Formulare verständlich erklären: KI-Hilfe für Behörden

Das Problem

Das Formular zur Gesuchstellung für eine Sondernutzung ist drei Seiten lang. In Feld 7 steht «Angaben zum Grundeigentümer bzw. Verfügungsberechtigten». Viele Gesuchstellende wissen nicht, was gemeint ist. Sie lassen das Feld leer oder tragen etwas Falsches ein.

Die Folge: Die Verwaltung schickt das Formular zurück, ruft an oder fragt schriftlich nach. Das kostet beide Seiten Zeit und Nerven. Bei Fristen kann es für die Gesuchstellenden sogar ärgerlich werden, etwa wenn ein Gesuch zu spät vollständig ist.

Eine gute Ausfüllhilfe beantwortet die Fragen, bevor sie entstehen. Dafür braucht es Menschen, die das Formular kennen, und Menschen, die es nicht kennen. KI kann dazwischen vermitteln, indem sie einen ersten Entwurf in einfachen Worten liefert. Entscheidend ist der Ablauf drumherum: Prüfung, Freigabe und Pflege.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Häufige Fehler sammeln. Notieren Sie über einige Wochen, welche Felder falsch oder gar nicht ausgefüllt werden und welche Rückfragen oft kommen. Das sind Ihre wichtigsten Stellen.

1. Formular bereitstellen. Verwenden Sie das leere Formular, nie ein ausgefülltes. Es enthält keine Personendaten und darf grundsätzlich in ein freigegebenes Werkzeug.

1. Felder auflisten. Lassen Sie die KI jedes Feld mit Titel auflisten. So sehen Sie auf einen Blick, wo Erklärungen fehlen.

1. Erklärungen entwerfen lassen. Mit der Vorlage unten entsteht pro Feld ein kurzer Hilfetext: Was gehört hierhin, was nicht, ein erfundenes Beispiel.

1. Fachlich prüfen. Die Sachbearbeitung prüft jeden Satz. Stimmt er? Wird eine Pflicht verharmlost? Fehlt eine Ausnahme? Streichen Sie, was Sie nicht bestätigen können.

1. Mit Laien testen. Geben Sie Ausfüllhilfe und Formular zwei, drei Personen ohne Verwaltungserfahrung. Beobachten Sie, wo sie stocken.

1. Freigabe festlegen. Bestimmen Sie, wer den Hilfetext freigibt und wann er wieder geprüft wird, etwa bei jeder Änderung des Formulars.

1. Veröffentlichen und beobachten. Legen Sie die Hilfe zum Formular auf die Website oder ins Amt. Zählen Sie nach drei Monaten, ob die Rückfragen abgenommen haben.

Vorlage zum Kopieren

Du hilfst einer Schweizer Verwaltung, eine Ausfüllhilfe für ein Formular zu schreiben.

Formular: [Name des Formulars, z. B. «Gesuch um Bewilligung einer Strassenreklame»]
Zielgruppe: [z. B. Privatpersonen und kleine Gewerbebetriebe ohne Verwaltungserfahrung]
Pflichtfelder: [Liste der Feldtitel einfügen]

Aufgabe:
1. Erkläre zu jedem Feld in höchstens zwei kurzen Sätzen, was einzutragen ist. Verwende einfache Sprache.
2. Gib zu jedem Feld ein erfundenes Beispiel an (keine echten Personen oder Adressen).
3. Nenne typische Fehler zu diesem Feld.
4. Wenn die Erklärung von einer Rechtsgrundlage oder einer Gemeindevorgabe abhängt, schreibe «Fachstelle prüfen» und rate nicht.
Erfinde keine Fristen, Gebühren oder Gesetzesartikel.

Setzen Sie Formular, Zielgruppe und Felder ein. Die Texte gelten erst nach Prüfung durch Ihre Fachstelle.

Worauf Sie achten müssen

• Richtigkeit vor Verständlichkeit. Ein einfacher, aber falscher Hilfetext ist schlimmer als ein sperriger richtiger. Jede Aussage muss prüfbar sein.
• Verbindlichkeit klären. Weisen Sie darauf hin, dass die Hilfe nur eine Erklärung ist. Verbindlich sind Formular, Gesetz und Auskunft der Behörde.
• Keine ausgefüllten Formulare in die KI. Echte Einträge enthalten Personendaten. Verwenden Sie leere Formulare oder erfundene Beispiele. Siehe Welche Daten darf ich nicht in eine KI eingeben?.
• Pflegeaufwand. Ändert sich das Formular, muss auch die Hilfe angepasst werden. Legen Sie eine zuständige Person fest.
• Barrierefreiheit. Gut lesbare Schrift, klare Struktur und Alternativen zum Online-Formular gehören dazu. Siehe Barrierearme Bürgerinformation prüfen.
• Mehrsprachigkeit. Wenn Sie Übersetzungen anbieten, braucht auch jede Sprachfassung eine Prüfung. KI-Übersetzungen können Fachbegriffe falsch wiedergeben.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Das Bauamt einer Gemeinde bekommt zu Gesuchen für Solaranlagen viele unvollständige Formulare. Besonders oft fehlen die Angaben zum Standort der Anlage auf dem Dach und die Zustimmung der Eigentümerschaft.

Eine Mitarbeiterin lässt sich mit der KI zu jedem Feld einen kurzen Hilfetext entwerfen und bespricht ihn mit der Bauverwalterin. Zwei Sätze werden gestrichen, weil sie eine Ausnahme versprachen, die es nur im Einzelfall gibt. Zwei Personen aus dem Dorf testen die Hilfe vorab.

Vorher: etwa jedes zweite Gesuch mit Rückfragen. Nachher: Rückfragen nur noch bei besonderen Fällen. Das Bauamt hat nicht gezählt, sondern nach Gefühl geschätzt und notiert deshalb ab sofort jede Rückfrage in einer Strichliste, um den Effekt wirklich messen zu können.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Formulare verständlicher werden oder Abläufe dahinter vereinfacht werden sollen, kann eine Prozessaufnahme Ansatzpunkte zeigen. Die KI-Beratung und digitale Transformation umfasst Prozessverbesserung sowie digitale Workflows und Automatisierungen; fachliche Anforderungen an Behördenformulare müssen Sie selbst festlegen.

Ob aus einem Papierformular ein Online-Formular wird, klären Sie zuerst gemeinsam. Projekte werden individuell offeriert.

Häufige Fragen

Darf ich die Ausfüllhilfe direkt von der KI übernehmen?

Nicht ungeprüft. Der Entwurf ist ein Vorschlag. Erst wenn die Fachstelle jeden Satz geprüft und freigegeben hat, sollten Sie ihn veröffentlichen.

Was ist mit Formularen, die kantonal vorgegeben sind?

Dann dürfen Sie das Formular selbst nicht verändern, eine ergänzende Hilfe kann aber trotzdem sinnvoll sein. Klären Sie mit der kantonalen Stelle, ob und wie Sie diese veröffentlichen dürfen.

Wie messe ich, ob die Hilfe wirkt?

Zählen Sie vor und nach der Einführung die Rückfragen und unvollständigen Gesuche über einen vergleichbaren Zeitraum. Auch ein Strichblatt am Schalter reicht. So sehen Sie, ob sich der Aufwand lohnt.

Kann ein Chatbot die Formularfragen beantworten?

Möglich, aber anspruchsvoller. Ein Chatbot braucht geprüfte Grundlagen, klare Grenzen und eine Weiterleitung an Menschen. Beginnen Sie besser mit einer geprüften Ausfüllhilfe als Text.