DeepL Write Geschäftsbrief: Stil und Grammatik prüfen

Das Problem

Ihr Geschäftsbrief ist inhaltlich fertig, aber Sie sind nicht zufrieden. Einige Sätze sind zu lang, ein Wort wiederholt sich, und der Ton ist mal steif, mal zu locker. Oder Sie schreiben in einer Sprache, die nicht Ihre erste ist, und fürchten Fehler, die Ihnen selbst nicht auffallen.

Früher half nur eine Kollegin zum Gegenlesen, und die hat nicht immer Zeit. Ein Schreibassistent wie DeepL Write kann eine erste Durchsicht übernehmen: Er zeigt Rechtschreib- und Grammatikfehler, schlägt klarere Formulierungen vor und bietet Stile an.

Wichtig bleibt, dass Sie entscheiden. Denn der Assistent kennt Ihre Kundin nicht und weiss nicht, was Sie zugesagt haben.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Entwurf fertigstellen. Schreiben Sie den Brief zunächst in Ihren eigenen Worten fertig, mit allen Inhalten. Das Werkzeug verbessert, es erfindet nichts Neues.

1. Vertrauliches entfernen. Ersetzen Sie Namen, Adressen, Kundennummern und Beträge durch Platzhalter wie [Kunde] und [Betrag], wenn Ihr Tarif keine klaren Datenschutzzusagen bietet. Siehe Vertrauliche Texte in DeepL.

1. Text einfügen. Öffnen Sie DeepL Write im Browser oder in der App, wählen Sie die Sprache und fügen Sie den Text ein.

1. Vorschläge ansehen. Das Werkzeug markiert Änderungen und zeigt Alternativen. Gehen Sie Satz für Satz durch. Übernehmen Sie, was klarer wird, und lehnen Sie ab, was den Sinn verändert oder nicht zu Ihnen passt.

1. Ton wählen. Falls Ihre Version Stil- oder Tonoptionen bietet, probieren Sie eine freundliche oder sachliche Variante aus. Vergleichen Sie mit Ihrem Original, bevor Sie sich entscheiden.

1. Platzhalter wieder einsetzen. Tragen Sie Namen, Beträge und Termine zurück ein und prüfen Sie jede Angabe mit Ihren Unterlagen.

1. Schweizer Brief anpassen. Prüfen Sie «ss» statt Eszett, die Anrede («Sehr geehrte Frau Müller»), das Datum und die Grussformel. Mehr dazu bei Schweizer Schreibweise mit KI.

1. Letztes Gegenlesen. Lesen Sie den Brief laut oder lassen Sie ihn eine Kollegin lesen. Erst dann senden Sie ihn ab.

Vorlage zum Kopieren

Du bist eine erfahrene Lektorin für Geschäftskorrespondenz in der Schweiz. Prüfe meinen Brief als zweite Meinung, nachdem ich ihn mit einem Schreibassistenten überarbeitet habe. Verändere keinen Inhalt.

Brief-Art: [z. B. Antwort auf Reklamation, Offerte, Mahnung]
Empfänger: [z. B. langjähriger Kunde, Behörde]
Gewünschter Ton: [z. B. freundlich und klar, förmlich]
Mein Text (Namen und Zahlen als Platzhalter): [Text einfügen]

Aufgabe:
1. Prüfe, ob Inhalt, Zusagen, Fristen und Beträge unverändert klar sind.
2. Nenne Stellen, die umständlich, doppeldeutig oder unhöflich wirken, mit kurzen Verbesserungsvorschlägen.
3. Prüfe Schweizer Schreibweise (ss statt Eszett), Anrede «Sie» und Grussformel.
4. Gib eine Checkliste von fünf Punkten, die ich vor dem Absenden selbst prüfe.
Regeln: Ändere nichts eigenmächtig. Erfinde keine Fakten. Wenn du unsicher bist, schreibe «[prüfen]».

Diese Vorlage dient der Gegenprobe. Ihre Entscheidungen zu Ton und Inhalt treffen Sie selbst.

Vorher und nachher

Worauf Sie achten müssen

• Sinn bleibt Ihre Sache: Formulierungsvorschläge können Aussagen abschwächen oder verstärken. Das ist bei Zusagen und Haftungsfragen heikel.
• Datenschutz: Kundendaten gehören nicht in Dienste ohne Zusagen. Verwenden Sie Platzhalter oder einen geprüften Tarif.
• Schweizer Eigenheiten: Schweizer Briefe verwenden «ss», «Freundliche Grüsse» und oft kürzere Anreden. Prüfen Sie, ob das Werkzeug das beibehält.
• Zu glatt: Wenn jeder Brief gleich klingt, verliert er Persönlichkeit. Behalten Sie eigene Wendungen.
• Rechtliche Wirkung: Mahnungen, Kündigungen und Vertragsänderungen haben Folgen. Lassen Sie wichtige Schreiben bei Bedarf von Fachpersonen prüfen.
• Aktueller Funktionsumfang: Stiloptionen und Grenzen ändern sich. Prüfen Sie die Seite des Anbieters.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Frau Rohner, 56, führt das Büro eines Elektrikerbetriebs in Zofingen. Sie muss einem Kunden erklären, dass sich ein Auftrag verzögert. Vorher: Ihr Entwurf ist sechs Sätze lang, wirkt gewunden und enthält ein Wort, das dreimal vorkommt.

Sie ersetzt den Kundennamen durch [Kunde], lässt Write drüberlaufen und übernimmt vier von sieben Vorschlägen. Nachher: Der Brief ist klarer, das neue Datum steht gleich im ersten Satz, und sie hat das Eszett überall durch «ss» ersetzt. Eine Kollegin liest ihn gegen, dann geht er raus.

So hilft Ihnen Alpasana

Für den sicheren Umgang mit Schreibassistenten und anderen KI-Werkzeugen im Büro bietet Alpasana die Kurse KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben an. Beschrieben sind Bürokommunikation mit E-Mails, Meetings und Präsentationen sowie mehrsprachige Kommunikation, jeweils mit Praxisaufgaben, KI-Lerncoach und verifizierbarem Abschluss.

Ein Kurs ersetzt weder das Gegenlesen noch eine rechtliche Prüfung wichtiger Schreiben.

Häufige Fragen

Darf ich Kundenbriefe in Write einfügen?

Das hängt vom Tarif, den Bedingungen und den Regeln Ihres Betriebs ab. Verwenden Sie im Zweifel Platzhalter statt echter Namen und Zahlen und klären Sie die Vorgaben mit Ihrer Leitung.

Funktioniert Write auch für E-Mails?

Ja, der Ablauf ist derselbe. Für den ganzen Prozess vom Entwurf bis zum Versand lohnt sich ein Blick auf Geschäftsbrief mit KI schreiben.

Wie unterscheidet sich das von einem Chat-Assistenten?

Write arbeitet mit festen Funktionen für Korrektur und Stil. Ein Chat-Assistent folgt freien Anweisungen, kann mehr, verändert aber leichter den Inhalt. Welche Aufgabe wohin gehört, zeigt Unterschied zwischen DeepL Write und Übersetzer.