Wie hilft KI bei der Zusammenarbeit in mehrsprachigen Teams?

Das Problem

In vielen Schweizer Betrieben arbeiten Menschen mit verschiedenen Muttersprachen zusammen: Deutsch, Französisch, Italienisch, Portugiesisch, Albanisch, Ukrainisch, Tamilisch. Nicht alle sprechen oder schreiben die gemeinsame Arbeitssprache gleich sicher. Das führt zu Missverständnissen. Eine Anweisung wird anders verstanden als gemeint, ein Protokoll wird nicht gelesen, weil es zu kompliziert ist, oder jemand traut sich nicht nachzufragen.

Die Folgen sind real: Fehler bei Aufträgen, Unsicherheit bei Sicherheitsvorschriften, Frust auf beiden Seiten und Leute, die hinter ihren Fähigkeiten zurückbleiben, weil sie sich sprachlich unsicher fühlen. Gleichzeitig kann nicht jede Mail professionell übersetzt werden.

KI-Werkzeuge können hier im Alltag helfen: Sie übersetzen schnell, formulieren komplizierte Texte in einfache Sprache um, fassen Sitzungen zusammen und unterstützen beim Verfassen von Mails in einer weniger geläufigen Sprache. Das erleichtert die Zusammenarbeit. Doch die Technik hat Grenzen: Sie übersetzt nicht immer richtig, trifft Ton und Höflichkeit manchmal schlecht und kennt Ihre Fachbegriffe nicht von selbst. Mit klaren Absprachen nutzen Sie die Vorteile und vermeiden die Risiken.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Gemeinsame Arbeitssprache festlegen. Einigen Sie sich, in welcher Sprache Anweisungen, Protokolle und Sicherheitsinformationen verbindlich sind. Übersetzungen sind Hilfen, die verbindliche Fassung bleibt klar.
2. Sprachbedarf erheben. Fragen Sie im Team: Wo entstehen Missverständnisse? Welche Texte sind besonders wichtig oder schwer? Siehe Mehrsprachige Sitzungen vorbereiten.
3. Einfache Sprache zur Regel machen. Schreiben Sie kurze Sätze, vermeiden Sie Redewendungen und Abkürzungen. KI kann bestehende Texte vereinfachen. Siehe Einfache Sprache mit KI.
4. Glossar anlegen. Sammeln Sie Fachbegriffe und Abkürzungen mit Übersetzungen und Erklärungen. Geben Sie das Glossar der KI beim Übersetzen mit. Siehe Glossar für Übersetzungen.
5. Übersetzen und zurückübersetzen. Bei wichtigen Texten übersetzen Sie in die Zielsprache und lassen den Text zur Kontrolle zurückübersetzen. Abweichungen zeigen Missverständnisse. Qualität prüfen Sie wie unter KI-Übersetzung: Qualität prüfen.
6. Zahlen, Fristen und Namen kontrollieren. Diese Angaben prüfen Sie immer im Original. Siehe Zahlen und Namen prüfen.
7. Wichtiges mündlich bestätigen. Bei Sicherheit, Verträgen und Terminen fragen Sie nach: «Was haben Sie verstanden?» Das schafft Klarheit und Vertrauen.
8. Datenschutz beachten. Vertrauliche Texte gehören nicht in beliebige Übersetzungswerkzeuge. Siehe KI-Übersetzung: vertrauliche Texte.
9. Regeln schulen und auswerten. Zeigen Sie dem Team die Möglichkeiten und Grenzen und fragen Sie nach einigen Wochen, was funktioniert. Siehe Schulung für mehrsprachige Teams.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Prompt vereinfachen und übersetzen Sie eine Mitteilung für ein mehrsprachiges Team. Verwenden Sie keine vertraulichen Inhalte:

Ich schreibe an ein Team, dessen Mitglieder unterschiedlich gut Deutsch sprechen. Die Mitteilung gilt in Deutsch als verbindlich.
Text: [Mitteilung einfügen]
Aufgabe:
1. Schreibe den Text in einfaches Deutsch um: kurze Sätze, keine Redewendungen, keine unnötigen Fremdwörter, wichtige Punkte als nummerierte Liste.
2. Übersetze die vereinfachte Fassung ins [Französische / Italienische / Englische / Ukrainische / …].
3. Verwende diese Begriffe unverändert oder mit der angegebenen Übersetzung: [Glossar].
4. Zahlen, Daten, Namen und Beträge exakt übernehmen.
5. Markiere mit [?] Stellen, bei denen die Übersetzung unsicher ist.
6. Schreibe am Ende drei Kontrollfragen, mit denen ich prüfen kann, ob die Empfänger den Inhalt verstanden haben.
Gib beide Fassungen untereinander aus.

