KI in Behörden: Darf sie über Anträge entscheiden?

Das Problem

In vielen Verwaltungen stapeln sich Gesuche, Anträge und Meldungen. Der Gedanke liegt nahe: Eine KI könnte die Fälle vorsortieren oder gleich einen Entscheid vorschlagen. Das spart Zeit, doch es wirft eine heikle Frage auf: Wer entscheidet eigentlich, die Behörde oder das Werkzeug?

Für die betroffene Person ist ein Entscheid der Behörde nicht einfach eine Auskunft. Er kann eine Bewilligung verweigern, eine Leistung kürzen oder eine Pflicht auferlegen. Darum gelten für solche Entscheide besondere Anforderungen, etwa dass sie begründet sind und angefochten werden können.

Das Problem entsteht oft schleichend. Zuerst schlägt die KI nur einen Text vor. Dann wird er kaum noch gelesen. Am Ende entscheidet faktisch das Werkzeug, obwohl eine Person unterschreibt. Diese Seite zeigt, wo die Grenze verläuft und wie Sie sie im Alltag einhalten.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Aufgaben unterscheiden. Trennen Sie vorbereitende Arbeiten (Unterlagen ordnen, Fristen notieren, Textentwürfe) von der Entscheidung selbst. Für Ersteres ist KI-Unterstützung meist denkbar, für Letzteres bleibt die zuständige Person verantwortlich.

1. Zuständigkeit klären. Wer ist nach Ihrem Reglement oder Gesetz für den Entscheid zuständig? Diese Person oder Stelle darf die Verantwortung nicht an ein Werkzeug abgeben.

1. Rechtsgrundlage prüfen lassen. Fragen Sie Ihre Rechts- oder Datenschutzstelle, ob und wie automatisierte Bearbeitung bei diesem Verfahren zulässig ist. Das revidierte Datenschutzgesetz kennt Regeln zu automatisierten Einzelentscheiden, die im Einzelfall geprüft werden müssen.

1. KI-Rolle schriftlich begrenzen. Halten Sie fest: Die KI schlägt vor, ordnet oder fasst zusammen. Sie entscheidet nicht. Das gehört in die interne Weisung.

1. Echte Prüfung einbauen. Die zuständige Person liest die Unterlagen selbst, vergleicht sie mit dem KI-Vorschlag und darf davon abweichen. Planen Sie dafür Zeit ein, sonst bleibt die Prüfung nur auf dem Papier.

1. Begründung selbst verfassen. Eine Begründung muss erklären, warum der Entscheid so ausfällt. Verwenden Sie KI höchstens für Formulierungshilfe, nie als Ersatz für die inhaltliche Begründung.

1. Nutzung dokumentieren. Notieren Sie, wofür KI eingesetzt wurde. Siehe KI-Nutzung in der Verwaltung dokumentieren.

1. Rechtsmittel nicht vergessen. Entscheide enthalten weiterhin eine Rechtsmittelbelehrung. Betroffene müssen wissen, wie sie sich wehren können.

Vorlage zum Kopieren

Ich arbeite in einer Schweizer Verwaltung und bereite die Bearbeitung von [Art des Antrags, z. B. Gesuche um Sonderbewilligung] vor.

Bitte unterstütze mich NUR bei der Vorbereitung, nicht bei der Entscheidung:
1. Erstelle aus den folgenden anonymisierten Angaben eine übersichtliche Zusammenfassung des Sachverhalts.
2. Liste auf, welche Angaben im Antrag fehlen oder unklar sind.
3. Formuliere offene Fragen, die ich bei der antragstellenden Person klären sollte.
Triff keine Entscheidung, gib keine Empfehlung «bewilligen» oder «ablehnen» und nenne keine Gesetzesartikel.

Angaben (anonymisiert): [Text einfügen]

Ersetzen Sie die Art des Antrags und fügen Sie nur anonymisierte Angaben ein. Die rechtliche Würdigung nehmen Sie selbst oder Ihre Rechtsstelle vor.

