Verständliche Amtstexte: KI und Leichte Sprache unterscheiden

Das Problem

Eine Gemeinde möchte ihr Merkblatt zur Anmeldung beim Einwohneramt verständlicher machen. Eine Mitarbeiterin bittet die KI: «Schreibe das in Leichter Sprache.» Das Ergebnis klingt kürzer und freundlicher. Auf der Website steht danach «Leichte Sprache». Stimmt das?

Hier liegt eine häufige Verwechslung. Es gibt mehrere Stufen von Verständlichkeit, die nicht dasselbe bedeuten. Wer einen KI-Text als «Leichte Sprache» ausgibt, ohne ihn zu prüfen, weckt Erwartungen, die er nicht erfüllt. Menschen, die auf Leichte Sprache angewiesen sind, merken das sofort, zum Beispiel Personen mit Lernschwierigkeiten oder solche, die Deutsch erst lernen.

Das Ziel dieser Seite: Sie sollen wissen, was KI hier leisten kann, wo ihre Grenzen liegen und wie Sie einen Text ehrlich bezeichnen.

Einfach erklärt

Standardsprache ist die normale Amtssprache: Nebensätze, Fachwörter, Verweise auf Artikel. Viele Menschen verstehen sie nur mit Mühe.

Einfache Sprache ist leichter zu lesen: kurze Sätze, bekannte Wörter, klare Gliederung. Sie richtet sich an alle, die einen Text rasch erfassen wollen. Es gibt keine festen, offiziellen Regeln, aber gute Orientierungspunkte.

Leichte Sprache ist die strengste Stufe. Sie folgt einem festen Regelwerk, etwa sehr kurzen Sätzen, einem Gedanken pro Satz, erklärten Fachwörtern und einem besonderen Layout. Üblich ist, dass Menschen aus der Zielgruppe den Text auf Verständlichkeit prüfen, bevor er als Leichte Sprache gilt.

Ein Beispiel für denselben Inhalt:

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Zielgruppe benennen. Für wen ist der Text? Kinder, Zugewanderte, ältere Menschen, Personen mit Lernschwierigkeiten? Je nachdem brauchen Sie Einfache oder Leichte Sprache.

1. Stufe wählen. Für die meisten Informationen reicht Einfache Sprache. Leichte Sprache ist aufwendiger und lohnt sich bei wichtigen, häufig gebrauchten Texten für Menschen mit besonderem Bedarf.

1. KI als Entwurfshilfe nutzen. Lassen Sie den Text mit der Vorlage unten vereinfachen. Geben Sie nur öffentliche oder neutrale Inhalte ein.

1. Inhalt prüfen. Stimmen Fristen, Beträge, Pflichten und Adressen noch? Vereinfachen darf den Inhalt nicht verändern oder weglassen, was rechtlich wichtig ist.

1. Fachlich freigeben. Die zuständige Stelle liest den vereinfachten Text und gibt ihn frei.

1. Mit Menschen testen. Lassen Sie den Text von zwei, drei Personen aus der Zielgruppe lesen. Fragen Sie: Was haben Sie verstanden? Was ist unklar?

1. Richtig bezeichnen. Schreiben Sie «Einfache Sprache» oder «vereinfachter Text», wenn keine Prüfung durch die Zielgruppe stattfand. Verwenden Sie «Leichte Sprache» nur, wenn die Regeln eingehalten und der Text geprüft wurde.

1. Fachstelle beiziehen. Für Leichte Sprache gibt es spezialisierte Büros und Prüfgruppen. Für wichtige Texte lohnt sich diese Unterstützung.

Vorlage zum Kopieren

Du hilfst einer Schweizer Gemeindeverwaltung, einen Text in Einfache Sprache zu übertragen.

Zielgruppe: [z. B. Personen, die neu in die Schweiz gezogen sind, mit Deutschniveau etwa A2]
Ziel: Die Leserinnen und Leser sollen verstehen, was sie tun müssen und bis wann.

Regeln:
- Kurze Sätze mit höchstens 15 Wörtern, ein Gedanke pro Satz.
- Bekannte Wörter; Fachwörter nur, wenn nötig, und dann in einem Halbsatz erklärt.
- Schweizer Schreibweise (ss statt ß). Anrede «Sie».
- Fristen, Beträge, Adressen und Pflichten NICHT verändern oder weglassen.
- Wenn etwas unklar ist, stelle eine Rückfrage, statt zu raten.

