Wie hinterlege ich einheitliche Sprachregeln im Systemprompt?

Das Problem

Ihr Team nutzt einen KI-Assistenten für Mails, Briefe und Informationen an Kundschaft. Eine Mitarbeiterin bekommt Texte im höflich-förmlichen Ton, die nächste im lockeren, und in einem Brief taucht plötzlich «Du» auf. Mal steht ß, mal «ss», und manche Texte klingen nach Werbeprospekt.

Der Grund ist einfach: Ohne feste Vorgaben entscheidet die KI bei jeder Anfrage neu, wie sie schreibt. Jede Person formuliert ihren Auftrag anders, und die KI passt sich an. Das Ergebnis ist ein uneinheitlicher Auftritt, der Kundschaft verwirren kann und zusätzliche Korrekturarbeit verursacht.

Mit festen Sprachregeln in den Grundregeln (dem Systemprompt) legen Sie einmal fest, wie Ihr Betrieb klingt. So sparen Sie bei jedem Text Zeit und sorgen für Wiedererkennung.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Hausregeln sammeln: Schauen Sie in vorhandene Briefe, Websites und Vorlagen und notieren Sie, wie Ihr Betrieb schreibt: Anrede, Grussformeln, Schreibweise, typische Wörter.
2. Mustertexte auswählen: Suchen Sie zwei bis drei gelungene Texte, die Ihren Ton gut treffen. Diese dienen als Referenz.
3. Regeln in Kategorien ordnen: Teilen Sie sie ein in Anrede, Schreibweise, Ton, Satzbau, Wortwahl und Format. Siehe Tabelle unten.
4. Kurz und klar formulieren: Schreiben Sie jede Regel als einfachen Satz. Vermeiden Sie vage Wörter wie «professionell» ohne Erklärung.
5. Mustersätze ergänzen: Fügen Sie zwei bis drei Beispielsätze ein, die zeigen, wie es klingen soll. Das wirkt oft stärker als eine lange Regelliste. Siehe Wie übernimmt die KI meinen Schreibstil aus einem Beispiel?.
6. Als Grundregeln hinterlegen: Tragen Sie die Regeln in das Anweisungsfeld oder den Systemprompt ein. Halten Sie sie unter 150 Wörtern.
7. Mit mehreren Aufgaben testen: Lassen Sie den Assistenten verschiedene Texte schreiben und prüfen Sie Anrede, Schreibweise und Ton. Siehe Wie prüfe ich, ob ein Systemprompt im Alltag funktioniert?.
8. Nachschärfen und dokumentieren: Ergänzen Sie dort, wo die KI abweicht, und notieren Sie Datum und Version.

Vorlage zum Kopieren

Sprachregeln für alle Texte:
1. Anrede: Wir siezen immer («Sie»). Keine Du-Form.
2. Schreibweise: Schweizer Hochdeutsch. «ss» statt scharfem S (Strasse, gross). Anführungszeichen: «Guillemets».
3. Ton: freundlich, sachlich, respektvoll. Keine Umgangssprache, keine Ausrufezeichen, keine Werbesprache.
4. Satzbau: kurze Sätze (höchstens 20 Wörter), aktive Formulierungen. Fachbegriffe nur, wenn nötig, und beim ersten Mal erklärt.
5. Wörter vermeiden: [z. B. «unbedingt», «jederzeit», «absolut», «tolles Angebot»].
6. Datum und Zahlen: 10.10.2026, 1'250.50 CHF, Uhrzeit 14.30 Uhr.
7. Grussformel: «Freundliche Grüsse», dahinter [Absender].
Beispielsatz im gewünschten Ton: «[Ein Satz aus einem gelungenen Brief Ihres Betriebs]»
Wenn eine Regel mit einer konkreten Anfrage kollidiert, schlage mir die Abweichung vor, statt sie stillschweigend zu ändern.

Ersetzen Sie die Angaben in den eckigen Klammern durch Ihre Hausregeln. Kürzen Sie, was bei Ihnen nicht gilt.

Welche Sprachregeln lohnen sich?

Weitere Hinweise zur Schweizer Schreibweise finden Sie unter Welche KI schreibt zuverlässig nach Schweizer Schreibweise?.

Worauf Sie achten müssen

• Datenschutz: Sprachregeln brauchen keine Namen oder Kundendaten. Nehmen Sie Beispielsätze ohne personenbezogene Angaben.
• Keine Garantie: Auch mit Regeln rutschen gelegentlich Fehler durch, besonders bei langen Texten. Kontrollieren Sie Schreibweise und Anrede vor dem Versand.
• Zu viele Regeln: Mehr als zehn Regeln werden oft nicht alle beachtet. Beschränken Sie sich auf die wichtigsten.
• Konflikte: Eine Regel wie «immer kurz» kann einem Auftrag nach einem ausführlichen Bericht im Weg stehen. Formulieren Sie Ausnahmen.
• Fremde Texte: Zitate und Fachtexte übernehmen Sie unverändert. Klären Sie, ob die Regeln dort gelten sollen.
• Pflege: Passen Sie die Regeln an, wenn sich Ihr Auftritt ändert, und notieren Sie das Datum.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Optikergeschäft in Winterthur lässt Mails und Kundeninformationen mit KI entwerfen. Vorher kommt je nach Mitarbeiterin ein anderer Ton heraus, und die Texte enthalten wiederholt ß und Wörter wie «unbedingt» und «tolles Angebot».

Nachher legt die Inhaberin sieben Sprachregeln und einen Mustersatz fest und hinterlegt sie als Grundregeln. In einem Test mit fünf Aufträgen ist der Ton einheitlich, ein Text enthält noch ein scharfes S, das beim Lesen auffällt. Sie ergänzt die Regel mit einem Hinweis zur Schreibweise und kontrolliert weiterhin vor dem Versand.

So hilft Ihnen Alpasana

Wie man Ton, Rolle, Kontext und Ausgabeformat so beschreibt, dass KI-Antworten zu Ihren Vorgaben passen, lernen Sie im Kurs Prompt Engineering von absofort. Beschrieben sind unter anderem das Steuern von Inhalt und Format mit Beispielen sowie das Überarbeiten und Prüfen von Prompts. Der Kurs läuft online mit Zertifikat.

Häufige Fragen

Reicht es, «professioneller Ton» zu schreiben?

Meist nicht. Solche Begriffe lassen viel Spielraum. Konkrete Regeln und ein Beispielsatz wirken zuverlässiger.

Kann ich verschiedene Töne für verschiedene Aufgaben festlegen?

Ja. Legen Sie einen Grundton fest und nennen Sie Abweichungen im Prompt der jeweiligen Aufgabe, zum Beispiel «für dieses Mahnschreiben etwas bestimmter».

Wie stelle ich sicher, dass «ss» wirklich verwendet wird?

Nennen Sie die Regel, suchen Sie im fertigen Text nach dem scharfen S und ersetzen Sie es. Eine Zusatzkontrolle bleibt nötig.