Bescheide mit KI verständlicher formulieren

Das Problem

Frau Müller arbeitet im Bauamt einer Gemeinde. Nach jeder Baubewilligung oder Ablehnung folgt ein Bescheid mit mehreren Seiten Text: Sachverhalt, rechtliche Würdigung, Dispositiv, Rechtsmittelbelehrung. Die Empfänger rufen oft an: «Was bedeutet das? Muss ich etwas tun? Bis wann?» Die Mitarbeitenden verbringen viel Zeit am Telefon, und manche Betroffene verpassen Fristen, weil sie das Schreiben nicht verstanden haben.

Behördensprache ist präzise, aber schwer lesbar: lange Sätze, Passivkonstruktionen, Fachbegriffe, Verweise auf Gesetzesartikel. Das hat Gründe, denn rechtliche Genauigkeit ist wichtig. Gleichzeitig soll ein Bescheid für die Betroffenen verständlich sein. Wer ihn nicht versteht, kann sich nicht wehren und nichts richtig machen. Verständlichkeit ist deshalb ein Qualitätsmerkmal.

KI kann beim Umformulieren helfen: Sätze kürzen, Fachbegriffe erklären, Struktur verbessern, Zusammenfassungen schreiben. Das ist hilfreich, aber heikel, weil rechtliche Aussagen nicht verändert werden dürfen. Schreiben, die Rechte und Pflichten festlegen (Verfügungen), müssen nach dem Verwaltungsverfahrensrecht bestimmte Elemente enthalten: Sie sind als Verfügung zu bezeichnen, zu begründen und mit einer Rechtsmittelbelehrung zu versehen. Die KI darf daran nichts ändern.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Klären Sie, was Sie vereinfachen. Geht es um das rechtsverbindliche Dispositiv und die Begründung (Fachprüfung zwingend) oder um ein erläuterndes Begleitschreiben, ein Merkblatt oder eine Zusammenfassung (leichter anzupassen)? Eine verständliche Zusatzinformation ist oft der sicherere Weg.

1. Prüfen Sie, ob Sie den Text verwenden dürfen. Bescheide enthalten Personendaten und unterliegen dem Amtsgeheimnis. Geben Sie nur anonymisierte Texte in freigegebene Dienste ein. Klären Sie die Regeln Ihrer Gemeinde oder Ihres Kantons.

1. Legen Sie Zielgruppe und Niveau fest. Wer liest den Text: Privatpersonen, Unternehmen, Personen mit Deutsch als Zweitsprache? Orientieren Sie sich an einfacher Sprache.

1. Markieren Sie unveränderbare Teile. Rechtsmittelbelehrung, Fristen, Beträge, Namen der Behörden, Gesetzesverweise und das Dispositiv bleiben wörtlich. Die KI darf sie nicht umformulieren.

1. Lassen Sie einen Vorschlag erstellen. Die KI schreibt die erläuternden Teile in klarer Sprache um oder erzeugt eine Zusammenfassung mit den wichtigsten Punkten: Was wurde entschieden? Was bedeutet das für Sie? Was müssen Sie tun? Bis wann? Siehe Vorlage unten.

1. Prüfen Sie jede Aussage. Stimmt der Sinn? Wurden Bedingungen weggelassen? Sind Fristen und Beträge korrekt? Haben sich rechtliche Nuancen verändert? Vergleichen Sie Satz für Satz mit dem Original.

1. Lassen Sie die Fachperson freigeben. Juristisch zuständige Personen prüfen und genehmigen die Fassung. Bei Verfügungen bleibt die massgebende Fassung rechtlich verbindlich; die Zusammenfassung ist eine Hilfe.

1. Testen Sie mit Betroffenen. Geben Sie die verständliche Fassung ein paar Personen zum Lesen und fragen Sie, was sie verstehen. Passen Sie an. Eine Prüfliste bietet Einfache Sprache in der Verwaltung prüfen.

Vorlage zum Kopieren

Fügen Sie nur anonymisierte Textteile ein und nur, wenn der Dienst freigegeben ist.

