Sitzungsunterlagen mit KI zur Vorbereitung verdichten

Das Problem

Am Donnerstag ist Sitzung der Geschäftsleitung, des Vorstands oder der Projektgruppe. Am Dienstagabend trifft das Dossier ein: Traktandenliste, drei Berichte, zwei Offerten, ein Vertragsentwurf, eine Tabelle. Insgesamt über 80 Seiten. Sie haben zwei Tage und einen vollen Terminkalender. Also überfliegen Sie das Wichtigste, hoffen, dass Sie nichts übersehen, und gehen mit gemischtem Gefühl in die Sitzung.

Das ist weit verbreitet. Viele Teilnehmende lesen die Unterlagen nicht oder nur teilweise, und die Sitzung verbringt Zeit damit, Inhalte zu erklären, die man vorher hätte lesen können. Entscheidungen werden vertagt, weil Informationen fehlen.

KI kann bei der Vorbereitung entlasten: Sie fasst zusammen, zeigt Entscheidungspunkte und schlägt Fragen vor. Das ersetzt das Lesen der wichtigen Stellen nicht, aber es hilft, Prioritäten zu setzen. Dieser Beitrag zeigt, wie.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Klären Sie Ihre Rolle und Ihr Ziel. Müssen Sie entscheiden, beraten, informieren oder protokollieren? Was wollen Sie nach der Sitzung erreicht haben? Daraus ergibt sich, welche Unterlagen Sie genau lesen müssen und welche Sie verdichten können.

1. Prüfen Sie, was in ein KI-Werkzeug darf. Sitzungsunterlagen enthalten oft vertrauliche Angaben: Zahlen, Personalien, Verträge. Verwenden Sie nur freigegebene Werkzeuge und anonymisieren Sie, wo nötig. Was nicht hineingehört, fassen Sie von Hand zusammen. Siehe Dokumente vor der KI-Nutzung schwärzen.

1. Lassen Sie jedes Dokument einzeln zusammenfassen. Bitten Sie um eine Zusammenfassung in fünf Sätzen, die Kernaussage, wichtigste Zahlen, Entscheidungsbedarf und offene Punkte nennt. Einzeln ist verlässlicher als alles zusammen. Siehe Lange Dokumente zusammenfassen.

1. Ziehen Sie die Entscheidungspunkte heraus. Fragen Sie: Was soll in der Sitzung beschlossen werden? Welche Optionen gibt es, mit welchen Vor- und Nachteilen, welche Empfehlung gibt es? Zeigen Sie die Entscheidungspunkte pro Traktandum in einer Tabelle.

1. Lassen Sie Fragen und Widersprüche suchen. Bitten Sie die KI, unklare Stellen, fehlende Angaben, Widersprüche zwischen Dokumenten und kritische Fragen zu nennen, die Sie stellen könnten. Das schärft Ihre Vorbereitung.

1. Prüfen Sie die Kernpunkte im Original. Vergleichen Sie Zahlen, Fristen und Bedingungen mit den Dokumenten. Lesen Sie die Stellen, die Sie persönlich betreffen oder über die Sie entscheiden müssen, selbst. Siehe Zusammenfassung auf Auslassungen prüfen.

1. Machen Sie sich einen Spickzettel. Eine Seite mit den wichtigsten Punkten, Ihren Fragen und Ihrer Position pro Traktandum. Nehmen Sie ihn in die Sitzung mit. Wenn Sie die Sitzung leiten, ergänzen Sie einen Ablaufplan; siehe Sitzung moderieren: Leitfaden.

Vorbereitungsblatt pro Traktandum

Vorlage zum Kopieren

Ein Prompt ist der Arbeitsauftrag an die KI. Fügen Sie ein Dokument nach dem anderen ein, anonymisiert, wenn es vertrauliche Angaben enthält.

