Mehrsprachige Sitzung mit KI und Sprachhilfe vorbereiten

Das Problem

Frau Müller organisiert in einem Industriebetrieb in Baden die Sitzungen. Nächste Woche kommt ein Lieferant aus Italien, zwei Mitarbeiterinnen aus der Produktion sprechen vor allem Ukrainisch und Deutsch, der Geschäftsleiter spricht Schweizerdeutsch und Hochdeutsch. Alle sollen verstehen, worum es geht und mitentscheiden können. Frau Müller fragt sich: Genügt eine Übersetzungs-App, oder braucht es mehr?

Mehrsprachige Sitzungen sind in Schweizer Betrieben alltäglich. Wenn nicht alle gleich gut verstehen, entstehen Missverständnisse, Entscheide gelten unterschiedlich, und wer sprachlich zurückliegt, hält sich zurück. Das kostet Zeit und manchmal Geld.

KI-Übersetzung hat die Möglichkeiten stark erweitert. Sie kann Unterlagen schnell übertragen und beim Vorbereiten helfen. Aber nicht jede Situation verträgt eine maschinelle Übersetzung. Diese Seite zeigt, wie Sie vorbereiten und wann Sie besser auf Fachleute setzen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Klären Sie die Sprachen. Welche Sprachen sprechen die Teilnehmenden, und wie gut verstehen sie die Sitzungssprache? Fragen Sie vorab freundlich nach, statt zu raten.

1. Beurteilen Sie die Verbindlichkeit. Geht es um Information oder um Entscheide mit vertraglicher, rechtlicher oder sicherheitsrelevanter Wirkung? Je verbindlicher, desto weniger sollten Sie sich auf eine ungeprüfte Maschinenübersetzung verlassen.

1. Wählen Sie die Sitzungssprache. Meist eine Hauptsprache, in der alle genug verstehen. Sprechen Sie langsam, kurz und ohne Dialekt, wo möglich.

1. Bereiten Sie die Unterlagen zweisprachig vor. Lassen Sie Agenda und Kernfolien von KI übersetzen und lassen Sie wichtige Stellen von einer Person gegenlesen, die beide Sprachen kann. Siehe Sitzungsagenda mit KI.

1. Erstellen Sie eine kleine Begriffsliste. Fachbegriffe, Abkürzungen und Eigennamen mit den gewünschten Übersetzungen. So bleibt die Terminologie einheitlich, siehe Firmenglossar.

1. Planen Sie Hilfsmittel und Zeit. Wenn eine Übersetzungs-App im Gespräch eingesetzt wird, planen Sie zusätzliche Zeit ein, weil jeder Satz länger dauert. Bei längeren oder heiklen Gesprächen buchen Sie eine Dolmetscherin.

1. Führen Sie die Sitzung bewusst. Fassen Sie Entscheide am Ende in einfachen Sätzen zusammen, lassen Sie sie bestätigen und halten Sie sie schriftlich in den relevanten Sprachen fest.

1. Verschicken Sie das Protokoll zweisprachig. Prüfen Sie wichtige Entscheide in beiden Sprachen, bevor Sie sie versenden. Bei Verträgen gilt die geprüfte Fassung.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Prompt bereiten Sie eine zweisprachige Agenda und eine Begriffsliste vor. Verwenden Sie keine vertraulichen Inhalte.

Ich bereite in einem Schweizer Betrieb ([Branche]) eine Sitzung mit Teilnehmenden vor, die [Sprache 1] und [Sprache 2] sprechen. Thema: [Thema]. Dauer: [Minuten].
Erstelle:
1. Eine Agenda in einfachem Deutsch (kurze Sätze, keine Redewendungen) mit Zielen und Zeiten und eine Übersetzung in [Sprache 2], untereinander dargestellt
2. Eine Begriffsliste mit den wichtigsten Fachbegriffen und Abkürzungen in beiden Sprachen (Markiere Begriffe, bei denen du dir bei der Übersetzung unsicher bist, mit «bitte prüfen»)
3. Fünf Formulierungshilfen für die Moderation, die in einfacher Sprache Entscheide zusammenfassen und Verständnis absichern
4. Eine Checkliste, wann wir für diese Sitzung eine Dolmetscherin oder eine geprüfte Übersetzung brauchen
Regeln: Keine rechtlichen Aussagen, keine erfundenen Fachbegriffe, einfache Sprache, Deutsch (Schweiz).

