Geschäftsbrief mit KI schreiben: Aufbau und Vorlage

Das Problem

Manche Anliegen gehören nicht in eine E-Mail: eine Preisanpassung, eine Mahnung, ein Brief an die Mietverwaltung oder eine formelle Absage. Dafür braucht es einen Brief, der sauber aufgebaut ist und den richtigen Ton trifft.

Viele schreiben solche Briefe selten und müssen jedes Mal überlegen: Wo steht das Datum? Was gehört in den Betreff? Wie beginne ich, wenn das Thema unangenehm ist? Altes Vorlagenmaterial hilft nur begrenzt, denn jeder Fall hat andere Fakten.

Eine KI (ein Programm, das Text versteht und erzeugt) kann aus Ihren Stichworten einen vollständigen Entwurf machen. Der Brief bleibt Ihr Dokument: Sie wählen die Fakten, Sie prüfen ihn, Sie unterschreiben.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Zweck des Briefes festhalten: Was soll geschehen? Eine Zahlung, eine Zusage, eine Information? Schreiben Sie dies in einem Satz auf.
2. Fakten und Bezüge sammeln: Datum, Referenznummer, Beträge in CHF, bisherige Korrespondenz. Ohne Fakten schreibt die KI Allgemeinplätze.
3. Empfängerkreis und Ton bestimmen: Brief an die langjährige Kundin, an eine Behörde oder an ein Gegenüber im Streitfall? Legen Sie fest, ob freundlich, sachlich oder bestimmt. Hinweise zum Ton finden Sie unter Ton für die KI vorgeben.
4. Platzhalter statt Personendaten: Setzen Sie bei heiklen Briefen für Namen und Adressen Platzhalter ein, zum Beispiel [Kundin] oder [Adresse]. Die echten Daten tragen Sie später im Briefkopf von Hand ein.
5. Vorlage ausfüllen: Geben Sie die Angaben in die Vorlage unten ein und senden Sie sie an den KI-Chat.
6. Aufbau prüfen: Hat der Brief einen Betreff, der das Thema klar nennt? Steht der wichtigste Punkt in den ersten zwei Sätzen? Endet der Brief mit einer klaren nächsten Handlung?
7. Fakten gegenlesen: Vergleichen Sie Namen, Daten, Beträge und Fristen mit Ihren Unterlagen. Streichen Sie, was Sie nicht zusagen können.
8. Layout und Versand: Übertragen Sie den Text in Ihre Firmenvorlage in Word. Ein Korrekturlesen mit Blick auf Rechtschreibung zeigt Texte mit KI Korrektur lesen. Dann drucken oder als PDF versenden.

Vorlage zum Kopieren

Schreibe den Textteil eines Geschäftsbriefs auf Deutsch (Schweiz), Anrede «Sie», ohne Absender- und Empfängeradresse.
Anlass: [z. B. Preisanpassung, Zahlungserinnerung, Absage]
Ziel: [was die Empfängerin tun oder wissen soll]
Fakten (nur diese verwenden): [Datum, Beträge in CHF, Referenz, Fristen]
Ton: [freundlich-sachlich / bestimmt / sehr förmlich]
Umfang: [z. B. eine halbe Seite]
Struktur: Betreffzeile, Anrede mit Platzhalter [Anrede], Einstieg mit dem Hauptpunkt, Begründung in kurzen Absätzen, klarer nächster Schritt mit Frist, Schlussformel «Freundliche Grüsse».
Wenn Angaben fehlen, markiere die Stelle mit [ergänzen], statt zu erfinden.

Passen Sie Anlass, Ton und Umfang an; bei rechtlich heiklen Briefen lassen Sie den Text zusätzlich von einer Fachperson prüfen.

Worauf Sie achten müssen

• Fakten stammen von Ihnen: Eine KI ergänzt gern «übliche» Sätze, etwa zu Zahlungsfristen oder Verzugszinsen, die in Ihrer Situation nicht gelten. Streichen Sie solche Zusätze.
• Rechtliches: Bei Kündigungen, Mahnungen mit Folgen oder Streitfällen gelten Formen und Fristen. Lassen Sie solche Briefe von einer fachkundigen Person prüfen.
• Vertrauliches: Verzichten Sie auf Namen, Adressen und Vertragsnummern im Chat. Eine Übersicht bietet Welche Bürodaten darf ich in eine KI eingeben?.
• Ton: KI-Briefe klingen manchmal steif oder übertrieben höflich. Lesen Sie ihn laut und ändern Sie, was Sie so nie sagen würden.
• Unterschrift: Wer unterschreibt, haftet für den Inhalt. Lesen Sie den Brief vollständig, bevor er Ihr Haus verlässt.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Inhaberin einer kleinen Gärtnerei bei Burgdorf muss ihrer Stammkundschaft mitteilen, dass sie ab Januar die Preise für den Gartenunterhalt anpasst. Der Brief soll respektvoll, aber ohne Entschuldigungsorgie sein.

Vorher: Sie schiebt den Brief wochenlang vor sich her, weil sie keinen guten Einstieg findet.

Nachher: Sie nennt Anlass, neues Datum, Begründung in Stichworten und den Ton «freundlich-sachlich». Die KI schreibt eine halbe Seite. Die Inhaberin ändert zwei Sätze, die ihr zu förmlich sind, streicht eine nicht zutreffende Rabattaussage und prüft die Zahlen. Der Brief geht noch in derselben Woche raus.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie Geschäftsbriefe und andere Bürotexte sicherer mit KI vorbereiten möchten, finden Sie bei absofort unter KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben Kurse zur Bürokommunikation. Beschrieben sind dort E-Mails, Meetings, Präsentationen, Copilot und Google Workspace sowie mehrsprachige Kommunikation.

Sie üben anhand von Praxisaufgaben, ein KI-Lerncoach unterstützt Sie, und Ihr Abschluss lässt sich verifizieren.

Häufige Fragen

Muss ein Geschäftsbrief heute noch auf Papier sein?

Nicht zwingend. Viele Briefe gehen als PDF per E-Mail. Für Kündigungen, Mahnungen oder Fristen kann eine eingeschriebene Sendung nötig oder ratsam sein. Fragen Sie im Zweifel nach der erforderlichen Form.

Wie lang darf ein Brief sein?

So kurz wie möglich, ein Thema pro Brief. Eine Seite reicht meist. Lange Erklärungen gehören in einen Anhang.

Kann die KI auch auf einen erhaltenen Brief antworten?

Ja, wenn Sie den Inhalt ohne Personendaten zusammenfassen. Bei Behördenbriefen hilft Brief an eine Behörde mit KI vorbereiten. Prüfen Sie die Antwort sehr genau.

Wie vermeide ich, dass der Brief nach KI klingt?

Geben Sie der KI einen früheren eigenen Brief als Stilbeispiel, anonymisiert, und streichen Sie Floskeln. Passen Sie den Einstieg in Ihren eigenen Worten an.