KI-Schichtplanung: Wie prüfe ich Arbeitszeiten und Ruhezeiten?

Das Problem

Sie leiten ein kleines Restaurant, eine Arztpraxis oder einen Pflegedienst und erstellen jeden Monat den Dienstplan. Das dauert Stunden, weil Wünsche, Ferien, Krankheitsausfälle und Gesetze unter einen Hut müssen. Eine KI verspricht, den Plan in Sekunden zu erzeugen.

Die Zeitersparnis ist real. Das Risiko auch: Eine KI «versteht» das Arbeitsgesetz nicht, sondern setzt um, was man ihr aufträgt. Wenn Sie die Regeln nicht genau nennen, kann sie jemanden spät abends und früh am nächsten Morgen einsetzen oder fünf Wochenenden in Folge planen. Ob das erlaubt ist, hängt von Branche, Vertrag und Gesetz ab.

Rechtlich tragen Sie die Verantwortung für den Plan, unabhängig davon, wer ihn entworfen hat. Hier lesen Sie, wie Sie ihn vor der Freigabe systematisch prüfen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Regeln sammeln: Notieren Sie vor dem Planen alles, was gilt: Arbeitsvertrag, Gesamtarbeitsvertrag (GAV), falls vorhanden, Betriebsreglement und das Arbeitsgesetz. Nehmen Sie die Regeln in Ihren Auftrag an die KI auf.
2. Rahmenwerte klären: Nach dem Arbeitsgesetz gelten je nach Berufsgruppe Höchstarbeitszeiten von 45 oder 50 Stunden pro Woche (Art. 9 ArG). Welche Grenze für Ihre Mitarbeitenden gilt, hängt von Branche und Funktion ab. Fragen Sie im Zweifel beim kantonalen Arbeitsamt nach.
3. Plan erzeugen lassen: Nutzen Sie die Vorlage unten. Geben Sie Kürzel statt Namen ein, zum Beispiel «MA1» bis «MA8».
4. Ruhezeit prüfen: Zwischen zwei Arbeitseinsätzen muss die tägliche Ruhezeit von mindestens elf aufeinanderfolgenden Stunden liegen (Art. 15a ArG). Prüfen Sie jede Abfolge «Spätdienst, danach Frühdienst».
5. Pausen prüfen: Bei mehr als 5,5 Stunden Arbeit ist eine Pause von mindestens einer Viertelstunde fällig, bei mehr als 7 Stunden eine halbe Stunde und bei mehr als 9 Stunden eine Stunde (Art. 15 ArG).
6. Nacht und Sonntag prüfen: Nacht- und Sonntagsarbeit sind grundsätzlich verboten und nur mit Ausnahmen oder Bewilligung möglich. Markieren Sie solche Schichten und klären Sie die Grundlage. Siehe auch die Hinweise des SECO.
7. Bekanntgabe und Änderungen: Ziehen Sie Mitarbeitende bei der Planung der massgeblichen Arbeitszeiten und deren Änderungen bei. Informieren Sie sie möglichst frühzeitig über den Einsatz mit neuen Arbeitszeiten; nach Art. 69 ArGV 1 gilt dafür in der Regel eine Vorlaufzeit von zwei Wochen. Prüfen Sie kurzfristige Änderungen anhand der anwendbaren Regeln und des konkreten Falls.
8. Freigeben und dokumentieren: Prüfen Sie zuletzt Fairness (Wochenenden verteilt?), und bewahren Sie den freigegebenen Plan mit Datum auf. Er ist auch Teil der Arbeitszeiterfassung.

Vorlage zum Kopieren

Dieser Auftrag erzeugt einen Entwurf und lässt die KI ihre eigene Einhaltung der Regeln überprüfen. Verwenden Sie nur Kürzel:

Erstelle einen Dienstplan für [Zeitraum, z. B. KW 45 bis 48] für [Betriebsart, z. B. kleines Restaurant] mit den Mitarbeitenden [Kürzel mit Pensum, z. B. MA1 80 %, MA2 60 %].
Schichten: [Frühdienst von … bis …, Spätdienst von … bis …]. Mindestbesetzung: [Zahl] pro Schicht.
Regeln, die zwingend gelten: tägliche Ruhezeit mindestens 11 Stunden zwischen zwei Einsätzen; wöchentliche Höchstarbeitszeit [45 oder 50] Stunden; Pausen nach [Regeln]; kein Einsatz von [Kürzel] an [Tag].
Wünsche: [Wünsche]. Gib den Plan als Tabelle aus und danach eine Prüfliste, in der du für jede Person die Wochenstunden und die kürzeste Ruhezeit nennst. Markiere Regelverstösse und frage nach, wenn Angaben fehlen. Gib keine Rechtsberatung.

