Dokumente vor der KI-Nutzung sicher schwärzen

Das Problem

Sie möchten ein Dokument von einer KI zusammenfassen oder überarbeiten lassen: einen Vertrag, ein Gutachten, einen Kundenbrief, ein Protokoll. Doch es enthält Namen, Adressen, Beträge, AHV-Nummern oder interne Angaben, die nicht in ein externes Werkzeug gehören. Also decken Sie die heiklen Stellen mit schwarzen Rechtecken ab, speichern das PDF und laden es hoch.

Leider ist das oft nicht sicher. Ein schwarzes Rechteck liegt häufig nur über dem Text. Darunter bleibt der Text erhalten und lässt sich durch Markieren, Kopieren oder Suchen sichtbar machen. Die KI liest ihn problemlos. Gleiches gilt für versteckte Informationen: Metadaten, Kommentare, Änderungsverfolgung, ausgeblendete Ebenen, Dokumenteigenschaften wie Autorenname.

Wirkliches Schwärzen heisst: Die Information wird entfernt, nicht nur verdeckt. Dieser Beitrag zeigt, wie das gelingt und wie Sie es prüfen. Er ersetzt keine Datenschutzberatung.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Entscheiden Sie, ob das Dokument überhaupt in die KI muss. Reicht ein kurzer, selbst geschriebener Auszug oder eine Beschreibung des Inhalts? Oft genügt das und erspart das Schwärzen. Was nicht ins Werkzeug muss, gibt man nicht ein.

1. Legen Sie fest, was entfernt werden muss. Namen, Adressen, Kontaktdaten, Konto- und Versicherungsnummern, Beträge, Firmen- und Projektnamen, Gesundheitsangaben, Unterschriften, interne Verweise. Eine Liste hilft, nichts zu vergessen. Orientierung gibt die Daten-Ampel.

1. Arbeiten Sie am Original in einer Kopie. Speichern Sie eine Kopie und schwärzen Sie dort. Das Original bleibt unverändert, und Sie können bei Fehlern von vorn beginnen.

1. Schwärzen Sie richtig. Bei PDF-Dateien nutzen Sie die Funktion «Schwärzen» oder «Redigieren» Ihres PDF-Programms, die den Text wirklich entfernt und das Dokument bereinigt. Bei Word-Dokumenten ersetzen Sie Angaben durch Platzhalter wie [NAME] oder [BETRAG] mit «Suchen und Ersetzen». Bei gescannten Dokumenten kann eine unsichtbare Textebene vorhanden sein; schwärzen Sie diese mit.

1. Entfernen Sie versteckte Informationen. Löschen Sie Kommentare, Änderungsverfolgung, Dokumenteigenschaften (Autor, Firma, Pfad), versteckten Text und eingebettete Dateien. Viele Programme haben dafür eine Funktion zur Dokumentprüfung. Siehe Office-Metadaten vor der KI-Nutzung entfernen.

1. Prüfen Sie das Ergebnis. Öffnen Sie die geschwärzte Datei, markieren und kopieren Sie die geschwärzten Stellen in ein leeres Dokument, suchen Sie nach den entfernten Begriffen und prüfen Sie die Eigenschaften. Wenn irgendwo ein entfernter Begriff auftaucht, ist die Schwärzung nicht gelungen. Zeigen Sie die Datei bei heiklen Fällen einer zweiten Person.

1. Verwenden Sie die bereinigte Fassung und dokumentieren Sie. Laden Sie nur die bereinigte Datei hoch, löschen Sie Zwischenfassungen und halten Sie fest, was geschwärzt wurde und wo das Original liegt. Wenn die KI-Antwort wieder Personen betreffen soll, setzen Sie Namen erst im Ergebnis wieder ein.

Echt geschwärzt oder nur überdeckt?

Vorlage zum Kopieren

Ein Prompt ist der Arbeitsauftrag an die KI. Mit dieser Vorlage erhalten Sie eine Schwärzungsliste und Prüfschritte; geben Sie dazu das Dokument selbst nicht ein.

