Anträge mit KI auf fehlende Angaben prüfen

Das Problem

Ein Antrag trifft ein: für eine Bewilligung, einen Beitrag, eine Bescheinigung. Sie öffnen ihn und beginnen zu lesen. Auf Seite zwei fehlt die Unterschrift, auf Seite drei ein Nachweis, und die Angaben zur Adresse passen nicht zu denen im Beiblatt. Wäre das früher aufgefallen, hätte man die Person sofort um die Ergänzung bitten können. Stattdessen liegt der Antrag eine Woche auf dem Stapel, und erst dann bemerken Sie die Lücken.

Für Sachbearbeitende in Verwaltungen, Versicherungen, Stiftungen oder Verbänden ist das ein Alltagsproblem. Anträge kommen in unterschiedlicher Qualität, mit unterschiedlichen Anhängen und in verschiedenen Formaten. Jedes Nachfragen kostet Zeit und verzögert das Verfahren, was für Antragstellende frustrierend ist.

Eine strukturierte Prüfliste hilft: Sie hält fest, welche Angaben und Unterlagen für eine Art von Anträgen nötig sind. Eine KI kann dabei helfen, einen Antrag mit dieser Liste abzugleichen und Lücken zu markieren. Sie entscheidet aber nicht über die Voraussetzungen, die Zuständigkeit oder das Ergebnis. Diese Beurteilung bleibt bei den zuständigen Personen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Antragsart festlegen. Beginnen Sie mit einer Art von Anträgen, die oft vorkommt und bei der häufig Angaben fehlen.

1. Anforderungen sammeln. Notieren Sie aus Reglement, Merkblatt oder Formular, was erforderlich ist: Angaben zur Person oder Organisation, Beilagen, Nachweise, Unterschriften, Fristen. Das Reglement hat Vorrang, nicht die KI.

1. Prüfliste erstellen. Schreiben Sie die Anforderungen als einzelne, prüfbare Punkte auf. «Aktueller Auszug beigelegt, nicht älter als [X]» ist prüfbar, «Unterlagen vollständig» nicht. Die KI kann Ihnen helfen, Punkte klar zu formulieren.

1. Datenschutz klären. Anträge enthalten Personendaten. Klären Sie, welche Werkzeuge Sie nutzen dürfen und ob eine Anonymisierung nötig ist. Siehe KI in der Gemeindeverwaltung: Datenschutzfragen.

1. Abgleich vorbereiten. Beschreiben Sie, was im Antrag vorhanden ist, in Stichworten, ohne Namen und Nummern. Bei einem freigegebenen Werkzeug können Sie auch den anonymisierten Text verwenden.

1. Abgleich mit KI durchführen. Geben Sie Prüfliste und Antragsangaben in die Vorlage unten. Die KI nennt, was vorhanden ist, was fehlt und was unklar ist.

1. Ergebnis kontrollieren. Prüfen Sie jeden Punkt am Antrag. Wurde etwas übersehen, weil es anders bezeichnet war? Haben Sie wirklich Lücken, oder lag das Dokument bei?

1. Rückfrage vorbereiten. Fordern Sie fehlende Angaben in einem Schreiben an, mit klarer Liste und Frist. Eine Vorlage dazu finden Sie unter Fehlende Unterlagen anfordern.

1. Prüfliste verbessern. Halten Sie fest, welche Lücken am häufigsten vorkommen, und passen Sie Formular oder Merkblatt an. Das spart langfristig die meiste Arbeit.

Vorlage zum Kopieren

Du hilfst einer Sachbearbeiterin in der Schweiz, einen Antrag auf Vollständigkeit zu prüfen. Du beurteilst nie, ob die Voraussetzungen erfüllt sind, und du entscheidest nichts. Alle Angaben sind anonymisiert.

