Wie übersetze ich eine Word-Datei ohne Layout-Chaos?

Das Problem

Sie haben ein Word-Dokument mit Überschriften, Tabellen, Bildern und Kopfzeilen und müssen es in eine andere Sprache übersetzen. Wenn Sie den Text markieren, kopieren, übersetzen und wieder einfügen, geht die Formatierung verloren. Schriftarten sind plötzlich anders, Tabellen fallen auseinander, und Sie sitzen einen Nachmittag mit dem Layout.

Besser ist es, die ganze Datei übersetzen zu lassen. DeepL bietet dafür eine Dokumentübersetzung an, die Word-Dateien einliest und mit möglichst erhaltener Gestaltung zurückgibt. Ganz ohne Nacharbeit geht es nicht, denn Übersetzungen sind in der Regel länger oder kürzer als das Original, und dadurch verschiebt sich das Layout.

Hier lesen Sie, wie Sie das Dokument vorbereiten, übersetzen und anschliessend gezielt prüfen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Vertraulichkeit klären. Enthält das Dokument Personendaten, Preise oder Verträge? Dann prüfen Sie zuerst Tarif und Regeln des Betriebs. Siehe Vertrauliche Texte in DeepL.

1. Kopie anlegen. Speichern Sie das Original unter neuem Namen, zum Beispiel mit dem Zusatz «_EN». So bleibt das Original unverändert.

1. Dokument vorbereiten. Nehmen Sie ausstehende Änderungen an oder lehnen Sie sie ab und löschen Sie Kommentare. Prüfen Sie, ob Überschriften mit Formatvorlagen gesetzt sind, statt von Hand formatiert. Entfernen Sie unnötige Leerzeilen und Tabulatoren.

1. Datei hochladen. Auf deepl.com wählen Sie die Übersetzung von Dokumenten, ziehen die Word-Datei ins Feld oder wählen sie aus und stellen die Sprachen ein. In der Desktop-App oder im Browser finden Sie ähnliche Wege.

1. Optionen setzen. Wählen Sie, falls verfügbar, die Anrede (förmlich oder informell) und ein Glossar für Fachbegriffe. Siehe DeepL-Glossar für Fachbegriffe.

1. Ergebnis herunterladen und öffnen. Speichern Sie die übersetzte Datei und öffnen Sie sie in Word.

1. Layout kontrollieren. Gehen Sie das Dokument Seite für Seite durch: Tabellen, Seitenumbrüche, Kopf- und Fusszeilen, Aufzählungen, Bilder mit Beschriftungen, Textfelder. Aktualisieren Sie das Inhaltsverzeichnis mit Rechtsklick und «Feld aktualisieren».

1. Sprache und Inhalt prüfen. Stellen Sie in Word die Korrektursprache für das ganze Dokument auf die Zielsprache. Prüfen Sie Zahlen, Namen und Fachbegriffe. Mehr dazu bei KI-Übersetzung prüfen.

Vorlage zum Kopieren

Du bist eine erfahrene Dokumentenbearbeiterin. Ich habe eine Word-Datei mit DeepL übersetzt und möchte eine Prüfliste für die Nachkontrolle, ohne dass du den Inhalt veränderst.

Dokumentart: [z. B. Offerte, Handbuch, Jahresbericht]
Umfang: [Seitenzahl, Tabellen ja/nein, Bilder ja/nein]
Ausgangs- und Zielsprache: [z. B. Deutsch nach Englisch]
Bekannte Probleme: [z. B. Tabellen verschoben, Inhaltsverzeichnis falsch]

Erstelle:
1. Eine Checkliste mit zwölf Punkten für die Kontrolle von Layout (Tabellen, Umbrüche, Kopfzeilen, Inhaltsverzeichnis, Schriftarten, Bilder).
2. Eine Checkliste mit zehn Punkten für Inhalt und Sprache (Zahlen, Namen, Fachbegriffe, Anrede, Datum, Währung).
3. Eine Anleitung in einfachen Schritten, wie ich in Word typische Probleme behebe.
Regeln: Erfinde keine Funktionen. Wenn du etwas nicht sicher weisst, schreibe «in der Word-Hilfe prüfen».

Fügen Sie die Angaben zu Ihrem Dokument ein. Die Liste hilft, nichts zu übersehen, ersetzt aber nicht den Blick auf jede Seite.

Typische Probleme und was hilft

Worauf Sie achten müssen

• Datenschutz: Beim Hochladen gelangt das Dokument zum Anbieter. Nutzen Sie für Geschäftsdokumente einen Tarif mit klaren Zusagen und beachten Sie die internen Regeln.
• Texte in Grafiken und Textfeldern: Sie werden nicht immer erfasst. Prüfen Sie diese Stellen von Hand.
• Kommentare und Änderungsverfolgung: Sie können mitübersetzt oder falsch übernommen werden. Bereinigen Sie die Datei vor dem Hochladen.
• Zahlen und Formate: Dezimaltrennzeichen, Datum und Währung unterscheiden sich je Sprache. Kontrollieren Sie diese Angaben.
• Dateigrösse und Formate: Es gelten Grenzen je Tarif. Teilen Sie sehr lange Dokumente in Abschnitte.
• Qualität bleibt Prüfsache: Auch eine gute Übersetzung kann Fehler enthalten. Rechtlich wichtige Texte gehören zu Fachleuten.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Frau Imfeld, 53, arbeitet im Sekretariat eines Ingenieurbüros in Luzern. Eine Projektbeschreibung mit zwölf Tabellen soll auf Englisch an einen Partner gehen. Vorher: Sie kopiert den Text, übersetzt ihn und fügt ihn ein. Die Tabellen sind zerstört, sie braucht zwei Stunden fürs Layout.

Mit der Dokumentübersetzung lädt sie die Datei hoch, nachdem sie Kommentare gelöscht hat. Nachher: Zehn Tabellen sind in Ordnung, in zwei muss sie die Spaltenbreite anpassen. Sie stellt die Korrektursprache um, aktualisiert das Inhaltsverzeichnis und lässt einen englischsprachigen Kollegen die Überschriften prüfen. Nach 40 Minuten ist das Dokument versandfertig.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie den sicheren Umgang mit KI-Werkzeugen im Büro lernen möchten, bietet Alpasana die Kurse KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben an. Beschrieben sind unter anderem Bürokommunikation mit E-Mails, Meetings und Präsentationen sowie mehrsprachige Kommunikation, mit Praxisaufgaben, KI-Lerncoach und verifizierbarem Abschluss.

Eine Übersetzung Ihrer Dokumente ist damit nicht verbunden. Für wichtige Texte steht Alpasana mit Sprachdiensten zur Verfügung, die auf der Seite der Leistung beschrieben sind.

Häufige Fragen

Funktioniert das auch mit PowerPoint und PDF?

DeepL unterstützt mehrere Dateiformate, die genaue Liste ändert sich. Für PDF-Dateien gelten Besonderheiten, siehe PDF mit DeepL übersetzen.

Warum ist die übersetzte Datei länger?

Sprachen brauchen für denselben Inhalt unterschiedlich viele Zeichen. Deutsch ist oft länger als Englisch. Dadurch verschieben sich Umbrüche und Tabellen.

Kostet die Dokumentübersetzung etwas?

Die Möglichkeiten und Grenzen hängen vom Tarif ab und ändern sich. Prüfen Sie auf der Anbieterseite. Eine Übersicht bietet DeepL kostenlos oder Pro.