prüft die Liste am Original, korrigiert ein falsches Datum und löscht danach den Verlauf im KI-Werkzeug. Das Protokoll ist in einer halben Stunde fertig.

So hilft Ihnen Alpasana

Wie Sie KI im Büro verantwortungsvoll nutzen, auch bei E-Mails, Meetings und Protokollen, behandeln die Kurse für konkrete Arbeitsaufgaben von absofort, mit Qualitätsprüfung und Einsatzregeln. Sie arbeiten an Praxisaufgaben und werden von einem KI-Lerncoach begleitet.

Rechtsberatung zu Ihren Chats gehört nicht dazu. Wenn ein Verlauf in einem Streit eine Rolle spielt, sollten Sie eine Fachperson beiziehen.

Häufige Fragen

Darf ich einen Chat mit einer einzelnen Person zusammenfassen lassen?

Privat, nur für sich, ist das meist unproblematisch, aber nicht ganz ohne Vorbehalt: Es bleiben die Worte der anderen Person. Wenn es sensibel ist oder Sie den Inhalt weitergeben, fragen Sie um Erlaubnis.

Was ist mit Sprachnachrichten und Bildern im Chat?

Diese enthalten oft noch mehr Persönliches, etwa Stimmen und Gesichter. Laden Sie sie nicht hoch, wenn es nicht zwingend nötig ist, und holen Sie die Zustimmung der Betroffenen ein.

Kann der Anbieter meine Chats für sein Training nutzen?

Das hängt von Anbieter und Einstellungen ab. Prüfen Sie die Bedingungen und schalten Sie das Training aus, wenn möglich. Mehr dazu in Training mit eigenen Daten.