Darf KI über Lohn und Beförderung mitentscheiden?

Das Problem

In der Personalabteilung stellt jemand die Frage: «Könnte uns eine KI nicht sagen, wer eine Lohnerhöhung verdient und wer befördert werden sollte?» Das klingt objektiv und effizient. Alle Daten sind vorhanden: Leistungsbeurteilungen, Zielerreichung, Fehlzeiten, Projektbeteiligung. Ein System könnte sie auswerten und eine Rangliste ausgeben.

Das Vorhaben berührt heikle Fragen. Lohn und Beförderung haben für Menschen grosse Folgen. Eine KI beruht auf Daten aus der Vergangenheit und kann bestehende Ungleichheiten übernehmen oder verstärken. Sie versteht keinen Kontext, etwa eine Krankheit oder eine Familienphase, und sie kann ihre Empfehlung nur bedingt begründen. Zudem verlangen Datenschutz, Gleichbehandlung und, bei EU-Bezug, der AI Act besondere Vorsicht.

Diese Seite erklärt die Grundsätze in einfacher Sprache und zeigt, wie KI sinnvoll und vorsichtig im Personalbereich eingesetzt werden kann. Sie ist keine Rechtsberatung. Bei konkreten Vorhaben holen Sie arbeitsrechtlichen und datenschutzrechtlichen Rat ein.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Rolle der KI festlegen: Sie unterstützt, sie entscheidet nicht. Halten Sie schriftlich fest, dass Lohn- und Beförderungsentscheide von zuständigen Personen getroffen werden.
2. Kriterien zuerst definieren: Bestimmen Sie vor jeder Auswertung, nach welchen sachlichen Kriterien entschieden wird, zum Beispiel Aufgabenumfang, Verantwortung, Erfahrung, Ergebnisse. Die Kriterien müssen nachvollziehbar und sachlich begründet sein.
3. Daten prüfen: Welche Daten fliessen ein? Daten von Mitarbeitenden dürfen nur bearbeitet werden, soweit sie die Eignung betreffen oder zur Durchführung des Arbeitsverhältnisses nötig sind. Hilfreich ist ein Blick auf KI und Mitarbeiterüberwachung.
4. Verzerrungen suchen: Prüfen Sie, ob Gruppen systematisch schlechter abschneiden, etwa Teilzeitarbeitende, Frauen oder Ältere. Das Gleichstellungsgesetz verbietet Diskriminierung beim Lohn, siehe auch KI im Recruiting: Diskriminierung.
5. KI für Vorarbeiten nutzen: Lassen Sie die KI zum Beispiel Lohnbänder vergleichen, Daten strukturieren oder Auffälligkeiten melden. Jede Aussage prüfen Sie nach.
6. Menschliche Entscheidung mit Begründung: Die verantwortliche Person entscheidet und begründet die Entscheidung in eigenen Worten, nicht mit «das System sagt».
7. Betroffene informieren: Transparenz schafft Vertrauen und ist bei automatisierten Einzelentscheiden gesetzlich ein Thema, siehe Automatisierte Einzelentscheidung.
8. Überprüfbarkeit sichern: Dokumentieren Sie Kriterien, Daten und Ergebnisse, damit Entscheidungen später nachvollziehbar sind.
9. Fachperson einbeziehen: Lassen Sie das Vorgehen vor dem Einsatz von Arbeitsrecht und Datenschutz prüfen.

Vorlage zum Kopieren

Mit dieser Vorlage lassen Sie die KI Unterlagen für ein Gespräch vorbereiten, ohne Personendaten einzugeben.

Ich bereite eine Lohnrunde in einem KMU mit [Anzahl] Mitarbeitenden vor.
Erstelle mir:
1. eine Liste mit 8 sachlichen Kriterien für Lohnanpassungen (ohne personenbezogene Merkmale wie Alter, Geschlecht, Herkunft),
2. eine Checkliste zur Prüfung, ob unsere Entscheide gleichbehandelnd sind (ohne Namen, mit Beispielen für Gruppenvergleiche),
3. eine Gesprächsvorlage für das Mitarbeitergespräch zur Lohnentscheidung (sachlich, begründet, respektvoll),
4. 6 Fragen, die ich mit einer Fachperson für Arbeitsrecht und Datenschutz klären sollte.
Gib keine Rechtsberatung und keine Lohnempfehlungen für einzelne Personen. Sprache: Deutsch (Schweiz), Anrede «Sie».