Ersetzen Sie die Platzhalter durch die Vorgaben Ihres Betriebs und kontrollieren Sie die ausgewiesenen Stunden selbst nach.

Worauf Sie achten müssen

• KI rechnet unzuverlässig: Sprachmodelle verrechnen sich bei Stunden und Daten. Zählen Sie nach oder nutzen Sie ein Tabellenprogramm für die Summen.
• Besondere Gruppen: Für Jugendliche, Schwangere und stillende Mütter gelten strengere Regeln. Die KI kennt Ihre Mitarbeitenden nicht, also müssen Sie diese Einschränkungen selbst angeben.
• Mitsprache: Mitarbeitende haben Anspruch, bei Fragen der Arbeitszeitgestaltung angehört zu werden. Siehe Mitwirkung in der Schweiz.
• Daten sparsam einsetzen: Verwenden Sie keine Namen und keine Angaben zu Krankheit oder Familienverhältnissen. Siehe Datenminimierung bei KI.
• Zugesagte Rechte: Ferien, Ruhetage und GAV-Regeln gehen dem Wunsch nach einem «optimierten» Plan vor.
• Rechtliche Prüfung: Branchenregeln unterscheiden sich stark. Klären Sie Unsicherheiten mit dem kantonalen Arbeitsamt oder einer Fachperson.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Arztpraxis in Aarau mit sechs Praxisassistentinnen plant den Monat mit einem KI-Assistenten.

Vorher: Die KI teilt eine Assistentin am Dienstag bis 20 Uhr und am Mittwoch um 6.30 Uhr ein. Die Leiterin bemerkt das erst, als sich die Mitarbeitende beschwert. In der Woche stehen zudem 47 Stunden im Plan.

Nachher: Die Leiterin nennt die Regeln im Auftrag, verlangt die Ausgabe der kürzesten Ruhezeit pro Person und kontrolliert die Wochensummen in einer Tabelle. Drei Verstösse werden vor der Freigabe korrigiert. Der Plan geht zwei Wochen vor Monatsbeginn ans Team.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer KI im Büroalltag sinnvoll für Planungs- und Verwaltungsaufgaben einsetzen will, findet bei absofort Kurse zu KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben, etwa zu Bürokommunikation, Projektmanagement und betrieblichen KI-Richtlinien, jeweils mit Praxisaufgaben und verifizierbarem Abschluss. Die arbeitsrechtliche Prüfung Ihres Plans ersetzt das nicht.

Häufige Fragen

Darf ich einen Dienstplan automatisch erstellen lassen?

Ja, das Gesetz verbietet die Hilfe durch Software nicht. Entscheidend ist, dass der Plan die gesetzlichen und vertraglichen Vorgaben einhält und Sie ihn verantworten.

Wie lange im Voraus muss ich den Plan bekanntgeben?

Nach Art. 69 ArGV 1 sind Arbeitnehmende über Einsätze mit neuen Arbeitszeiten möglichst frühzeitig zu informieren, in der Regel zwei Wochen vorher. Daraus folgt keine pauschale Frist für jeden Dienstplan. Prüfen Sie die anwendbaren Regeln, einen allfälligen GAV und den Einzelfall.

Kann ich die Ruhezeit verkürzen, wenn alle einverstanden sind?

Nur in engen gesetzlichen Grenzen. Die Zustimmung der Mitarbeitenden allein reicht meist nicht aus, weil es um Gesundheitsschutz geht. Fragen Sie vorher beim Arbeitsamt nach.

Gilt das für alle Betriebe gleich?

Nein. Es gibt Ausnahmen und Sonderregeln, etwa für leitende Angestellte, Branchen mit GAV oder Spitäler. Prüfen Sie, ob das Arbeitsgesetz und welche Sonderverordnung für Sie gilt.