Texte mit KI Korrektur lesen: Was muss ich prüfen?

Das Problem

Im Büro gehen täglich Texte nach aussen: Offerten, Briefe, Newsletter, Protokolle. Ein Tippfehler im Namen der Kundin oder ein vertauschter Betrag fällt oft erst auf, wenn der Text weg ist. Selbst gelesen übersieht man eigene Fehler leicht, weil das Auge «weiss», was dastehen sollte.

Eine KI (ein Programm, das Text versteht und erzeugt) scheint die ideale Korrekturleserin: schnell, nie müde, immer verfügbar. Sie findet viele Fehler. Doch sie macht auch eigene: Sie «verbessert» einen Familiennamen, rundet eine Zahl oder formuliert einen Satz so um, dass sich die Bedeutung leicht verschiebt.

Deshalb gilt: KI als zweites Augenpaar nutzen, nicht als letzte Instanz.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Textart und Regeln festlegen: Handelt es sich um einen Brief, einen Aushang oder einen Fachtext? Legen Sie fest, ob Schweizer Rechtschreibung gelten soll (also mit «ss» statt dem scharfen S) und welche Schreibweisen für Ihre Firma verbindlich sind.
2. Text kopieren, Original sichern: Speichern Sie das Original unter einem eigenen Namen. Das ist Ihr Vergleichsstand.
3. Nur korrigieren lassen, nicht umschreiben: Die Vorlage unten sagt der KI ausdrücklich, dass sie den Inhalt nicht verändern darf.
4. Änderungen als Liste verlangen: Lassen Sie sich jede Änderung mit «vorher» und «nachher» ausgeben. So sehen Sie, was sich verändert hat.
5. Jede Änderung beurteilen: Gehen Sie die Liste durch und übernehmen Sie nur, was richtig ist. Bei Namen, Zahlen, Fachwörtern und Zitaten sind Sie besonders streng.
6. Mit Änderungsverfolgung vergleichen: In Word finden Sie unter «Überprüfen» die Funktion «Dokumente vergleichen». Damit sehen Sie, ob unbemerkt etwas verändert wurde.
7. Zahlen und Namen separat prüfen: Lesen Sie Beträge, Daten und Eigennamen noch einmal gegen die Quelle, am besten rückwärts Wort für Wort.
8. Kurz laut lesen: Ein letzter Durchgang laut deckt Sprachrhythmus und Auslassungen auf.

Vorlage zum Kopieren

Du bist Korrekturleserin für Deutsch (Schweiz). Korrigiere nur Rechtschreibung, Grammatik und Zeichensetzung, mit «ss» statt dem scharfen S.
Ändere keine Namen, Zahlen, Daten, Beträge, Fachbegriffe und Zitate. Schreibe den Text nicht um und verändere seinen Sinn nicht.
Gib mir:
1. eine Tabelle aller Änderungen mit den Spalten Stelle | vorher | nachher | Grund,
2. danach den korrigierten Text,
3. eine Liste von Stellen, bei denen du unsicher bist.
Text: [Text einfügen]

Ergänzen Sie bei Bedarf Hausregeln, zum Beispiel [bevorzugte Schreibweise für Firmen- und Produktnamen].

Worauf Sie achten müssen

• Namen und Zahlen: KI «korrigiert» ungewöhnliche Namen oder Orte gern ins Gewohnte. Prüfen Sie jede Stelle mit Eigennamen.
• Sinnverschiebungen: Aus «kann» wird «muss», aus «etwa 20» wird «20». Solche Änderungen sehen Sie nur im Vergleich.
• Schweizer Rechtschreibung: Manche Programme schreiben automatisch mit scharfem S oder verwenden deutsche Wendungen. Stellen Sie das in der Vorlage klar.
• Vertrauliche Texte: Interne Protokolle oder Texte mit Personendaten gehören nicht unbedacht in einen KI-Chat. Hinweise finden Sie unter Welche Bürodaten darf ich in eine KI eingeben?.
• Wichtige Dokumente: Verträge, Reglemente und Publikationen sollten zusätzlich eine Person lesen, am besten mit Sprachkenntnis. Grundsätzliches zur Wirkung von KI-Korrekturen steht unter KI-Korrektur: Wie gut wirkt sie?.
• Ganze Dokumente in Teilen prüfen: Sehr lange Texte schicken Sie besser kapitelweise. Bei zu viel Text lässt die Genauigkeit nach, und die KI überspringt Stellen, ohne es zu melden.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Sekretärin eines Ingenieurbüros in Chur korrigiert einen Projektbericht von 14 Seiten. Der Bericht enthält Ortsnamen, Normnummern und Beträge.

Vorher: Sie liest den Bericht zweimal, übersieht aber einen vertauschten Buchstaben im Namen des Bauherrn und eine fehlende Verneinung.

Nachher: Sie lässt den Bericht kapitelweise mit der Vorlage prüfen. Die KI liefert eine Änderungsliste und findet unter anderem die fehlende Verneinung. Sie ändert aber auch den Namen einer Gemeinde ins Falsche. Die Sekretärin erkennt dies in der Liste und lehnt die Änderung ab. Zum Schluss vergleicht sie die Fassungen in Word und prüft Zahlen und Namen von Hand.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer KI beim Schreiben und Prüfen im Büro sicher einsetzen möchte, findet bei absofort unter KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben einen Kurs zur Bürokommunikation. Dazu gehören E-Mails, Meetings, Präsentationen, Copilot und Google Workspace sowie mehrsprachige Kommunikation.

Praxisaufgaben und ein KI-Lerncoach begleiten Sie, der Abschluss ist verifizierbar. Auch die Qualitätsprüfung von KI-Antworten ist Teil der Kursthemen.

Häufige Fragen

Reicht die Rechtschreibprüfung von Word nicht aus?

Für einfache Tippfehler oft schon. KI findet zusätzlich Stilbrüche und Grammatikfehler im Zusammenhang. Beides ersetzt kein Gegenlesen bei wichtigen Texten.

Darf die KI meinen Text auch verbessern?

Ja, wenn Sie es ausdrücklich wünschen, etwa «kürzer, klarer». Dann ändert sie aber mehr, und Sie müssen den Sinn noch genauer prüfen. Trennen Sie deshalb Korrektur und Umformulierung in zwei Schritte.

Wie erkenne ich unbemerkte Änderungen?

Vergleichen Sie Original und Ergebnis, etwa mit der Vergleichsfunktion von Word, und lesen Sie Zahlen und Namen gegen die Quelle. Die Änderungsliste der Vorlage hilft zusätzlich.

Eignet sich KI auch für Texte in anderen Sprachen?

Meist ja, aber die Qualität schwankt je nach Sprache und Fachgebiet. Bei Verträgen und Fachtexten fragen Sie eine Person, die die Sprache beherrscht.

Soll ich der KI sagen, dass sie vorsichtig sein soll?

Nicht nötig, aber eine klare Regel hilft: «Ändere nur, was eindeutig falsch ist.» Dadurch bleiben Stil und Wortwahl erhalten. Bei Unsicherheit soll die KI nachfragen, statt zu entscheiden.