Worauf Sie achten müssen

• Verantwortung bleibt bei der Behörde. Ein Fehler der KI ist nicht die Ausrede für einen fehlerhaften Entscheid. Haftung und Verantwortlichkeit sind im Einzelfall rechtlich zu klären.
• Begründungs- und Anhörungsgrundsätze. Nach den Grundsätzen des Verwaltungsrechts haben Betroffene Anspruch auf rechtliches Gehör und auf einen begründeten Entscheid. Beides lässt sich nicht an ein Werkzeug delegieren.
• Halluzinationen. Eine KI kann Gesetzesartikel, Fristen oder Sachverhalte erfinden, die plausibel klingen. Prüfen Sie jede Angabe an der Quelle.
• Verzerrungen. KI kann Muster aus ihren Trainingsdaten übernehmen. Das ist bei Entscheiden über Menschen besonders heikel. Siehe Was bedeutet Profiling durch KI?.
• Datenschutz. Anträge enthalten oft Personendaten. Geben Sie nur anonymisierte oder öffentlich zugängliche Angaben in ein KI-Werkzeug, und nur in einem von der Behörde freigegebenen.
• Transparenz. Je nach Verfahren kann es nötig sein, offenzulegen, dass automatisierte Hilfsmittel eingesetzt wurden. Das klären Sie mit Ihrer Rechtsstelle.
• Reine Rechenregeln sind etwas anderes. Wenn ein einfaches Programm nach klaren gesetzlichen Regeln etwas berechnet, ist das keine KI im Sinn dieser Seite. Auch dafür gelten aber die rechtlichen Vorgaben.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Bauamt einer mittleren Gemeinde erhält im Frühling viele Gesuche für Sitzplatzüberdachungen. Eine Mitarbeiterin wünscht sich, dass die KI die Gesuche gleich «bewilligt» oder «abgelehnt» vorschlägt.

Stattdessen einigt sich das Team auf eine engere Rolle. Die KI erhält die anonymisierten Angaben und listet fehlende Unterlagen sowie offene Fragen auf. Die Entscheidung trifft weiterhin die zuständige Person im Bauamt, die Begründung schreibt sie selbst.

Vorher mussten Gesuche oft zwei- bis dreimal nachgefragt werden, nachher sind die Rückfragen gebündelt in einem Schreiben. Die Entscheidungshoheit bleibt klar beim Amt, und die Gesuchstellenden erhalten wie bisher einen begründeten Bescheid. Wie Sie diesen verständlich formulieren, zeigt Bescheide verständlich formulieren.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Ihre Mitarbeitenden lernen sollen, KI sicher und mit klaren Grenzen einzusetzen, bietet Alpasana über absofort die KI-Weiterbildung für Unternehmen an. Beschrieben sind unter anderem KI für Verwaltung und Kommunikation, Schweizer Praxisbezug, Datenschutz als Lerninhalt und der verantwortungsbewusste Umgang mit Daten.

Der Kurs liefert Grundlagen und Übung, er ersetzt keine Rechtsberatung für Ihr konkretes Verfahren. Für Teambuchungen und Firmenlösungen gibt es eine Kontaktmöglichkeit.

Häufige Fragen

Darf eine KI wenigstens einen Entscheidungsentwurf schreiben?

Als Entwurf, den eine zuständige Person vollständig liest, prüft und selbst verantwortet, ist das in vielen Fällen denkbar. Wichtig ist, dass die Person den Entscheid wirklich nachvollzieht und abändern kann. Ob das für Ihr Verfahren zulässig ist, klärt Ihre Rechtsstelle.

Gilt das auch für Gemeinden und Kantone?

Die Grundsätze der Verantwortung, Begründung und des Rechtsschutzes gelten für alle Staatsebenen. Welches Datenschutzgesetz im Detail anwendbar ist, hängt davon ab, ob Bund, Kanton oder Gemeinde handelt. Fragen Sie Ihre kantonale Datenschutzstelle.

Was ist, wenn die KI offensichtlich falsch liegt?

Dann zählt die menschliche Prüfung. Korrigieren Sie den Fehler, vermerken Sie die Abweichung und melden Sie ihn intern, damit andere ihn kennen. Gerade solche Fälle zeigen, warum die Prüfung nicht abgekürzt werden darf.

Kann ich KI für Auskünfte an Bürgerinnen und Bürger nutzen?

Für allgemeine, geprüfte Informationen ist das möglich, etwa als Entwurf für ein Merkblatt. Verbindliche Auskünfte zu einem Einzelfall sollten Menschen geben. Weisen Sie bei automatisierten Antworten klar darauf hin, dass sie nicht rechtsverbindlich sind.