Gib am Ende eine Liste «Das muss die Fachstelle prüfen» mit allen Zahlen, Fristen und Rechtsbegriffen aus dem Text.

Text: [öffentlichen Text hier einfügen]

Passen Sie Zielgruppe und Regeln an, zum Beispiel kürzere Sätze für ein jüngeres Publikum.

Worauf Sie achten müssen

• Inhaltliche Fehler. Beim Vereinfachen können Bedingungen verloren gehen, etwa «nur wenn». Vergleichen Sie jede Zahl und Frist mit dem Original.
• Rechtliche Verbindlichkeit. Ein vereinfachter Text ersetzt nicht den rechtlich verbindlichen Wortlaut. Weisen Sie darauf hin, wo das der Fall ist.
• Falsche Etikette. «Leichte Sprache» ist eine Zusage. Nutzen Sie die Bezeichnung nur, wenn Regeln und Prüfung erfüllt sind.
• Datenschutz. Geben Sie keine Fallschilderungen mit Namen ein, nur allgemeine Texte. Siehe Welche Daten darf ich nicht in eine KI eingeben?.
• Barrierefreiheit ist mehr als Sprache. Schriftgrösse, Kontrast, Gliederung und Alternativtexte für Bilder gehören dazu. Eine Checkliste finden Sie unter Barrierearme Bürgerinformation prüfen.
• Kulturelle Passung. Redewendungen und Bilder können verwirren. Verzichten Sie darauf.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Verwaltung einer Gemeinde im Kanton Solothurn lässt ihr Merkblatt zur Anmeldung vereinfachen. Der erste KI-Entwurf ist deutlich kürzer, lässt aber die Frist von 14 Tagen weg und erwähnt nicht, dass bei einem Umzug innerhalb der Gemeinde eine andere Regel gilt.

Die zuständige Mitarbeiterin vergleicht den Text mit dem Original und ergänzt die fehlenden Punkte. Danach lässt sie den Text von drei Personen aus einem Deutschkurs lesen. Zwei stolpern über das Wort «Wohnsitznahme», das sie durch «einziehen» ersetzt.

Die Gemeinde publiziert den Text als «Einfache Sprache» und nicht als «Leichte Sprache». Das ist ehrlich und deutlich besser als vorher. Für ein besonders wichtiges Dokument plant sie später eine geprüfte Version in Leichter Sprache.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Ihr Team lernen möchte, wie man KI für Bürokommunikation und mehrsprachige Kommunikation sinnvoll nutzt und Ergebnisse prüft, bieten die KI- und IT-Kurse für konkrete Arbeitsaufgaben von absofort passende Inhalte. Beschrieben sind unter anderem Kurse zu E-Mails und Meetings sowie zu mehrsprachiger Kommunikation, mit Praxisaufgaben und KI-Lerncoach.

Eine formale Prüfung als Leichte Sprache durch Zielgruppen ist dort nicht beschrieben. Dafür wenden Sie sich an dafür spezialisierte Stellen.

Häufige Fragen

Darf ich «Leichte Sprache» schreiben, wenn die KI es so nennt?

Nein, die Bezeichnung der KI ist kein Qualitätsnachweis. Verwenden Sie «Leichte Sprache» nur, wenn die Regeln eingehalten und der Text mit der Zielgruppe geprüft wurde. Sonst ist «Einfache Sprache» oder «vereinfachter Text» ehrlicher.

Ist Einfache Sprache nur für Menschen mit Beeinträchtigung?

Nein. Sie hilft vielen: Menschen, die Deutsch lernen, Personen unter Zeitdruck oder in schwierigen Lebenslagen. Auch Fachleute lesen einen klaren Text lieber.

Kann die KI den Text auch auf Verständlichkeit prüfen?

Sie kann Hinweise geben, etwa zu langen Sätzen oder schwierigen Wörtern. Ob der Text tatsächlich verstanden wird, zeigt aber nur ein Test mit echten Leserinnen und Lesern.

Muss der Originaltext weiterhin vorhanden sein?

Bei rechtlich verbindlichen Texten ja. Der vereinfachte Text ergänzt das Original und ersetzt es nicht. Verlinken Sie beide klar voneinander.