Verwaltungsdokumente vor der KI-Nutzung anonymisieren

Das Problem

Eine Sachbearbeiterin möchte einen langen Brief mit einer KI zusammenfassen lassen. Im Text stehen Name, Adresse, Geburtsdatum und eine Krankheitsgeschichte. Sie überlegt, kurz den Namen zu löschen und den Rest einzufügen. Reicht das?

Meist nicht. Auch ohne Namen kann eine Person erkennbar sein, etwa durch die Kombination «Alleinerziehende Mutter, Jahrgang 1982, wohnhaft im Quartier X, Betreibung im März». Wer in einer kleinen Gemeinde arbeitet, kennt solche Fälle sofort. Das nennt man indirekte Identifizierung: Eine Person lässt sich nicht durch ein einzelnes Merkmal, aber durch mehrere zusammen erkennen.

Das Problem ist ernst, weil Verwaltungen mit besonders sensiblen Angaben arbeiten, etwa zu Gesundheit, Sozialhilfe oder Steuern. Eine Eingabe in ein ungeeignetes KI-Werkzeug lässt sich nicht zurückholen. Darum lohnt sich eine klare Routine vor jeder KI-Nutzung.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Entscheiden, ob KI überhaupt nötig ist. Fragen Sie sich, ob die Aufgabe auch mit einem erfundenen Beispiel oder einer Mustervorlage lösbar ist. Oft braucht die KI das echte Dokument gar nicht.

1. Freigegebenes Werkzeug verwenden. Nutzen Sie nur ein Werkzeug, das Ihre Verwaltung für diesen Zweck erlaubt hat. Im Zweifel fragen Sie die Informatik oder Datenschutzstelle.

1. Direkte Angaben ersetzen. Ersetzen Sie Namen, Adressen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, AHV-Nummern, Aktenzeichen und Kontonummern durch Platzhalter wie [PERSON A], [ADRESSE], [AKTENZEICHEN].

1. Indirekte Angaben prüfen. Streichen oder vergröbern Sie Details, die zusammen erkennbar machen: genaues Alter, Beruf, Arbeitgeber, kleine Ortschaften, seltene Ereignisse, Datumsangaben. Aus «34-jährige Floristin aus Safenwil» wird «Person im Erwerbsalter».

1. Versteckte Angaben entfernen. Dokumente enthalten Metadaten, Kommentare und Änderungsverfolgung. Siehe Versteckte Daten in Office-Dateien entfernen.

1. Nach dem Vier-Augen-Prinzip kontrollieren. Eine zweite Person liest das bereinigte Dokument und fragt: Kann ich daraus erkennen, wer gemeint ist?

1. Platzhalterliste getrennt aufbewahren. Wenn Sie die Angaben später wieder einsetzen müssen, führen Sie die Zuordnung in einer separaten, geschützten Datei und nicht im KI-Werkzeug.

1. Ergebnis prüfen und zuordnen. Setzen Sie die Platzhalter erst im eigenen System wieder ein und lesen Sie das Ergebnis kritisch durch.

Vorlage zum Kopieren

Mit dieser Vorlage lassen Sie sich eine Prüfliste für Ihre Dokumentart erstellen. Dazu geben Sie keinen echten Text ein, sondern nur die Beschreibung der Dokumentart.

Ich arbeite in der Verwaltung einer Schweizer [Gemeinde / Stadt / kantonalen Stelle]. Ich möchte Dokumente vom Typ [z. B. Gesuch um Sozialhilfe / Baueinsprache / Schulbrief] anonymisieren, bevor ich sie mit einem KI-Werkzeug bearbeite.

Erstelle eine Prüfliste, die für diesen Dokumenttyp zeigt:
1. Welche direkten Angaben ich entfernen muss.
2. Welche indirekten Angaben eine Person erkennbar machen können.
3. Welche versteckten Stellen (Kopfzeile, Fusszeile, Dateiname, Kommentare, Metadaten) ich kontrollieren soll.
4. Welche Platzhalter ich verwenden kann.
Erfinde keine Rechtsgrundlagen. Schreibe am Ende: «Ob die Bearbeitung zulässig ist, klärt die Datenschutzstelle.»