Geben Sie keine Namen, Löhne oder Beurteilungen einzelner Personen ein. Die Auswertung nehmen Sie in geschützten Systemen Ihres Betriebs vor.

Worauf Sie achten müssen

• Automatisierte Einzelentscheidung: Wenn eine Entscheidung ausschliesslich automatisiert ergeht und für die betroffene Person erhebliche Folgen hat, verlangt das Datenschutzgesetz Information und die Möglichkeit, eine menschliche Überprüfung zu verlangen. Prüfen Sie die Regeln in der Quelle.
• Lohngleichheit und Gleichbehandlung: Diskriminierung wegen des Geschlechts bei der Entlöhnung ist verboten. Auch andere Benachteiligungen sind ein Risiko. KI kann Ungleichheiten aus Daten übernehmen.
• Datenqualität: Beurteilungen, Zielwerte und Fehlzeiten sind oft lückenhaft oder subjektiv. Die KI macht daraus keine Wahrheit.
• EU AI Act: Viele KI-Systeme, die Beförderung, Beurteilung oder Vertragsbedingungen wesentlich beeinflussen, fallen nach dem AI Act in die Hochrisiko-Kategorie. Eng begrenzte Verfahrens- oder Vorbereitungsaufgaben können ausgenommen sein; bei Profiling greift diese Ausnahme nicht. Prüfen Sie Einstufung, Geltung und Fristen im Einzelfall. Siehe KI in der Personalauswahl: Hochrisiko.
• Vertrauen und Mitwirkung: Mitarbeitende sollten wissen, wie Entscheide zustande kommen. Offenheit ist wichtiger als technische Raffinesse.
• Ungeprüfte Werkzeuge: Geben Sie Personaldaten nur in geprüfte, vertraglich abgesicherte Systeme.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Personalleiterin eines Industriebetriebs in Baden möchte das Verfahren für Beförderungen verbessern.

Vorher: Eine Software soll aus Leistungsdaten eine Rangliste erstellen. Es zeigt sich, dass Teilzeitkräfte durchweg schlechter abschneiden, weil weniger Projektstunden erfasst werden. Niemand kann erklären, wie die Rangfolge zustande kommt.

Nachher: Der Betrieb legt sachliche Kriterien fest, nutzt KI nur zum Aufbereiten der Daten und für Gesprächsvorlagen und prüft die Auswertung auf Verzerrungen. Die Entscheide trifft ein Gremium, das jeweils schriftlich begründet. Datenschutz und Arbeitsrecht wurden vorab geprüft.

So hilft Ihnen Alpasana

Die KI-Weiterbildung für Unternehmen von absofort behandelt laut Angebotsbeschreibung Schweizer Praxisbezug und Datenschutz als Lerninhalte, bei EU-Bezug auch den EU AI Act, sowie den verantwortungsbewussten Umgang mit Unternehmensdaten. Zum Angebot gehört laut Beschreibung auch KI für Analyse und Entscheidungsgrundlagen. Rechtsberatung gehört nicht dazu.

Häufige Fragen

Darf eine KI Lohnvorschläge machen?

Als Hilfsmittel für Vergleiche kann sie Informationen aufbereiten. Entscheidungen über einzelne Mitarbeitende sollten Menschen treffen und begründen. Bei personenbezogenen Auswertungen holen Sie Fachrat ein.

Was ist mit Lohngleichheit?

Das Gleichstellungsgesetz verlangt gleichen Lohn für gleichwertige Arbeit. KI kann helfen, Auffälligkeiten zu erkennen, ersetzt aber keine fachliche Analyse.

Müssen wir Mitarbeitende informieren, wenn KI eingesetzt wird?

Transparenz ist empfehlenswert und je nach Fall Pflicht, etwa bei automatisierten Einzelentscheiden. Siehe auch KI-Einführung in der Schweiz.

Was, wenn ein System bereits so verwendet wird?

Prüfen Sie es: Welche Daten, welche Kriterien, wer entscheidet? Beheben Sie Lücken und lassen Sie das Vorgehen rechtlich bewerten.