KI-Sicherheit in mehrsprachigen Teams verständlich vermitteln

Das Problem

In vielen Schweizer Betrieben arbeiten Menschen mit unterschiedlichen Muttersprachen zusammen: Deutsch, Französisch, Italienisch, Portugiesisch, Albanisch, Türkisch, Ukrainisch und viele mehr. Im Büro, im Lager, in der Pflege oder auf der Baustelle ist das Alltag. Eine KI-Sicherheitsunterlage auf Deutsch, in Amtssprache mit Fachwörtern, verstehen dann nicht alle gleich gut.

Wer die Regeln nicht versteht, kann sie nicht befolgen, auch bei bestem Willen. Das ist kein Mangel der Person, sondern der Vermittlung. Gerade bei KI-Sicherheit sind Missverständnisse heikel: Was heisst «vertrauliche Daten»? Was ist ein «Prompt»? Wann darf ich etwas eingeben?

Mit einigen einfachen Mitteln sorgen Sie dafür, dass alle auf demselben Stand sind. Dazu braucht es nicht zwingend eine Übersetzung in jede denkbare Sprache, sondern Klarheit, Bilder und Gespräch.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Finden Sie heraus, wer was versteht. Fragen Sie im Team nach: In welcher Sprache lesen Sie Unterlagen am liebsten? Wo sind Unterlagen schwer zu verstehen? Machen Sie keine Annahmen aufgrund des Namens.

1. Schreiben Sie in einfacher Sprache. Kurze Sätze, bekannte Wörter, ein Gedanke pro Satz. Fachwörter erklären oder weglassen. Einfache Sprache hilft auch Muttersprachlern.

1. Setzen Sie auf Bilder. Die Datenampel (grün, gelb, rot) funktioniert ohne Text. Ergänzen Sie Piktogramme: Schloss für vertraulich, Prüfzeichen für kontrollieren. Siehe KI-Regeln als Aushang.

1. Übersetzen Sie nur die Kernregeln. Übersetzen Sie die Kernregeln in die für das Team nötigen Sprachen. Als kleines Beispiel können wenige Sätze genügen; Umfang und Sprachenauswahl richten sich nach dem Regelungsbedarf und der Zusammensetzung des Teams.

1. Prüfen Sie Übersetzungen mit Muttersprachlern. KI-Übersetzungen sind ein guter Start, können aber Fehler enthalten, besonders bei Fachbegriffen. Lassen Sie eine Person gegenlesen, die die Sprache sicher beherrscht.

1. Üben Sie statt nur zu erklären. Spielen Sie Fälle durch: «Sie bekommen eine Mail vom Chef, was tun Sie?» Beim Handeln zeigt sich das Verstehen besser als bei Zustimmung.

1. Fragen Sie nach dem Verstehen, nicht nach dem Zustimmen. Statt «Alles klar?» fragen Sie: «Was würden Sie jetzt tun?» Bitten Sie, in eigenen Worten zu erklären.

1. Halten Sie den Schulungsstand fest. Wer hat welches Thema in welcher Sprache gehört, wer hat es bestanden? Siehe Schulungsnachweis-Vorlage. Wenn Sie Kurse buchen, achten Sie auf die Sprache des Kurses.

Hilfsmittel im Überblick:

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Prompt erstellen Sie eine Kernregel-Karte in einfacher Sprache. Geben Sie nur die Regeln ein, keine vertraulichen Informationen:

Hier sind unsere sechs Kernregeln zum Umgang mit KI im Betrieb: [Regeln in Stichworten].
Schreibe sie 1. in einfachem Deutsch (kurze Sätze, keine Fachwörter, Anrede «Sie»), 2. in [Sprache 1] und 3. in [Sprache 2], jeweils als nummerierte Liste mit je einem Satz. Ergänze für jede Regel ein passendes Symbol als Vorschlag in Worten (zum Beispiel «Schloss»).
Weise am Ende darauf hin, welche Begriffe in der Übersetzung unsicher sind, damit eine Muttersprachlerin sie prüfen kann. Erfinde keine zusätzlichen Regeln.

Ersetzen Sie Regeln und Sprachen. Lassen Sie jede Übersetzung von einer kompetenten Person gegenlesen, bevor sie verteilt wird.

Worauf Sie achten müssen

• Übersetzungen sind kein Ersatz fürs Verstehen: Ein übersetztes Blatt allein reicht nicht. Besprechen Sie die Regeln im Gespräch.
• KI-Übersetzung prüfen: Sie kann Begriffe falsch wiedergeben, etwa bei Datenschutz. Die Verantwortung für den Inhalt bleibt bei Ihnen. Geben Sie keine vertraulichen Texte in unfreigegebene Übersetzungswerkzeuge.
• Niemand blossstellen: Fragen Sie nach Sprachkenntnissen taktvoll. Auf keinen Fall sollten Schwierigkeiten mit Deutsch als Mangel behandelt werden.
• Sprache des Kurses prüfen: Nicht alle Schulungen sind mehrsprachig. Prüfen Sie vor der Buchung, in welcher Sprache Unterlagen und Prüfung angeboten werden.
• Datenschutz: Sprachangaben von Mitarbeitenden sind Personendaten. Erheben Sie sie nur, wenn nötig.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Reinigungs- und Hauswartungsunternehmen in Winterthur beschäftigt Personal mit Deutsch, Portugiesisch, Albanisch und Tigrinya als Muttersprachen. Die Leitung möchte einfache Regeln für die Nutzung von KI-Übersetzungs- und Chat-Apps einführen.

Vorher gab es nur ein deutsches Merkblatt. Nachher gibt es eine Karte mit der Ampel, fünf Kernregeln in einfachem Deutsch und drei Übersetzungen. Eine Teamleiterin und zwei Mitarbeitende lesen die Übersetzungen gegen. Bei der Besprechung spielt das Team zwei Fälle durch, und jede Person erklärt in eigenen Worten, was sie tun würde.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie einen Nachweis über die Schulung Ihres Teams führen möchten, bietet Linup: KI sicher am Arbeitsplatz einen Online-Kurs mit acht Modulen und Quiz, mit beschriebener Lernzeit von zwei bis drei Stunden und ohne Technikkenntnisse. Pro Person entsteht ein privates Zertifikat mit QR-Code und öffentlicher Verifikation. Teameinladungen, automatische Erinnerungen, Fortschrittsdashboard und Firmen-Rapport als PDF sind vorgesehen. Die Website gibt es in fünf Sprachen, der Kurs ist laut eigener Angebotsseite derzeit auf Deutsch.

Prüfen Sie daher, ob Ihr Team den Kurs auf Deutsch gut bewältigen kann, und ergänzen Sie ihn gegebenenfalls mit Gesprächen in der jeweiligen Sprache.

Häufige Fragen

Muss ich alle Unterlagen in alle Sprachen übersetzen?

Nein. Die Kernregeln und Meldewege genügen für den Anfang. Wichtig ist, dass alle verstehen, was sie tun und wen sie fragen sollen.

Darf ich eine KI zum Übersetzen nutzen?

Für die Regelkarte ja, wenn der Inhalt nicht vertraulich ist. Lassen Sie jede Übersetzung gegenlesen. Vertrauliche Betriebsunterlagen gehören nicht in unfreigegebene Werkzeuge.

Was, wenn jemand die Schulung nicht versteht?

Wiederholen Sie mit anderen Mitteln: Bilder, Beispiele, Gespräch mit einer vertrauten Kollegin. Nicht Verstehen ist ein Zeichen, die Vermittlung anzupassen, nicht der Person Vorwürfe zu machen.