Wir sind ein Schweizer Betrieb und wollen ein Dokument vor der Nutzung in einem KI-Werkzeug von vertraulichen Angaben befreien. Dokumentart: [z. B. Vertrag, Kundenbrief, Protokoll, Gutachten]. Format: [Word/PDF/Scan]. Datenarten, die vorkommen können: [Namen, Adressen, Beträge, Kontonummern, Gesundheitsangaben, Projektnamen].
Erstelle: 1. eine Checkliste mit allen Datenarten, die für diese Dokumentart zu schwärzen sind, inklusive weniger offensichtlicher Stellen (Kopf- und Fusszeilen, Dateiname, Kommentare, Metadaten, Bildunterschriften, Tabellen),
2. eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für das Format [Format] in einfacher Sprache,
3. eine Prüfliste zur Kontrolle nach dem Schwärzen (Kopieren, Suchen, Eigenschaften),
4. Platzhalter-Vorschläge für die Ersetzung, damit der Text für die KI noch verständlich bleibt.
Ich gebe das Dokument nicht ein. Keine Rechtsaussagen. Schweizer Rechtschreibung, Sie-Form.

Passen Sie Dokumentart und Format an; für gescannte Dokumente ergänzen Sie Hinweise zur Texterkennung.

Worauf Sie achten müssen

• Überdecken ist nicht Entfernen: Verlassen Sie sich nie auf optische Überdeckung. Prüfen Sie jedes geschwärzte Dokument durch Kopieren, Suchen und einen Blick in die Eigenschaften.
• Kontext kann identifizieren: Auch ohne Namen können Funktion, Datum, Ort und Besonderheiten eine Person erkennbar machen. Prüfen Sie, ob das Dokument noch eindeutig auf jemanden hinweist. Siehe Daten anonymisieren.
• Anonymisieren ist nicht gleich Pseudonymisieren: Wenn Sie Namen durch Kürzel ersetzen, bleibt die Zuordnung mit der Schlüsselliste möglich. Je nach Zweck ist das ausreichend oder nicht; klären Sie das mit einer Fachperson.
• Das Datenschutzgesetz gilt für Personendaten: Wenn die Person nicht mehr bestimmbar ist, sind es keine Personendaten mehr. Ob das erreicht ist, beurteilt sich im Einzelfall (siehe Quellen).
• Geschäftsgeheimnisse: Auch ohne Personenbezug können Preise, Kalkulationen und Konzepte vertraulich sein. Schwärzen Sie sie oder geben Sie das Dokument nicht ein; siehe Geschäftsgeheimnisse und KI.
• Weniger ist mehr: Je kürzer der Ausschnitt, desto kleiner das Risiko. Geben Sie nur die Teile ein, die für die Aufgabe nötig sind.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Frau Müller arbeitet in einer Kanzlei in Aarau. Sie möchte ein Gutachten von 40 Seiten mit KI zusammenfassen lassen und deckt mit dem Zeichenwerkzeug Namen und Beträge schwarz ab. Der Kollege am Nachbarpult macht eine Stichprobe: Mit Markieren und Kopieren sieht er alle Namen im Klartext.

Sie beginnt neu mit der Kopie: Die Schwärzen-Funktion des PDF-Programms entfernt die Texte wirklich, ein Dokumentcheck löscht Autor und Kommentare. Bei der Prüfung findet sie noch einen Namen in der Fusszeile und einen Betrag in einer Bildunterschrift. Erst danach lädt sie die bereinigte Fassung in das freigegebene Werkzeug. Die Zusammenfassung ist brauchbar, und das Original blieb im Haus.

So hilft Ihnen Alpasana

Wie Ihre Mitarbeitenden KI nutzen und dabei Ergebnisse und Daten sorgfältig behandeln, lernen sie in der KI-Weiterbildung für Unternehmen von absofort: Verwaltung, Kommunikation, Analyse und Texte, mit Schweizer Praxisbezug, Datenschutz als Lerninhalt und verantwortungsvollem Umgang mit Unternehmensdaten. Gelernt wird im eigenen Tempo, mit verifizierbaren Abschlüssen; für Firmenlösungen und Teambuchungen gibt es eine Kontaktmöglichkeit.

Die technische Bereinigung einzelner Dokumente ist nicht Teil des Angebots.

Häufige Fragen

Reicht das Weglassen des Namens?

Nicht immer. Zusammen mit anderen Angaben kann eine Person erkennbar bleiben. Prüfen Sie, ob das Dokument ohne Namen noch jemanden eindeutig betrifft.

Kann die KI das Schwärzen übernehmen?

Sie kann helfen, Stellen zu finden. Das eigentliche Entfernen und die Kontrolle sollten Sie mit einem dafür geeigneten Programm machen und selbst prüfen. Geben Sie dafür nicht das ungeschwärzte Dokument in ein externes Werkzeug.

Was ist mit Bildern und Scans?

Bei gescannten Dokumenten kann der Text im Bild stecken und zusätzlich als unsichtbare Textebene vorliegen. Schwärzen Sie beides oder erstellen Sie ein neues Bild aus der bereinigten Seite.