Ersetzen Sie die Platzhalter. Lassen Sie die Übersetzung von jemandem prüfen, der beide Sprachen beherrscht.

Worauf Sie achten müssen

• KI-Übersetzungen sind nicht immer richtig. Besonders Fachbegriffe, Zahlen, Datumsangaben und Höflichkeitsformen können falsch übertragen werden. Prüfen Sie wichtige Stellen.
• Verbindliche Inhalte gehören in geprüfte Hände. Verträge, Sicherheitsanweisungen und rechtliche Aussagen verlangen fachkundige Übersetzung.
• Datenschutz bei Übersetzungs-Diensten. Vertrauliche Unterlagen gehören nicht in freie Übersetzungsprogramme. Klären Sie, wo Texte verarbeitet werden.
• Dialekt ist schwierig. Schweizerdeutsch wird von vielen Programmen schlecht verstanden. Sprechen Sie, wenn möglich, Standarddeutsch.
• Sprachniveau berücksichtigen. Wer eine Sprache lernt, versteht meist mehr, als er sagen kann. Geben Sie ihm Zeit und Möglichkeiten, schriftlich nachzufragen.
• Würde wahren. Mitarbeitende sollen nicht als sprachlich «schwach» erscheinen. Bieten Sie Hilfe diskret an.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Der Industriebetrieb aus Baden führt eine Sitzung zur Umstellung eines Produktionsablaufs durch, mit Beteiligten aus drei Sprachräumen.

Vorher: Die Sitzung läuft auf Deutsch, zwei Mitarbeiterinnen verstehen nur Teile und fragen nicht nach. Später zeigt sich, dass sie einen Punkt anders verstanden haben. Nachher: Frau Müller bereitet eine Agenda in einfachem Deutsch und auf Ukrainisch vor, mit einer kurzen Begriffsliste. Eine Kollegin liest die Übersetzung gegen. Für die Besprechung mit dem italienischen Lieferanten, bei der es um Lieferbedingungen geht, bucht der Betrieb eine Dolmetscherin. Am Schluss fasst der Geschäftsleiter die Entscheide in einfachen Sätzen zusammen, alle bestätigen, und das Protokoll geht zweisprachig raus.

Seither fragt Frau Müller bei jeder Sitzung vorab, ob Sprachhilfe nötig ist. Die Rückmeldungen sind positiv: Mitarbeitende melden sich häufiger zu Wort, und Missverständnisse werden seltener.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Ihre Sitzungen mehrsprachig sind und es auf Genauigkeit ankommt, unterstützt Sie die Sprachdienste-Seite von Alpasana. Dort sind Dolmetschen bei Meetings und Verhandlungen, geschäftliches Dolmetschen sowie juristische, technische und geschäftliche Fachübersetzungen beschrieben. Der Schwerpunkt liegt auf Ukrainisch, Russisch und Deutsch, weitere Sprachkombinationen nach Projekt. Bei Dokumenten sind Dokumentprüfung und eine verbindliche Offerte vorgesehen.

Für unkritische Unterlagen können Sie KI nutzen, für wichtige Inhalte lohnt sich die fachkundige Übersetzung.

Häufige Fragen

Reicht eine Übersetzungs-App für eine Sitzung?

Für lockere Gespräche mit wenig Risiko oft ja, wenn Sie Zeit einplanen und wichtige Punkte nochmals bestätigen lassen. Bei verbindlichen Inhalten empfiehlt sich eine Dolmetscherin.

Wie bereite ich Fachbegriffe vor?

Mit einer kleinen Begriffsliste in beiden Sprachen, die vorab von jemandem geprüft wird. Mehr dazu unter Firmenglossar mit KI erstellen.

Darf ich Sitzungen mit KI-Übersetzung aufnehmen?

Nur mit Einwilligung der Beteiligten und mit einem Werkzeug, das Ihre Datenschutzanforderungen erfüllt. Klären Sie das vorher, siehe Meeting-Aufnahmen und Datenschutz.

Wie gehe ich mit Dialekt um?

Sprechen Sie wenn möglich Standarddeutsch, besonders bei Übersetzungs-Apps. Bitten Sie auch Teilnehmende, langsam und in kurzen Sätzen zu sprechen.