Sitzungsagenda mit KI erstellen: Vorlage

Das Problem

Die Teamsitzung am Dienstag soll eine Stunde dauern. Am Ende sind es zwei, und trotzdem wurde das wichtigste Thema, die Ferienplanung, nicht entschieden. Der Grund: Niemand wusste vorher genau, worüber gesprochen wird. Jeder brachte spontan ein Anliegen, und die Diskussionen liefen in alle Richtungen.

Eine Agenda, in der Schweiz oft Traktandenliste genannt, schafft Struktur. Sie zeigt, welche Themen (Traktanden) in welcher Reihenfolge besprochen werden und wie viel Zeit dafür vorgesehen ist. Eine gute Agenda sagt auch, was mit jedem Thema erreicht werden soll: informieren, diskutieren oder entscheiden.

Viele schreiben Agenden nur als Stichwortliste. Das hilft wenig. KI kann aus einer losen Themensammlung eine klare Agenda mit Zielen und Zeiten machen. Die Prioritäten setzen aber Sie.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Sammeln Sie die Themen. Fragen Sie die Teilnehmenden einige Tage vorher, welche Anliegen sie einbringen möchten. Notieren Sie zu jedem Thema, wer es einbringt und worum es geht.

1. Klären Sie das Ziel der Sitzung. Was soll am Ende erreicht sein? «Ferienplanung Sommer verabschiedet» ist ein klares Ziel. Ein Ziel hilft, unwichtige Themen zu streichen oder zu verschieben.

1. Ordnen Sie jedem Thema eine Art zu. Unterscheiden Sie: Information (jemand berichtet), Diskussion (Meinungen sammeln), Entscheidung (am Ende steht ein Beschluss). Das verändert, wie viel Zeit ein Thema braucht.

1. Lassen Sie die Agenda erstellen. Nutzen Sie die Vorlage unten. Die KI ordnet die Themen sinnvoll: Entscheidungen eher zu Beginn, wenn alle noch konzentriert sind, Informationen kurz und kompakt.

1. Prüfen Sie den Zeitplan. Addieren Sie die Zeiten. Passt alles in die geplante Dauer? Wenn nicht, verschieben Sie Themen oder klären Sie Informationen per E-Mail. Mehr Tipps zur Zeiteinteilung unter Sitzungszeit planen.

1. Ergänzen Sie Unterlagen. Was müssen die Teilnehmenden vorher lesen? Verlinken oder hängen Sie es an. Wie man Unterlagen kompakt vorbereitet, zeigt die Seite Sitzungsunterlagen vorbereiten.

1. Verschicken Sie die Agenda rechtzeitig. Zwei bis drei Arbeitstage vor der Sitzung ist meist ein guter Zeitpunkt. Nutzen Sie die Agenda später als Gerüst für das Sitzungsprotokoll.

Vorlage zum Kopieren

Erstelle eine Sitzungsagenda (Traktandenliste) für folgende Besprechung:
Sitzung: [Name], Datum: [Datum], Zeit: [Beginn–Ende], Ort/Online: [Ort]
Teilnehmende: [Funktionen]
Ziel der Sitzung: [Ziel]
Themen (Thema | eingebracht von | Info/Diskussion/Entscheidung | Bemerkung):
[Liste]
Bitte:
1. Ordne die Themen sinnvoll (Entscheidungen früh, Informationen kompakt).
2. Gib jedem Traktandum eine Nummer, ein Ziel in einem Satz, die verantwortliche Person und eine realistische Zeit in Minuten.
3. Füge am Anfang «Begrüssung und Protokoll letzte Sitzung» und am Ende «Verschiedenes» und «Nächste Sitzung» ein.
4. Prüfe, ob die Gesamtzeit in den Rahmen passt. Wenn nicht, schlage vor, was verschoben oder schriftlich geklärt werden kann.
5. Nenne pro Traktandum nötige Unterlagen.
Format: Tabelle, Deutsch Schweiz, knapp.

Ergänzen Sie Ihre Themen und Teilnehmenden; die Reihenfolge und die Zeiten passen Sie nach Ihrer Erfahrung an.

Worauf Sie achten müssen

• Zu viele Themen: Eine überladene Agenda führt zu Zeitdruck und oberflächlichen Diskussionen. Lieber weniger Themen gründlich behandeln.
• Unrealistische Zeiten: KI schätzt Zeiten allgemein. Sie wissen besser, wie lange Ihr Team für ein Thema braucht.
• Vertrauliche Themen: Personalfragen oder heikle Kundenthemen sollten in der Agenda neutral formuliert werden, etwa «Personelles», und nicht im Detail in einen KI-Dienst eingegeben werden.
• Verschiedenes ohne Grenzen: Der Punkt «Verschiedenes» wird oft zur Falle. Begrenzen Sie ihn zeitlich.
• Agenda nicht verschickt: Eine Agenda, die erst in der Sitzung verteilt wird, verliert viel von ihrem Nutzen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Gemeinderat in einer kleinen Gemeinde im Toggenburg hatte regelmässig überlange Sitzungen. Die Gemeindeschreiberin sammelte die Themen bisher als lose Liste. Sie begann, die Agenda mit der Vorlage zu erstellen und jedes Thema als Info, Diskussion oder Entscheidung zu kennzeichnen.

Dabei wurde sichtbar, dass vier Informationsthemen auch schriftlich verteilt werden konnten. Die Sitzungen wurden kürzer, und die anstehenden Entscheidungen wurden häufiger in der vorgesehenen Sitzung gefällt. Das Protokoll orientiert sich nun an derselben Nummerierung.

So hilft Ihnen Alpasana

Im Angebot KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben von absofort finden Sie Kurse zur Bürokommunikation mit den Themen E-Mails, Meetings und Präsentationen, auch mit Copilot und Google Workspace. Sie üben dort, Sitzungen mit KI vorzubereiten, Agenden und Protokolle zu erstellen und die Ergebnisse zu prüfen.

Ein KI-Lerncoach begleitet Sie, und mit Praxisaufgaben erarbeiten Sie einen verifizierbaren Abschluss. So werden Ihre Sitzungen kürzer und zielgerichteter.

Häufige Fragen

Wie viele Traktanden sind sinnvoll?

Für eine einstündige Sitzung sind vier bis sechs Traktanden meist gut machbar. Hängt viel von der Art ab: Entscheidungen brauchen mehr Zeit als Informationen.

Soll die Agenda auch die Unterlagen enthalten?

Die Agenda nennt die Unterlagen und wo sie zu finden sind. Die Unterlagen selbst hängen Sie an oder legen sie in einen gemeinsamen Ordner.

Kann die KI die Agenda direkt im Kalender eintragen?

Manche Bürosoftware mit integrierter KI kann Einladungen mit Agenda erstellen. Prüfen Sie den Text vor dem Versand und achten Sie auf korrekte Zeiten und Teilnehmende.

Was mache ich mit Themen, die kurzfristig dazukommen?

Prüfen Sie, ob sie dringend sind. Wenn nicht, kommen sie auf die nächste Agenda. Dringende Themen nehmen Sie auf und kürzen dafür ein anderes Traktandum.