Setzen Sie den Dokumenttyp ein und ergänzen Sie, was bei Ihnen zusätzlich vorkommt, etwa Parzellennummern.

Worauf Sie achten müssen

• Schwärzen ist nicht dasselbe wie Löschen. Ein schwarzer Balken über einem PDF-Text kann den Text darunter erhalten. Siehe PDF vor dem KI-Upload richtig schwärzen.
• Pseudonymisieren ist nicht anonymisieren. Wer die Zuordnung hat, kann die Person wieder erkennen. Den Unterschied erklärt Anonymisieren oder pseudonymisieren.
• Besonders schützenswerte Angaben. Gesundheit, Sozialhilfe, Religion oder Strafverfahren verlangen besondere Vorsicht. Im Zweifel bleibt das Dokument aus dem KI-Werkzeug.
• Amts- und Berufsgeheimnis. Viele Verwaltungsangaben unterliegen Geheimhaltungspflichten, die über den Datenschutz hinausgehen. Fragen Sie Ihre Rechtsstelle.
• KI zum Anonymisieren? Eine KI ist dafür kein zuverlässiges Werkzeug. Sie kann Angaben übersehen. Und wenn Sie ihr das Originaldokument zeigen, haben Sie die Daten bereits eingegeben.
• Kleine Gemeinden. Je kleiner der Ort, desto schneller ist ein Fall erkennbar. Vergröbern Sie hier besonders konsequent.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Schulverwaltung einer Gemeinde möchte aus Elternbriefen Antworten auf häufige Fragen ableiten. Die Briefe enthalten Namen von Kindern, Klassen, Gesundheitsangaben und Wünsche zu Schulwegen.

Zuerst wird der Zweck gekürzt: Die KI braucht nicht die Briefe, sondern nur die Fragen. Die Mitarbeiterin schreibt die Kernfragen in eigenen Worten auf, ohne Namen, Klassen oder Krankheiten. Aus «Mein Sohn Leon aus der 3b hat Asthma und kann den Schulweg nicht laufen» wird «Eltern fragen, wie bei gesundheitlichen Einschränkungen der Schulweg geregelt wird».

Vorher hätten ganze Briefe in einem Werkzeug gelandet, nachher sind es zehn neutrale Fragen. Das Ergebnis, ein Entwurf für ein Merkblatt, wird von der Schulleitung geprüft.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Ihr Team lernen soll, wie man KI an konkreten Arbeitsaufgaben und mit Einsatzregeln verantwortungsvoll nutzt, bieten die KI- und IT-Kurse für konkrete Arbeitsaufgaben von absofort Kurse zu Bürokommunikation, zu Phishing, Deepfakes und betrieblichen KI-Richtlinien. Praxisaufgaben und ein KI-Lerncoach begleiten das Lernen.

Die Kurse vermitteln Handwerk und Routine. Ob ein bestimmtes Dokument anonymisiert genug ist, entscheidet am Ende Ihre Verwaltung gemeinsam mit der Datenschutzstelle.

Häufige Fragen

Reicht es, nur den Namen durch «Herr X» zu ersetzen?

In der Regel nicht. Wohnort, Alter, Beruf oder ein besonderes Ereignis können die Person trotzdem verraten. Gehen Sie das Dokument Satz für Satz durch und fragen Sie bei jeder Angabe, ob sie für die Aufgabe wirklich nötig ist.

Darf ich die Daten stattdessen durch die KI anonymisieren lassen?

Davon ist abzuraten. Sie müssten das Originaldokument eingeben, und die KI kann Angaben übersehen. Anonymisieren Sie lieber selbst oder mit einem freigegebenen, lokalen Hilfsmittel, und lassen Sie das Ergebnis kontrollieren.

Was ist mit Dokumenten, die schon öffentlich sind?

Auch öffentliche Dokumente können Personendaten enthalten. Ob und wofür sie weiterverarbeitet werden dürfen, ist im Einzelfall zu prüfen. Fragen Sie im Zweifel Ihre Datenschutzstelle.

Wie halte ich die Routine im Team durch?

Legen Sie eine einseitige Checkliste neben den Arbeitsplatz und besprechen Sie sie einmal im Team. Eine kurze Schulung hilft. Wichtig ist, dass niemand sich schämt, nachzufragen.