Serienbrief vorbereiten: Wie hilft KI bei Text und Daten?

Das Problem

Der Verein lädt zur Generalversammlung ein, die Garage erinnert an den Reifenwechsel, die Praxis informiert über neue Öffnungszeiten. Immer geht derselbe Brief an viele Personen, nur Name und Adresse ändern sich. Von Hand wäre das Kopieren, Einsetzen und Prüfen eine Tagesarbeit.

Word bietet dafür den Serienbrief (in Word «Seriendruck» genannt): Ein Brieftext wird mit einer Liste verbunden, und jedes Dokument erhält die passenden Angaben. Die Technik gilt als kompliziert, ist aber lernbar. Die grösste Fehlerquelle liegt nicht in Word, sondern in der Liste: falsche Anreden, doppelte Zeilen, fehlende Felder.

Eine KI (ein Programm, das Text versteht und erzeugt) hilft beim Brieftext und beim Planen der Felder. Die Liste und die Vorschau prüfen Sie selbst.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Zweck und Zielgruppe klären: Wer erhält den Brief, und darf man diese Personen für diesen Zweck anschreiben? Siehe Datenschutz und Zweckbindung.
2. Adressliste in Excel aufbauen: Eine Spalte pro Angabe: Anrede, Vorname, Nachname, Strasse, PLZ, Ort. Die erste Zeile enthält die Spaltennamen.
3. Liste aufräumen: Entfernen Sie Dubletten und leere Zeilen und prüfen Sie die Anreden. Hilfe bietet Doppelte Einträge bereinigen.
4. Brieftext mit Platzhaltern entwerfen: Lassen Sie sich den Text mit der Vorlage unten schreiben, mit Platzhaltern wie [Anrede] und [Nachname] statt echten Namen.
5. Text in Word einfügen: Wählen Sie im Reiter «Sendungen» den Befehl «Seriendruck starten» und «Briefe». Dann «Empfänger auswählen», «Vorhandene Liste verwenden» und Ihre Excel-Datei.
6. Felder einsetzen: Ersetzen Sie jeden Platzhalter durch das passende Seriendruckfeld, zum Beispiel über «Seriendruckfeld einfügen». Fügen Sie den Adressblock ein.
7. Vorschau prüfen: Mit «Vorschau Ergebnisse» blättern Sie durch die Briefe. Kontrollieren Sie mindestens zehn Datensätze, darunter die längsten Namen und Einträge mit fehlenden Feldern.
8. Probedruck und Versand: Drucken oder speichern Sie zuerst einen einzigen Brief und lesen ihn ganz. Erst dann «Fertig stellen und zusammenführen».

Vorlage zum Kopieren

Schreibe einen Serienbrief-Text auf Deutsch (Schweiz) für [Anlass, z. B. Einladung zur Generalversammlung].
Absender: [Verein/Firma, Funktion]
Zielgruppe: [z. B. Mitglieder, Kundinnen und Kunden]
Wichtige Angaben (nur diese verwenden): [Datum, Zeit, Ort, Anmeldefrist, Kosten in CHF]
Verwende diese Platzhalter für persönliche Angaben, in eckigen Klammern: [Anrede], [Vorname], [Nachname].
Tonfall: [freundlich-förmlich]. Länge: [maximal eine Seite].
Ergänze einen Satz, der bei einem fehlenden Vornamen noch gut klingt.
Erfinde keine Details.

Passen Sie Anlass, Angaben und Ton an. Die echten Namen kommen später aus Ihrer Liste.

Worauf Sie achten müssen

• Datenschutz: Adresslisten sind Personendaten. Geben Sie sie nicht in einen KI-Chat. Die KI braucht nur den Brieftext mit Platzhaltern. Mehr zu Kundenansprache: KI und Kundenansprache: Datenschutz.
• Anreden: Unpassende Anreden wie «Sehr geehrter Herr Frau» entstehen durch fehlende oder falsche Einträge. Prüfen Sie die Anredespalte.
• Fehlende Felder: Ist ein Vorname leer, entsteht «Sehr geehrte Frau Müller». Planen Sie solche Fälle ein oder ergänzen Sie die Liste.
• Werbung: Für Massenwerbung per E-Mail gelten zusätzliche Regeln, etwa zur Einwilligung. Für Briefe an bestehende Kontakte mit sachlichem Anlass ist es in der Regel einfacher. Im Zweifel fragen Sie nach.
• Probe vor dem Versand: Ein fehlerhafter Serienbrief geht schnell an hundert Personen. Der Probebrief ist Pflicht.
• Couvert und Adressfenster: Achten Sie darauf, dass Adressfenster und Falzung zum Couvert passen. Ein perfekter Text nützt wenig, wenn die Adresse im Fenster abgeschnitten ist. Drucken Sie den Probebrief und halten Sie ihn ins Couvert.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Der Vorstand eines Turnvereins in Liestal lädt 140 Mitglieder zur Generalversammlung ein. Die Kassierin führt die Liste in Excel, mit Spalten für Anrede, Namen und Adresse.

Vorher: Im Vorjahr gingen mehrere Briefe mit falscher Anrede raus, zwei Mitglieder erhielten die Einladung doppelt.

Nachher: Sie bereinigt die Liste, lässt sich den Brieftext mit Platzhaltern von der KI entwerfen und setzt in Word die Felder ein. In der Vorschau fällt ein Datensatz ohne Vornamen auf, den sie ergänzt. Den Probebrief liest der Präsident gegen. Danach gehen alle Einladungen sauber raus.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer Serienbriefe und andere Bürotexte sicher vorbereiten möchte, findet bei absofort unter KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben Kurse zur Bürokommunikation, zu Excel und Datenverständnis sowie zu Vertrieb und Kundenservice.

Praxisaufgaben und ein KI-Lerncoach begleiten Sie, der Abschluss ist verifizierbar. Eine ergänzende Anleitung für Microsoft 365 bietet Copilot und der Serienbrief in Word.

Häufige Fragen

Muss die Adressliste in Excel sein?

Nein, Word kann auch Outlook-Kontakte, Textdateien und andere Quellen nutzen. Excel ist aber am einfachsten, weil Sie die Spalten gut kontrollieren können.

Kann die KI den ganzen Serienbrief erzeugen?

Sie kann den Brieftext liefern und bei der Struktur helfen. Das Verbinden mit der Liste und die Prüfung machen Sie in Word. Echte Adressen gehören nicht in den KI-Chat.

Was ist mit unterschiedlichen Anreden für Frau und Herr?

Legen Sie in Excel eine Spalte «Anrede» an, etwa «Sehr geehrte Frau» oder «Sehr geehrter Herr», und fügen Sie diese als Feld ein. So passt der Brief für jede Person.

Kann ich auch E-Mails als Serienbrief versenden?

Word bietet das über den Seriendruck an, wenn ein Mailprogramm eingerichtet ist. Für grössere Aussendungen lohnt sich ein Newsletter-System mit Abmeldefunktion.

Wie kennzeichne ich Briefe, die nicht für alle gelten?

Verwenden Sie in Excel eine Spalte mit der Gruppe und erstellen Sie getrennte Seriendrucke, oder filtern Sie die Empfänger im Seriendruck. Das ist sicherer als Textbausteine mit Bedingungen.