Verwaltungsformulare verständlicher machen mit KI

Das Problem

Das Anmeldeformular für die Kinderbetreuung wird jedes Mal falsch ausgefüllt. Bei «Wohnsitz» tragen die einen die Adresse ein, die anderen das Datum des Umzugs. «Anzahl Haushaltsmitglieder» wird mal mit, mal ohne Kinder gezählt. «Massgebendes Einkommen» versteht kaum jemand. Die Mitarbeitenden müssen bei fast jedem Formular nachfragen oder korrigieren.

Das kostet Zeit auf beiden Seiten. Die Bürgerinnen und Bürger fühlen sich überfordert, die Verwaltung bearbeitet unvollständige Anträge mehrfach. Dabei sind die Fragen meist nicht schlecht gemeint, sie sind in der Fachsprache der Verwaltung formuliert und setzen Wissen voraus, das die Ausfüllenden nicht haben.

Verständlichere Formulare sparen Rückfragen und Fehler. KI kann helfen, Fragen umzuformulieren und Ausfüllhilfen zu entwerfen. Wichtig bleibt: Rechtliche Begriffe und Vorgaben dürfen nicht verfälscht werden, und jede neue Fassung wird geprüft und getestet.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Finden Sie die Stolpersteine. Welche Felder werden am häufigsten falsch oder gar nicht ausgefüllt? Fragen Sie die Mitarbeitenden, die täglich damit arbeiten. Eine Strichliste über vier Wochen hilft.
2. Klären Sie, was fest ist. Welche Begriffe und Fragen sind rechtlich vorgegeben? Welche können Sie anders formulieren? Das klärt die Rechtsstelle.
3. Sammeln Sie die Originalfragen. Schreiben Sie jede Frage mit Hilfetext und Pflichtfeld-Status in eine Tabelle.
4. Lassen Sie die KI Umformulierungen vorschlagen. Mit dem Auftrag unten erhalten Sie pro Frage eine verständliche Variante und einen kurzen Ausfüllhinweis mit Beispiel.
5. Prüfen Sie sachlich. Hat sich der Sinn geändert? Fehlt etwas? Rechtliche Begriffe bleiben, werden aber erklärt, zum Beispiel «Massgebendes Einkommen (Einkommen laut letzter Steuerveranlagung)».
6. Prüfen Sie Pflichtfelder. Welche Angaben braucht die Verwaltung wirklich? Streichen Sie Fragen, die niemand auswertet. Siehe Anträge auf Vollständigkeit prüfen.
7. Testen Sie mit drei bis fünf Personen. Möglichst Menschen, die das Formular noch nie gesehen haben. Lassen Sie sie laut denken: Was verstehen sie, wo zögern sie?
8. Setzen Sie es ein und messen Sie. Zählen Sie nach vier Wochen erneut die Fehler und Rückfragen. Passen Sie nach.

Vorlage zum Kopieren

Geben Sie nur die Fragen und Hilfetexte des leeren Formulars ein, keine ausgefüllten Formulare.

Hier sind die Fragen eines Formulars einer Schweizer Gemeindeverwaltung (leeres Formular, ohne persönliche Angaben): [Fragen mit Hilfetexten und Angabe, welche Begriffe rechtlich vorgegeben sind].
Aufgaben: 1. Formuliere jede Frage in einfacher Sprache (Anrede «Sie», kurze Sätze, keine Amtssprache), behalte aber rechtlich vorgegebene Begriffe bei und erkläre sie in Klammern. 2. Schreibe zu jeder Frage einen Ausfüllhinweis mit einem erfundenen Beispiel. 3. Markiere Fragen, die mehrdeutig sind oder bei denen ich rechtlich prüfen soll, ob die Formulierung geändert werden darf, mit [Rechtsprüfung]. 4. Schlage vor, welche Fragen für alle sichtbar sind und welche nur bei bestimmten Antworten erscheinen sollten.
Verändere keine inhaltlichen Anforderungen und füge keine neuen Pflichtangaben hinzu.

Die Rechtsstelle prüft alle Formulierungen, die rechtlich relevante Begriffe betreffen.

Von der Amtssprache zur verständlichen Frage

Worauf Sie achten müssen

• Rechtliche Vorgaben: Formulare beruhen auf Gesetzen und Verordnungen. Änderungen am Wortlaut, die den Sinn verschieben, können Folgen haben. Lassen Sie alles von der zuständigen Stelle prüfen.
• Datenschutz: Fragen Sie nur ab, was nötig ist. Jede zusätzliche Angabe ist eine Datenerhebung, die begründet sein muss. Hinweise bietet privatim.
• Keine ausgefüllten Formulare in der KI: Ausgefüllte Formulare enthalten Personendaten. Für die Verbesserung genügen leere Formulare und erfundene Beispiele.
• Barrierefreiheit: Verständlichkeit hat auch mit Schriftgrösse, Kontrasten und Struktur zu tun. Siehe Bürgerinformation prüfen.
• Sprachen: In mehrsprachigen Gemeinden braucht jede Sprachfassung eigene Prüfung. Maschinelle Übersetzungen können Fehler enthalten.
• Testen mit Betroffenen: Was die Verwaltung klar findet, ist nicht immer klar für Bürger. Testen Sie mit Laien.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Schulverwaltung einer Gemeinde bei Zürich verwendet ein Formular für die Anmeldung zur Tagesschule.

Vorher: Bei rund einem Drittel der Anmeldungen fehlen Angaben oder sind falsch. Die Sekretärin ruft Eltern an und korrigiert. Besonders die Fragen zu Betreuungstagen und Einkommen sorgen für Verwirrung.

Nachher: Die Schulverwaltung stellt die Fragen in eine Tabelle und lässt sie mit der KI verständlicher formulieren. Die Rechtsstelle gibt die Anpassungen frei. Vier Elternpaare testen die neue Fassung, und zwei Fragen werden nochmals angepasst. Nach vier Wochen gibt es weniger Rückfragen, und die Sekretärin hat mehr Zeit für andere Aufgaben.

So hilft Ihnen Alpasana

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Rechtliche Prüfung von Verwaltungsformularen ist nicht Kursinhalt.

Häufige Fragen

Dürfen wir Formulare einfach umformulieren?

Nicht jede Formulierung ist frei. Wo Gesetze oder Reglemente Begriffe vorgeben, braucht es die Zustimmung der zuständigen Stelle. Erklärungen in Klammern oder Hinweisen sind oft unproblematisch, klären Sie das im Einzelfall.

Wie erkenne ich, welche Fragen verwirren?

An Rückfragen, Fehlern und Auslassungen. Fragen Sie auch die Mitarbeitenden am Schalter. Ein Test mit fünf Personen zeigt meist die grössten Stolpersteine.

Kann die KI das Formular auch online gestalten?

Sie kann Texte, Hinweise und Aufbau vorschlagen, doch für Online-Formulare gelten zusätzliche Anforderungen an Datenschutz, Sicherheit und Barrierefreiheit. Klären Sie diese mit Ihrer IT und der Datenschutzstelle.