Ich bereite mich auf eine Sitzung vor. Meine Rolle: [Mitglied Geschäftsleitung/Vorstand/Projektleitung]. Traktandum: [Titel]. Ziel der Sitzung für dieses Traktandum: [informieren/beraten/entscheiden].
Fasse das folgende Dokument zusammen:
1. Kernaussage in höchstens drei Sätzen.
2. Wichtigste Zahlen, Termine und Fristen (nur, was im Text steht).
3. Entscheidungsbedarf: Was soll beschlossen werden, welche Optionen werden genannt?
4. Unklarheiten, fehlende Angaben und mögliche Widersprüche.
5. Fünf Fragen, die ich in der Sitzung stellen könnte.
Erfinde nichts. Wenn etwas nicht im Text steht, schreibe «nicht im Dokument». Markiere Stellen, die ich selbst im Original lesen sollte, mit [Original lesen] und nenne Seite oder Abschnitt.
Dokument: [Text einfügen]

Wiederholen Sie die Vorlage pro Dokument und bitten Sie am Schluss um eine Zusammenstellung aller Entscheidungspunkte in einer Tabelle.

Worauf Sie achten müssen

• Vertraulichkeit: Sitzungsunterlagen enthalten oft Personal-, Finanz- und Strategiedaten. Nutzen Sie nur Werkzeuge, die für solche Daten freigegeben sind, und geben Sie nur das Nötige ein. Wo das nicht möglich ist, verzichten Sie auf KI.
• Zusammenfassungen lassen weg: Besonders Bedingungen, Ausnahmen, Risiken und kleine Zahlen gehen verloren. Lesen Sie die Stellen im Original, über die Sie entscheiden. Siehe Zusammenfassung mit Seitenangaben.
• Falsche Zahlen: KI kann Zahlen vertauschen oder falsch wiedergeben. Gleichen Sie Beträge, Daten und Prozentsätze mit dem Original ab.
• Eigene Urteilsbildung: Lassen Sie sich von der Zusammenfassung nicht die Position diktieren. Fragen Sie nach Argumenten für und gegen jede Option und entscheiden Sie selbst.
• Verträge und Rechtliches: Bei Verträgen genügt eine KI-Zusammenfassung nicht. Lesen Sie die massgeblichen Stellen und lassen Sie sie fachlich prüfen.
• Fairness: Wenn Sie als Einzige KI nutzen, haben Sie einen Informationsvorsprung; besprechen Sie im Gremium, wie man damit umgeht.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Frau Müller sitzt im Vorstand eines Gewerbevereins in Aarau. Vor der nächsten Sitzung erhält sie ein Dossier mit 74 Seiten: Jahresrechnung, Budget, zwei Offerten für eine neue Website, ein Vertragsentwurf für einen Sponsor. Sie hat am Mittwochabend eine Stunde Zeit.

Sie lässt jedes Dokument (die Finanzdaten bereinigt) in fünf Sätzen zusammenfassen und nach Entscheidungspunkten durchsuchen. Die KI weist darauf hin, dass die beiden Offerten unterschiedliche Leistungen umfassen und das Budget für Unterhalt keine Position enthält. Frau Müller liest daraufhin gezielt die Offertentabellen und den Sponsorenvertrag selbst und notiert drei Fragen. In der Sitzung kann sie sie gezielt stellen, und die Entscheidung fällt noch am selben Abend.

So hilft Ihnen Alpasana

Wie Sie lange Unterlagen mit KI verdichten, Fragen vorbereiten und Ergebnisse prüfen, behandeln die Kurse für konkrete Arbeitsaufgaben von absofort: Bürokommunikation mit E-Mails, Meetings und Präsentationen, Qualitätsprüfung und Einsatzregeln, mit Praxisaufgaben, KI-Lerncoach und verifizierbarem Abschluss.

Die inhaltliche Beurteilung Ihrer Sitzungsunterlagen ist nicht Teil dieses Kursangebots.

Häufige Fragen

Darf ich vertrauliche Unterlagen in ein KI-Werkzeug geben?

Nur in Werkzeuge, die der Betrieb für solche Daten freigegeben hat, und mit dem nötigen Mass. Bei Personal-, Vertrags- und Strategiedaten ist besondere Vorsicht angebracht. Im Zweifel fragen Sie Ihre Datenschutzverantwortliche.

Wie lang darf ein Dokument für eine Zusammenfassung sein?

Bei sehr langen Dokumenten arbeiten Sie abschnittsweise. So behalten Sie die Kontrolle, und die KI verliert weniger Details.

Soll ich die Zusammenfassung mit den anderen teilen?

Nur, wenn sie geprüft ist und Sie sicher sind, dass sie keine Fehler enthält. Besser ist, die Teilnehmenden auf die Originale zu verweisen und Ihre Fragen einzubringen.