Du unterstützt eine Gemeindeverwaltung in der Schweiz. Du formulierst erläuternde Texte in einfacher Sprache um. Du veränderst NICHT: Dispositiv, Rechtsmittelbelehrung, Fristen, Beträge, Gesetzesverweise, Namen von Behörden. Diese Teile gibst du wörtlich unverändert wieder.
Aufgabe: Erstelle zum folgenden Text eine verständliche Zusammenfassung für Privatpersonen (Niveau B1) mit den Abschnitten: 1) Was wurde entschieden? 2) Was bedeutet das für Sie? 3) Was müssen Sie tun, und bis wann? (Frist wörtlich) 4) Wo können Sie sich melden? 5) Was können Sie tun, wenn Sie nicht einverstanden sind? (nur Verweis auf die Rechtsmittelbelehrung im Bescheid).
Regeln: Verwende kurze Sätze, erkläre Fachbegriffe beim ersten Vorkommen, vermeide Passiv. Ergänze keine Rechtsauskünfte und keine Fristen. Markiere Stellen, bei denen eine Vereinfachung den Sinn verändern könnte, mit [JURISTISCH PRÜFEN]. Deutsch (Schweiz), «Sie».
Text:
[anonymisierter Text]

Prüfen Sie die Zusammenfassung Satz für Satz mit dem Original und lassen Sie sie von der zuständigen Person freigeben.

Worauf Sie achten müssen

• Rechtliche Genauigkeit: Das Dispositiv, die Begründung und die Rechtsmittelbelehrung dürfen nicht verändert werden. Nach dem Bundesgesetz über das Verwaltungsverfahren sind Verfügungen zu begründen und mit einer Rechtsmittelbelehrung zu versehen; für Gemeinden gelten kantonale Verfahrensregeln.
• Sinnveränderung: Beim Kürzen und Vereinfachen können Bedingungen oder Ausnahmen wegfallen. Prüfen Sie jeden Satz.
• Fristen: Fristen gehören wörtlich in das Schreiben. Die KI darf sie nicht berechnen oder ändern.
• Datenschutz und Amtsgeheimnis: Bescheide enthalten Personendaten. Verwenden Sie nur freigegebene Werkzeuge und anonymisierte Texte; siehe Personendaten in der Verwaltung anonymisieren.
• Verantwortung: Die Behörde verantwortet den Inhalt. «Die KI hat es so formuliert» ist keine Entschuldigung.
• Barrierefreiheit: Verständlichkeit ist auch ein Anliegen für Menschen mit Lernschwierigkeiten oder anderer Muttersprache; siehe Barrierearme Bürgerinformation.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Das Bauamt einer Gemeinde im Kanton Bern erhält viele Rückfragen zu Baubewilligungen. Frau Müller lässt zu einem anonymisierten Muster-Bescheid eine Zusammenfassung erstellen und legt sie dem Gemeindeschreiber vor.

Vorher: Anrufe wegen unverständlicher Auflagen. Nachher: Dem Bescheid liegt ein einseitiges Blatt bei: Was wurde entschieden, welche Auflagen gelten, bis wann, wen Sie anrufen können. Der Gemeindeschreiber streicht eine vereinfachte Formulierung, weil sie eine Ausnahme verschweigt, und ergänzt den Hinweis, dass allein der Bescheid massgebend ist. Die Rückfragen am Telefon gehen zurück, und die Fristen werden häufiger eingehalten.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer lernen möchte, KI-Aufträge für Textüberarbeitung klar zu formulieren und Ergebnisse zu prüfen, findet bei absofort den Kurs Prompt Engineering. Sie legen Aufgabe, Rolle, Kontext, Ziel und Ausgabeformat fest, überarbeiten Prompts, prüfen Ergebnisse und berücksichtigen den Datenschutz; ein getestetes Prompt-Set für einen wiederkehrenden beruflichen Prozess entsteht dabei. Der Online-Kurs benötigt keine Programmierkenntnisse und führt zu einem Zertifikat.

Eine juristische Prüfung von Bescheiden oder verwaltungsrechtliche Beratung bietet der Kurs nicht.

Häufige Fragen

Darf ich Verfügungen mit KI umschreiben?

Rechtsverbindliche Teile nicht ohne Fachprüfung. Sicherer sind erläuternde Zusatztexte.

Wie vermeide ich Fehler?

Mit wörtlicher Übernahme von Fristen und Rechtsmittelbelehrung, Satz-für-Satz-Vergleich und Freigabe durch die Fachperson.

Was bringt einfache Sprache?

Weniger Rückfragen, weniger verpasste Fristen und bessere Zugänglichkeit. Das spart langfristig Zeit.

Gibt es Vorlagen für Merkblätter?

Ja, siehe Verwaltungsformulare verständlich gestalten.