Setzen Sie Text, Sprachen und Glossar ein. Bei wichtigen Inhalten lassen Sie die Übersetzung von einer sprachkundigen Person prüfen.

Was KI gut kann und wo Vorsicht gilt

Worauf Sie achten müssen

• Verbindliche Fassung klären. Wenn Texte in mehreren Sprachen kursieren, muss klar sein, welche gilt, besonders bei Sicherheit und Verträgen.
• Fehler bleiben möglich. KI-Übersetzungen können Bedeutungen verändern. Siehe Grenzen der KI-Übersetzung.
• Würde und Respekt. Zeigen Sie Mitarbeitenden, dass Übersetzungen eine Hilfe sind und nicht ersetzen, was zwischenmenschlich geklärt werden muss. Kein Team sollte Menschen auf Maschinen verweisen, wenn ein Gespräch nötig wäre.
• Datenschutz. Personaldaten, Kundendaten und Verträge nur in freigegebenen Werkzeugen übersetzen.
• Nicht überfordern. Wer neu in einer Sprache ist, braucht Zeit. Setzen Sie nicht voraus, dass jeder die Werkzeuge sofort sicher bedient.
• Kosten und Rechte. Prüfen Sie Nutzungsbedingungen von Übersetzungsdiensten, besonders bei gewerblicher Nutzung. Siehe Übersetzen oder Dolmetschen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Reinigungsunternehmen in Aarau beschäftigt Mitarbeitende aus sechs Ländern. Die Teamleiterin Frau Kaufmann bemerkt, dass Arbeitsanweisungen oft nicht richtig verstanden werden.

Vorher: Sie schreibt Anweisungen in langem Deutsch, und einzelne Mitarbeitende rätseln. Nachher: Sie formuliert in einfachem Deutsch, lässt die Fassungen mit KI in drei Sprachen übersetzen, hinterlegt ein Glossar mit Reinigungsbegriffen und fragt wichtige Punkte mündlich nach. Für die Sicherheitsanweisung zu Chemikalien lässt sie die Übersetzung von einer Fachperson prüfen. Rückfragen nehmen ab, und Fehler werden seltener.

So hilft Ihnen Alpasana

Für mehrsprachige Kommunikation im Büroalltag finden Sie bei absofort die Praxiskurse KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben, unter anderem zu E-Mails und mehrsprachiger Kommunikation, mit Praxisaufgaben und KI-Lerncoach. Wenn Texte verbindlich und fachlich korrekt übersetzt werden müssen, bieten die Übersetzungs- und Sprachdienste von Alpasana Fachübersetzungen, Korrektorat und betreute mehrsprachige Projekte, mit Dokumentprüfung und verbindlicher Offerte.

Häufige Fragen

Welches Werkzeug ist das beste?

Das hängt von Sprache, Thema und Datenschutz ab. Testen Sie mit echten, unkritischen Beispielen und vergleichen Sie die Ergebnisse mit einer sprachkundigen Person.

Darf ich Mitarbeitende verpflichten, KI-Übersetzungen zu nutzen?

Das ist eine Frage der betrieblichen Regeln und des Arbeitsrechts. Bieten Sie Werkzeuge an, erklären Sie sie und beteiligen Sie das Team, statt sie vorzuschreiben. Siehe Mitarbeitende an der KI-Gestaltung beteiligen.

Was tun bei Dialekten?

Schreiben Sie in Hochsprache. KI versteht Schweizer Dialekte nur eingeschränkt, und Übersetzungen daraus sind fehleranfällig.

Ersetzt KI den Sprachkurs?

Nein. Sie überbrückt kurzfristig, aber Sprachkenntnisse bleiben für Zusammenarbeit und Integration wichtig. Sprachkurse und KI ergänzen sich.