Bürgerinformationen auf Verständlichkeit und Hürden prüfen

Das Problem

Die Gemeinde veröffentlicht ein Merkblatt zur neuen Abfallregelung. Es ist korrekt, vollständig und mit Verweisen auf das Reglement versehen. Und es wird kaum verstanden. Die Sätze sind lang, es gibt viele Fachwörter, und was man tun soll, steht irgendwo im dritten Absatz. Die Folge sind Anrufe am Schalter und Ärger über Bussen, die niemand erwartet hat.

Verständlichkeit ist keine Frage von Intelligenz. Menschen lesen Texte der Verwaltung oft unter Stress oder mit wenig Zeit. Manche haben Deutsch als Zweitsprache, andere Leseschwierigkeiten oder eine Sehbehinderung. Wer nicht versteht, was gemeint ist, handelt falsch oder gar nicht.

Barrierearme Bürgerinformation heisst: Hürden abbauen, damit möglichst viele Menschen die Information nutzen können. Mit einer Checkliste und KI als Prüfhilfe lässt sich viel erreichen. Das Urteil, ob ein Text wirklich verständlich ist, fällen aber die Leserinnen und Leser.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt: Texte prüfen

1. Bestimmen Sie die Zielgruppe. Wer soll den Text lesen? Alle Einwohnenden, eine bestimmte Gruppe, Personen mit wenig Vorwissen?
2. Bestimmen Sie das Ziel. Was sollen die Lesenden wissen oder tun? Schreiben Sie das in einem Satz auf. Steht diese Botschaft ganz vorn im Text?
3. Prüfen Sie die Sprache. Kurze Sätze, bekannte Wörter, Fachbegriffe erklärt, aktive statt passive Formulierungen. Siehe Behördensprache verständlich umformulieren.
4. Prüfen Sie die Struktur. Sprechende Zwischentitel, kurze Abschnitte, Listen für Schritte, Wichtiges hervorgehoben.
5. Prüfen Sie Handlungsaufforderungen. Wer muss was bis wann tun? Wo meldet man sich? Steht die Telefonnummer beim Text?
6. Prüfen Sie Format und Zugang. Schriftgrösse, Kontrast, Zeilenabstand, lesbare PDF, Bilder mit Textbeschreibung, Links mit verständlichem Text.
7. Lassen Sie die KI als Prüfhilfe laufen. Mit dem Auftrag unten markiert sie schwierige Stellen und schlägt Verbesserungen vor.
8. Testen Sie mit echten Leserinnen und Lesern. Zwei bis fünf Personen lesen den Text und sagen mit eigenen Worten, was sie tun sollen. Passen Sie an.

Vorlage zum Kopieren

Geben Sie nur öffentliche Texte ein, keine Briefe an einzelne Personen.

Prüfe den folgenden Text einer Schweizer Gemeindeverwaltung auf Verständlichkeit für Einwohnende ohne Vorwissen: [Text einfügen].
Aufgaben: 1. Markiere Sätze mit mehr als 20 Wörtern, Fachbegriffe, Passivformulierungen und Schachtelsätze und nenne zu jeder Stelle eine einfachere Formulierung. 2. Prüfe, ob die wichtigste Handlungsaufforderung (wer, was, bis wann) am Anfang steht, und schlage sonst eine Umstellung vor. 3. Schlage Zwischentitel und eine Gliederung vor. 4. Liste Begriffe auf, die erklärt werden sollten. 5. Gib eine Einschätzung in drei Stufen (gut verständlich, teilweise verständlich, schwer verständlich) mit kurzer Begründung.
Verändere keine rechtlichen Aussagen, Fristen oder Beträge. Markiere Stellen, bei denen eine Änderung die Bedeutung verschieben könnte, mit [Rechtsprüfung].

Die KI-Einschätzung ersetzt keinen Test mit echten Leserinnen und Lesern.

Checkliste für verständliche Bürgerinformation

Worauf Sie achten müssen

• Rechtliche Genauigkeit: Vereinfachen darf den Inhalt nicht verfälschen. Rechtlich relevante Texte lässt die Rechtsstelle prüfen.
• «Einfache» und «Leichte Sprache»: Leichte Sprache folgt festen Regeln und wird in der Regel von Prüfgruppen kontrolliert. Einfache Sprache ist weniger streng. Prüfen Sie, welche Stufe Sie brauchen und wer die Qualität sichert.
• Barrierefreiheit geht über den Text hinaus: Dazu gehören lesbare Dokumente, Alternativtexte für Bilder und gut bedienbare Webseiten. Klären Sie Anforderungen für Ihre Verwaltung mit der zuständigen Stelle. Siehe auch Barrierefreie Bildbeschreibungen.
• Mehrsprachigkeit: Informationen in anderen Sprachen sollten fachkundig geprüft werden, siehe Mehrsprachige Verwaltungsschreiben.
• KI-Einschätzungen sind grob: Sie erkennen formale Schwächen, aber nicht zwingend, was für Ihre Einwohnenden schwierig ist.
• Keine Personendaten: Prüfen Sie öffentliche Texte, nicht individuelle Schreiben mit Namen und Fällen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Gemeinde Wohlen AG verschickt jährlich ein Informationsblatt zu Abfallentsorgung und Gebühren an alle Haushalte.

Vorher: Das Blatt umfasst zwei eng bedruckte Seiten mit Verweisen auf das Reglement. Jedes Jahr gehen viele Anrufe ein, besonders zu Sperrgut und Gebührenmarken, und mehrere Haushalte entsorgen falsch.

Nachher: Die Verwaltung lässt den Text mit KI auf schwierige Stellen prüfen, kürzt ihn auf eine Seite mit Zwischentiteln und erklärt Begriffe. Die Rechtsstelle prüft die Fassung. Drei Einwohnerinnen testen sie. Das Blatt hat grössere Schrift und die Telefonnummer steht gleich bei den Hinweisen. Im folgenden Jahr gibt es weniger Anrufe zu denselben Themen.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer Texte, Informationen und Formulare mit KI überarbeiten lernen möchte, findet bei absofort KI-Kurse für konkrete Arbeitsaufgaben Angebote zur Bürokommunikation, zu mehrsprachiger Kommunikation, Kundenservice und FAQ sowie zu betrieblichen KI-Richtlinien. Praxisaufgaben, KI-Lerncoach und verifizierbarer Abschluss sind beschrieben.

Prüfungen auf Barrierefreiheit nach gesetzlichen Standards sind nicht Kursinhalt.

Häufige Fragen

Wie lang darf ein Satz in Bürgerinformationen sein?

Als Faustregel höchstens 15 bis 20 Wörter. Entscheidend ist, dass jeder Satz einen Gedanken enthält. Längere Sätze sind möglich, wenn sie klar gegliedert sind, aber selten nötig.

Muss alles in Leichter Sprache vorliegen?

Nein. Für wichtige Informationen, die viele betreffen, kann eine Fassung in Leichter Sprache sinnvoll sein. Sie wird nach festen Regeln erstellt und geprüft. Fragen Sie bei Bedarf Fachstellen für Leichte Sprache.

Wie finde ich Testpersonen?

Fragen Sie Mitarbeitende anderer Abteilungen, Angehörige oder Vertretende von Quartiervereinen und Seniorengruppen. Wichtig ist, dass sie das Thema nicht beruflich kennen. Danken Sie ihnen für ihre Zeit.