Behördensprache mit KI verständlich umformulieren

Das Problem

«Gestützt auf Art. 17 des Reglements und in Anwendung der einschlägigen Bestimmungen wird Ihr Gesuch, soweit darauf einzutreten ist, abgewiesen.» Ein solcher Satz ist juristisch sauber. Wer ihn bekommt, versteht oft nur: Es ist nicht gut. Warum? Was kann man tun? Bis wann?

Verwaltungsschreiben sind für viele schwer zu verstehen. Das gilt nicht nur für Menschen mit anderen Erstsprachen oder wenig Schulbildung, sondern für fast alle. Die Folge: Rückfragen am Schalter und am Telefon, verpasste Fristen, Einsprachen aus Unverständnis und Ärger. Das kostet beide Seiten Zeit.

Verständliche Sprache heisst nicht, rechtliche Genauigkeit aufzugeben. Sie heisst, die Aussage an den Anfang zu stellen, kurze Sätze zu schreiben, Fachbegriffe zu erklären und klar zu sagen, was die Person tun kann oder muss. Eine KI kann beim sprachlichen Umbau helfen. Sie kann aber auch Aussagen verändern oder Pflichthinweise weglassen. Deshalb braucht es klare Vorgaben und eine sorgfältige Kontrolle.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Schreibart wählen. Nicht jedes Schreiben muss in Leichter Sprache sein. Entscheiden Sie, welche Stufe passt: gut verständliches Deutsch für alle oder besonders einfache Sprache für bestimmte Gruppen. Das bestimmt die Regeln im Prompt.

1. Kernaussage festlegen. Schreiben Sie in einem Satz auf: Was ist entschieden worden, und was soll die Person tun? Diese Aussage gehört an den Anfang.

1. Pflichtinhalte markieren. Markieren Sie alles, was rechtlich nötig ist: Rechtsmittelbelehrung, Fristen, Gesetzesverweise, Beträge, Aktenzeichen. Das bleibt wörtlich erhalten.

1. Text vorbereiten. Entfernen Sie Namen und persönliche Angaben, wenn Sie ein öffentliches Werkzeug verwenden. Besser: Sie nutzen ein von Ihrer Verwaltung freigegebenes Werkzeug. Mehr dazu: KI in der Gemeindeverwaltung: Datenschutzfragen.

1. Umformulieren lassen. Kopieren Sie die Vorlage unten, geben Sie Text und Pflichtinhalte ein.

1. Vergleichen. Legen Sie Original und Entwurf nebeneinander. Stimmen Entscheid, Begründung, Fristen und Hinweise? Hat die KI eine Einschränkung weggelassen?

1. Testlesen lassen. Geben Sie den Entwurf einer Person ausserhalb der Verwaltung. Kann sie in eigenen Worten sagen, was sie tun soll?

1. Fachliche Freigabe einholen. Rechtsdienst oder Leitung prüft, ob der Text rechtlich haltbar ist. Bei Verfügungen mit Rechtsmittel ist das besonders wichtig.

1. Vorlagen pflegen. Übernehmen Sie bewährte Formulierungen in Ihre Vorlagen und halten Sie Version und Datum fest.

Vorlage zum Kopieren

Du überarbeitest für eine Schweizer Verwaltung einen Brief in gut verständliches Deutsch. Du darfst keine Fakten, Zahlen, Fristen oder rechtlichen Hinweise verändern, hinzufügen oder weglassen. Alle Angaben sind anonymisiert.

Originaltext:
[Text einfügen]

Kernaussage, die zuerst stehen soll: [ein Satz]
Pflichtinhalte, die wörtlich erhalten bleiben müssen: [z. B. Rechtsmittelbelehrung, Frist von 30 Tagen, Gesetzesverweis]
Leserschaft: [z. B. Privatpersonen ohne Verwaltungskenntnisse]

Regeln:
1. Beginne mit der Kernaussage und dem, was die Person tun kann oder muss.
2. Schreibe kurze Sätze (höchstens 18 Wörter) und Alltagswörter. Erkläre unvermeidliche Fachwörter in Klammern.
3. Gliedere mit Zwischentiteln und einer nummerierten Liste für Schritte.
4. Setze die Pflichtinhalte unverändert an das Ende unter «Wichtige Hinweise».
Liste danach unter «Prüfhinweise» alle Stellen auf, an denen du unsicher warst. Sprache: Sie-Form, Schweizer Rechtschreibung.

Fügen Sie die Pflichtinhalte immer wörtlich ein. So wird die KI sie nicht umformulieren.

Worauf Sie achten müssen

• Rechtliche Wirkung: Bei Verfügungen und Entscheiden hat jedes Wort Gewicht. Eine Vereinfachung darf nichts an Inhalt und Rechtsmittelbelehrung ändern. Die Freigabe erfolgt durch die zuständige Stelle.
• Auslassungen und Umdeutungen: KI kürzt gern. Vergleichen Sie Absatz für Absatz. Siehe Nur bereitgestellte Informationen nutzen.
• Datenschutz und Amtsgeheimnis: Verwaltungsschreiben enthalten Personendaten. Nur freigegebene Werkzeuge verwenden, sonst anonymisieren.
• Zahlen und Daten kontrollieren: KI verändert beim Umformulieren Zahlen und Daten. Prüfen Sie jede Angabe.
• Verständlichkeit testen: Was Fachleute für klar halten, versteht nicht jeder. Ein Testleser zeigt Schwachstellen.
• Ton: Freundlich, aber nicht kumpelhaft. Behörden bleiben bei der Sie-Form und einem respektvollen Ton.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Das Steueramt einer Gemeinde im Aargau verschickt jedes Jahr ein Schreiben zur Zahlungsfrist. Es führt regelmässig zu Anrufen: «Muss ich jetzt zahlen oder nicht?» Die Leiterin überarbeitet den Text mit der Vorlage. Sie gibt Frist, Betragsangabe und Hinweis auf Zahlungsmöglichkeiten als Pflichtinhalte vor.

Die KI liefert eine Fassung mit der Kernaussage «Bitte zahlen Sie bis [Datum]» am Anfang und einer nummerierten Liste der Zahlungswege. Beim Vergleich fällt auf, dass sie den Hinweis auf Mahngebühren abgeschwächt hat. Die Leiterin stellt ihn wieder wörtlich her, die Gemeindeschreiberin gibt den Text frei. Im nächsten Jahr gehen deutlich weniger Anrufe ein. Genaue Zahlen hat die Gemeinde nicht ausgewertet, aber das Team spürt den Unterschied.

So hilft Ihnen Alpasana

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Eine rechtliche Prüfung von Verfügungen oder Reglementen gehört nicht dazu. Sie bleibt bei den Fachpersonen Ihrer Verwaltung.

Häufige Fragen

Muss ein Behördenbrief immer in Leichter Sprache sein?

Nein. Gut verständliches Deutsch genügt in den meisten Fällen. Leichte Sprache ist für bestimmte Zielgruppen sinnvoll und folgt eigenen Regeln.

Darf ich Gesetzesverweise weglassen?

Bei Entscheiden meist nicht. Nennen Sie sie, aber erklären Sie den Inhalt in einem Satz. Die Verweise gehören oft an den Schluss.

Wie vermeide ich Rückfragen?

Sagen Sie klar, was die Person tun soll, bis wann und wohin sie sich bei Fragen wenden kann. Eine Hilfe für Nachforderungen bietet Fehlende Unterlagen anfordern.