Aufbewahrungsfrist

Definition

Die Aufbewahrungsfrist ist der Zeitraum, für den Daten gespeichert bleiben. Danach sollen sie gelöscht oder so verändert werden, dass sie niemanden mehr betreffen. Man spricht auch von Speicherdauer oder Löschfrist.

Zwei Arten von Fristen sind zu unterscheiden. Die eine setzt das Gesetz, etwa für Geschäftsunterlagen, die man bestimmte Zeit behalten muss. Die andere setzt der Anbieter eines Dienstes, der festlegt, wie lange er Ihre Eingaben bei sich speichert. Beim Datenschutz gilt der Grundsatz, Personendaten nicht länger als nötig aufzubewahren.

Einfach erklärt

Denken Sie an ein Postfach bei der Poststelle: Wer dort ein Paket abgibt, fragt auch, wie lange es dort liegen bleibt. Bei KI ist es ähnlich. Sie laden ein Dokument hoch und sollten wissen, wie lange es beim Anbieter bleibt und ob Sie es früher löschen können.

Worauf Sie achten können:

• Steht die Dauer in den Nutzungsbedingungen oder Einstellungen?
• Gilt die Frist für Chatverläufe, hochgeladene Dateien und Protokolle gleichermassen?
• Lässt sich der Verlauf selbst löschen, und ist er danach wirklich weg?
• Unterscheidet sich die Frist zwischen privatem und Firmenkonto?

Beispiel

Ein Beispiel: Ein Architekturbüro in Zug möchte eine KI einen Mietvertrag zusammenfassen lassen. Bevor die Datei hochgeladen wird, prüft die Büroleiterin in den Einstellungen des Firmenkontos, wie lange Verläufe gespeichert werden, und notiert das Ergebnis im internen Merkblatt. Zusätzlich löscht sie die Unterhaltung nach der Arbeit selbst. So ist festgehalten, was mit der Datei geschieht, und es bleibt möglichst wenig zurück.

Nicht verwechseln

Die Aufbewahrungsfrist ist nicht dasselbe wie das «Training»: Ob Ihre Eingaben zum Verbessern eines Modells verwendet werden, ist eine andere Frage, die sich in den Einstellungen und Vertragsunterlagen beantwortet. Mit der Speicherdauer verwandt ist der Chatverlauf, also die gespeicherte Unterhaltung. Eine Vorlage für den betrieblichen Umgang finden Sie unter Löschkonzept für KI-Daten. Konkrete gesetzliche Fristen klären Sie bitte mit Ihrer Treuhand- oder Rechtsberatung.

So hilft Ihnen Alpasana

Die KI-Weiterbildung für Unternehmen von absofort behandelt laut Angebotsbeschreibung Datenschutz und den verantwortungsvollen Umgang mit Unternehmensdaten. So lernen Mitarbeitende, vor dem Hochladen nach Speicherdauer und Löschmöglichkeiten zu fragen.