Antragsart: [z. B. Gesuch um Beitrag an Vereinsanlass]
Prüfliste (Anforderungen laut Merkblatt, Originaltext):
1. [z. B. Gesuchsformular vollständig ausgefüllt und unterschrieben]
2. [z. B. Budget beigelegt]
3. [z. B. Statuten des Vereins beigelegt]
4. [z. B. Bankverbindung angegeben]

Was im Antrag vorhanden ist (Stichworte):
[z. B. Formular ausgefüllt, Unterschrift fehlt; Budget beigelegt; Statuten nicht erwähnt; Bankverbindung angegeben]

Erstelle eine Tabelle: Punkt der Prüfliste, Status (vorhanden / fehlt / unklar), Bemerkung. Liste danach die fehlenden und unklaren Punkte und schlage zu jedem eine kurze, höfliche Rückfrage vor.
Nutze nur die Angaben oben. Wenn etwas nicht eindeutig ist, schreibe «unklar». Sprache: sachlich, Schweizer Rechtschreibung.

Passen Sie Antragsart und Prüfliste an. Je genauer die Punkte formuliert sind, desto verlässlicher der Abgleich.

Worauf Sie achten müssen

• Keine Entscheidungen durch KI: Die KI prüft Vollständigkeit, nicht Zulässigkeit oder Begründetheit. Bei Verfahren mit rechtlicher Wirkung bleibt die Entscheidung bei der zuständigen Person.
• Übersehene Unterlagen: Die KI sieht nur, was Sie ihr geben. Wenn ein Dokument anders benannt ist, meldet sie «fehlt». Prüfen Sie am Antrag.
• Datenschutz: Anträge enthalten Personendaten, manchmal sensible. Nutzen Sie nur freigegebene Werkzeuge und anonymisieren Sie.
• Gleichbehandlung: Alle Antragstellenden sollen dieselbe Prüfung erhalten. Verwenden Sie dieselbe Prüfliste und dieselben Rückfragetexte.
• Fristen beachten: Verfahrensfristen laufen auch während Rückfragen weiter oder werden unterbrochen, je nach Verfahren. Das klären Sie mit der Rechtsstelle.
• Menschliche Kontrolle: Bei grösserer Tragweite gilt das Vier-Augen-Prinzip.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: In einer Stadtverwaltung bei Winterthur gehen jährlich rund hundert Gesuche um Unterstützung von Vereinsanlässen ein. Fast jedes zweite ist unvollständig, und die Sachbearbeiterin schreibt immer wieder ähnliche Nachforderungen. Gemeinsam mit ihrer Leiterin formuliert sie aus dem Reglement eine Prüfliste mit acht prüfbaren Punkten.

Mit der Vorlage gleicht sie neue Gesuche ab, nachdem sie die Angaben ohne Namen in Stichworten notiert hat. Die KI listet Lücken auf, die Sachbearbeiterin prüft sie am Original und versendet die Rückfrage. Nach drei Monaten wertet sie aus: Am häufigsten fehlen Budget und Unterschrift. Sie ergänzt das Gesuchsformular mit einer Checkbox-Liste. Seither fehlen deutlich weniger Unterlagen, und die Bearbeitung geht schneller.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer lernen möchte, KI für Prüfaufgaben im Büro sicher einzusetzen, findet bei absofort unter KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben Kurse zu Bürokommunikation, Excel und Datenverständnis sowie zur nicht-juristischen Strukturierung von Vertragsdokumenten. Sie üben den verantwortungsvollen Einsatz von KI an Praxisaufgaben, begleitet von einem KI-Lerncoach, und erhalten einen verifizierbaren Abschluss.

Rechtliche Beratung zu Verfahren und Zuständigkeiten gehört nicht dazu. Dafür sind die Fachstellen Ihrer Organisation zuständig.

Häufige Fragen

Darf die KI Anträge ablehnen?

Nein. Sie darf höchstens auf Lücken hinweisen. Ablehnungen und Bewilligungen sind Entscheidungen, die Menschen mit Verantwortung treffen.

Kann die KI den Antrag direkt aus einem PDF lesen?

Manche Werkzeuge können das, aber Scans werden oft falsch gelesen. Prüfen Sie am Original und beachten Sie den Datenschutz.

Wie gehe ich mit Anträgen in anderen Sprachen um?

Die KI kann beim Verstehen helfen, aber wichtige Angaben prüfen Sie mit einer sprachkundigen Person. Hilfe zu mehrsprachigen Schreiben bietet Verwaltungsschreiben mehrsprachig vorbereiten.