Hochgeladene KI-Dateien finden und löschen

Das Problem

Über Monate haben Sie in Ihrem KI-Konto Dateien hochgeladen: Offerten, Protokolle, Tabellen, Bilder. Manche waren nur für eine einzelne Frage gedacht. Jetzt fragen Sie sich: Was liegt da eigentlich noch alles? Und lässt sich das wieder entfernen?

Die Antwort ist oft nicht ganz einfach. Hochgeladene Dateien können an verschiedenen Orten gespeichert sein: im Chat, in einem Projekt, in einem Wissensspeicher, bei einem eigenen Assistenten oder in einer Dateiübersicht des Kontos. Wer nur den Chat löscht, entfernt nicht immer die Datei.

Für Betriebe ist das wichtig, weil Dateien vertrauliche Angaben, Personendaten oder Geschäftsgeheimnisse enthalten können. Regelmässiges Aufräumen verringert die Menge dessen, was im Fall eines Kontoproblems abfliessen könnte.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Verschaffen Sie sich einen Überblick. Öffnen Sie die Einstellungen Ihres KI-Kontos und suchen Sie nach Bereichen wie «Dateien», «Daten», «Projekte», «Wissen», «Verwaltung» oder «Datenkontrolle». Die Bezeichnungen unterscheiden sich je nach Anbieter.

1. Listen Sie Fundorte auf. Notieren Sie, wo Dateien liegen können: in einzelnen Chats, in Projekten, in eigenen Assistenten oder Agenten, in einer Dateiübersicht, in verbundenen Cloud-Speichern. Prüfen Sie jeden Ort.

1. Sortieren Sie nach Vertraulichkeit. Welche Dateien enthalten Personendaten, Preise, Verträge, interne Berichte? Beginnen Sie mit diesen.

1. Löschen Sie die Datei dort, wo sie gespeichert ist. In einem Projekt entfernen Sie sie aus dem Projekt, in einer Dateiübersicht direkt dort. Löschen Sie nur den Chat, kann die Datei an anderer Stelle bleiben.

1. Löschen Sie die zugehörigen Chats. Der Chat enthält oft Auszüge der Datei im Verlauf. Entfernen Sie auch ihn, siehe Ist nach dem Löschen eines Chats wirklich alles weg?.

1. Prüfen Sie Verknüpfungen und Freigaben. Hat die Datei einen Link oder ist sie in einem geteilten Projekt? Dann deaktivieren Sie die Freigabe, siehe KI-Chats sicher teilen und Geteilte Projekte und Zugriff.

1. Prüfen Sie «Erinnerungen» und gespeicherte Angaben. Informationen aus Dateien können in Gedächtnisfunktionen übernommen worden sein. Siehe KI-Erinnerungen prüfen.

1. Lesen Sie die Aufbewahrungsregeln. Notieren Sie, wie lange der Anbieter gelöschte Dateien noch speichert. Bei sensiblen Daten bitten Sie den Anbieter schriftlich um Bestätigung der Löschung.

1. Legen Sie eine Routine fest. Planen Sie jeden Monat oder jedes Quartal eine kurze Aufräumrunde, besonders für Konten, die mehrere Personen nutzen.

Vorlage zum Kopieren

Erstelle mir eine Checkliste, mit der ich mein KI-Konto
auf hochgeladene Dateien prüfe und aufräume.
Dienst: [Name des KI-Dienstes]. Kontoart: [privat/Firma/Team].
Berücksichtige: Dateiübersicht, Projekte, eigene Assistenten,
Chats mit Anhängen, Erinnerungen, verbundene Cloud-Speicher,
geteilte Links, Exporte, Backups beim Anbieter.
Format: Tabelle mit Ort, Wie finde ich ihn?, Was prüfe ich?,
Erledigt (ja/nein), Bemerkung.
Weise darauf hin, dass Menüs sich ändern und ich die Hilfeseite
des Anbieters prüfen soll. Erfinde keine Menüpunkte.

Passen Sie den Dienst an, und gleichen Sie die Punkte mit der Hilfeseite des Anbieters ab.

Wo können Dateien liegen?

Worauf Sie achten müssen

• Kopien bleiben möglich: Auch nach der Löschung kann der Anbieter Daten eine Zeit lang in Sicherungen halten. Fragen Sie bei Bedarf nach.
• Weitergegebene Daten: Wurden Dateien bereits für Verbesserungen genutzt oder weitergegeben, lässt sich das nicht unbedingt rückgängig machen.
• Gemeinsame Konten: Wenn mehrere Personen ein Konto teilen, sehen alle alles. Das ist ein Problem für vertrauliche Daten, siehe Gemeinsame Konten und Risiken.
• Eigene Kopie behalten: Löschen Sie nie das einzige Original einer wichtigen Datei. Prüfen Sie, dass Sie die Datei noch in Ihrer eigenen Ablage haben.
• Datenschutz: Wenn eine Datei mit Personendaten Dritter unbefugt offengelegt oder zugänglich wurde, wenden Sie sich an die zuständige Datenschutzstelle Ihres Betriebs. Sie beurteilt den Vorfall und prüft, ob eine Verletzung der Datensicherheit vorliegt und ob eine Meldung erforderlich ist. Allgemeine Hinweise gibt der EDÖB.
• Bedienung ändert sich: Menüs und Funktionen werden angepasst. Nutzen Sie die aktuelle Hilfeseite Ihres Anbieters.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein erfundenes Beispiel: In einem Treuhandbüro in St. Gallen nutzen drei Personen ein gemeinsames KI-Konto. Über das Jahr haben sie Kundenbelege, Lohnlisten und Offerten hochgeladen. Als die Inhaberin davon erfährt, möchte sie wissen, was alles gespeichert ist.

Die Büroleiterin geht mit einer Checkliste vor: Sie findet 40 Dateien in der Dateiübersicht, 12 in drei Projekten, zwei eigene Assistenten mit Wissensspeicher und zwei geteilte Links. Sie löscht, was nicht mehr nötig ist, deaktiviert die Links und fragt den Anbieter nach der Aufbewahrungsdauer.

Nachher gilt im Büro: keine Kundendaten im gemeinsamen Konto, persönliche Konten mit klaren Regeln und eine vierteljährliche Aufräumrunde. Die Menge gespeicherter Daten ist spürbar kleiner.

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Eine Prüfung Ihrer Konten übernehmen die Kurse nicht. Hilfreich zur Vertiefung: Versehentlich Kundendaten in KI eingegeben und KI-Erinnerungen prüfen.

Häufige Fragen

Wie finde ich Dateien, wenn der Dienst keine Übersicht anbietet?

Prüfen Sie Chats mit Anhängen, Projekte und die Hilfeseite des Anbieters. Fehlt eine Übersicht, bitten Sie den Support um Auskunft. Bei sensiblen Daten können Sie eine Auskunft nach Datenschutzrecht verlangen.

Löscht das Löschen meines Kontos auch alle Dateien?

Das ist je nach Anbieter unterschiedlich geregelt. Lesen Sie die Datenschutzerklärung oder fragen Sie nach, wie lange Daten nach Kontolöschung noch gespeichert bleiben.

Soll ich Dateien lieber gar nicht hochladen?

Für vertrauliche Inhalte ist das oft die beste Wahl. Nutzen Sie nur bereinigte Auszüge oder Testdaten und laden Sie Originale nur in freigegebene Dienste hoch.