Darf ich Briefe anderer Personen in eine KI eingeben?

Das Problem

Sie haben einen langen Brief erhalten, den Sie nicht verstehen: vom Anwalt, von der Gemeinde, von einer Nachbarin oder vom Arzt. Oder Sie ordnen den Nachlass Ihrer Mutter und möchten alte Briefe zusammenfassen lassen. Vielleicht arbeiten Sie im Sekretariat und sollen Kundenbriefe in einer Zusammenfassung ordnen. Ein KI-Werkzeug könnte helfen, doch dürfen Sie fremde Briefe einfach einfügen?

Briefe sind oft persönlicher, als man denkt. Sie enthalten Namen, Adressen, Familienverhältnisse, Gesundheit oder Geldsorgen, und zwar nicht nur der Schreibenden, sondern auch dritter Personen, die darin erwähnt werden. Die meisten KI-Dienste verarbeiten Eingaben auf Servern des Anbieters, oft im Ausland.

Hier lernen Sie, Briefe verantwortungsvoll zu behandeln. Diese Seite ist keine Rechtsberatung. Bei Berufsgeheimnissen, Behörden- oder Verwaltungsarbeit und bei Streit klären Sie die Lage mit der zuständigen Stelle.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Rolle klären: Handeln Sie rein privat (eigene Post, eigener Nachlass) oder beruflich, für Ihren Betrieb oder im Auftrag anderer? Das entscheidet über die Regeln.
2. Brauchen Sie die KI wirklich? Oft genügt es, den Inhalt in eigenen Worten zu beschreiben oder nur den unklaren Abschnitt vorzulegen.
3. Briefart einschätzen: Enthält der Brief besonders heikle Angaben, zum Beispiel zu Gesundheit, Religion, Sozialhilfe, Strafverfahren? Dann ist grösste Zurückhaltung nötig.
4. Anonymisieren: Ersetzen Sie Namen, Adressen, Telefonnummern, AHV-Nummern, Kontonummern und Daten durch Platzhalter wie [PERSON A], [ORT], [BETRAG]. Siehe Daten vor der KI anonymisieren.
5. Kopie bearbeiten: Arbeiten Sie nur mit einer Abschrift oder Kopie, nie mit dem Originalbrief.
6. Werkzeug prüfen: Klären Sie, ob der Anbieter Eingaben speichert oder zum Training nutzt und wo die Verarbeitung stattfindet. Bei beruflicher Nutzung nur Werkzeuge, die Ihr Betrieb freigegeben hat.
7. Aufgabe eng formulieren: Verlangen Sie nur das Nötige, etwa «Erkläre in einfachen Worten, was der Absender von mir will».
8. Ergebnis prüfen: Lesen Sie den Originalbrief selbst. Die KI kann Fristen, Beträge und Pflichten falsch wiedergeben.
9. Aufräumen: Löschen Sie den Verlauf, soweit möglich, und legen Sie Ergebnisse nur dort ab, wo sie hingehören.

Vorlage zum Kopieren

Ich habe einen Brief erhalten und verstehe ihn nicht ganz. Ich habe Namen, Adressen und Nummern durch Platzhalter ersetzt.
Text des Briefs (anonymisiert): [Text einfügen].
Aufgabe: 
1. Erkläre in einfacher Sprache, worum es geht und was der Absender von mir verlangt.
2. Liste Fristen, Beträge und Handlungen in einer nummerierten Liste auf.
3. Nenne Punkte, die unklar sind und bei der Absenderin nachgefragt werden sollten.
Regeln: Erfinde keine Angaben, ergänze nichts, was nicht im Text steht. Gib keine Rechtsberatung.
Weise darauf hin, dass ich Fristen und Beträge im Original prüfen soll. Sprache: Deutsch (Schweiz).

Ersetzen Sie die Platzhalter. Prüfen Sie Fristen und Beträge im Original, und holen Sie bei rechtlichen Fragen fachlichen Rat ein.

Worauf Sie achten müssen

• Privat und beruflich: Das Datenschutzgesetz gilt nicht für Bearbeitungen, die eine Person ausschliesslich für den persönlichen Gebrauch vornimmt. Im Betrieb, in der Verwaltung oder im Auftrag gilt es. Auch im privaten Fall bleibt Rücksicht auf Dritte angebracht.
• Dritte im Brief: Auch Personen, die nur erwähnt werden, haben Anspruch auf Schutz.
• Berufsgeheimnis und Amtsgeheimnis: Wer an solche Pflichten gebunden ist, darf Briefe nicht einfach an externe Dienste weitergeben, siehe Berufsgeheimnis einfach erklärt.
• Urheberrecht: Briefe können urheberrechtlich geschützt sein. Für den privaten Gebrauch ist das selten ein Hindernis, bei Veröffentlichung schon.
• Fehlerrisiko: Die KI kann Inhalte falsch deuten. Entscheiden Sie nie allein anhand einer Zusammenfassung, vor allem bei Fristen.
• Speicherung: Eingaben können beim Anbieter gespeichert bleiben. Hintergrund: Aufbewahrungsfrist.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Sachbearbeiterin einer Hausverwaltung in Lenzburg erhält einen langen Brief eines Mieters, der sich über mehrere Dinge beschwert. Sie möchte die Beschwerdepunkte geordnet haben.

Vorher: Sie fügt den ganzen Brief mit Namen, Wohnungsnummer und Angaben zur Gesundheit des Mieters in ein frei zugängliches KI-Werkzeug ein. Die Geschäftsleitung erfährt später davon und stoppt die Praxis.

Nachher: Der Betrieb legt fest: Briefe werden vor der Eingabe anonymisiert, Gesundheitsangaben nicht eingegeben, und nur das freigegebene Werkzeug wird verwendet. Die Sachbearbeiterin ersetzt Namen durch Platzhalter, lässt die Beschwerdepunkte nummerieren und prüft sie am Originalbrief.

So hilft Ihnen Alpasana

Die KI-Kurse für konkrete Arbeitsaufgaben von absofort behandeln laut Angebotsbeschreibung unter anderem Bürokommunikation mit E-Mails, Phishing, Deepfakes und betriebliche KI-Richtlinien. Praxisaufgaben und ein KI-Lerncoach begleiten das Lernen. Sie üben, welche Inhalte in KI-Werkzeuge gehören und welche nicht. Rechtsberatung ist nicht Teil davon.

Häufige Fragen

Darf ich Briefe meiner verstorbenen Eltern verwenden?

Für den privaten Gebrauch in der Regel ja, aber Briefe enthalten oft Persönliches über Lebende und Verstorbene. Seien Sie zurückhaltend und überlegen Sie, was die Verfasser gewollt hätten.

Darf ich Kundenbriefe zusammenfassen lassen?

Im Betrieb nur mit geeigneten, freigegebenen Werkzeugen und möglichst anonymisiert. Klären Sie Ihre interne Regel, siehe Personendaten bei KI erkennen.

Reicht es, den Namen wegzulassen?

Nicht immer. Auch Adresse, Ort oder besondere Umstände können eine Person erkennbar machen. Prüfen Sie den ganzen Text.

Was, wenn ich unsicher bin?

Fragen Sie die Datenschutzverantwortliche Ihres Betriebs oder lassen Sie den Brief von einer Fachperson erklären. Auf ein KI-Werkzeug zu verzichten ist immer eine zulässige Lösung.