KI-Anbieter wechseln: Können wir unsere Daten mitnehmen?

Das Problem

Sie möchten ein KI-Werkzeug einführen, sind aber unsicher: Was, wenn der Anbieter die Preise erhöht, die Qualität nachlässt oder das Werkzeug eingestellt wird? Können Sie dann wechseln, ohne alles zu verlieren? Oder stecken Ihre Texte, Vorlagen, Wissenssammlungen und Einstellungen in einem Dienst, aus dem es kein Zurück gibt?

Diese Sorge ist berechtigt. Man spricht von «Lock-in», wenn ein Wechsel so aufwendig oder teuer ist, dass man faktisch beim Anbieter bleibt. Bei KI-Werkzeugen entsteht das schleichend: Mit der Zeit sammeln sich Chatverläufe, Prompts, hochgeladene Dokumente, Anpassungen und Automatisierungen an.

Die gute Nachricht: Sie können das vor dem Kauf prüfen. Mit ein paar Fragen und einem kleinen Test erkennen Sie, wie gut der Ausstieg möglich ist. Sie brauchen dafür kein technisches Wissen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Listen Sie auf, was bei Ihnen entsteht. Chatverläufe, eigene Prompts und Vorlagen, hochgeladene Dokumente, Einstellungen, angebundene Systeme, trainierte oder angepasste Assistenten. Alles, was Sie später brauchen könnten, gehört auf die Liste.
2. Fragen Sie nach dem Export. Welche dieser Inhalte lassen sich exportieren? In welchem Format (zum Beispiel Textdatei, Tabelle, offenes Dateiformat)? Per Knopfdruck oder auf Anfrage? Gibt es Kosten?
3. Klären Sie, was nicht mitkommt. Manche Dinge lassen sich nicht übertragen, etwa angepasste Assistenten, interne Konfigurationen oder Bewertungen. Notieren Sie, was beim Wechsel neu aufgebaut werden müsste.
4. Testen Sie den Export früh. Exportieren Sie in der Testphase ein kleines Beispiel und prüfen Sie, ob es lesbar und vollständig ist. Ein Export, den Sie nie ausprobiert haben, ist eine Annahme, kein Beleg.
5. Halten Sie eigene Kopien wichtiger Inhalte. Prompts und Vorlagen führen Sie am besten in Ihrer eigenen Ablage, nicht nur im Werkzeug. Dann sind sie beim Wechsel sofort verfügbar. Siehe Prompts im Betrieb teilen.
6. Prüfen Sie die Vertragsbedingungen. Was gilt bei Kündigung: Frist für den Export, Löschung der Daten, Bestätigung? Siehe KI-Abo prüfen: Laufzeit und Kündigung.
7. Planen Sie den Wechsel als Projekt. Wenn es soweit ist: Export, Prüfung, Parallelbetrieb mit dem neuen Werkzeug, Umstellung, Löschbestätigung. Ein Parallelbetrieb für einige Wochen senkt das Risiko.

Vorlage zum Kopieren

Mit einer KI können Sie eine Fragenliste für den Anbieter und eine Übersicht Ihrer Inhalte erstellen:

Wir prüfen vor dem Kauf eines KI-Werkzeugs, ob ein späterer Anbieterwechsel möglich ist.
Wir nutzen es voraussichtlich für: [Aufgaben]. Dabei entstehen: [z. B. Chatverläufe, Prompt-Vorlagen,
hochgeladene Dokumente, angepasste Assistenten, Anbindungen an andere Programme].
Erstelle:
1. eine Tabelle «Inhalt | exportierbar? | Format | Kosten | Frist | Bemerkung» zum Ausfüllen,
2. zehn Fragen an den Anbieter zu Export, Datenrückgabe, Löschung und Vertragsende,
3. eine Checkliste für einen Testexport in der Probephase.
Formuliere die Fragen so, dass eine schriftliche Antwort möglich ist.
Beurteile nicht, ob die Antworten rechtlich genügen.

Senden Sie die Fragen an den Anbieter und tragen Sie die Antworten in die Tabelle ein.

Was sich oft leicht, was schwer mitnehmen lässt

Worauf Sie achten müssen

• Export ist nicht gleich Wechselbarkeit. Auch mit Export müssen Sie Abläufe, Schulungen und Anbindungen neu aufbauen. Planen Sie Zeit und Kosten dafür ein.
• Datenschutz beim Wechsel. Personendaten dürfen beim Export und Import nicht unkontrolliert verteilt werden. Lassen Sie Löschung beim alten Anbieter bestätigen. Informationen zu KI und Datenschutz: EDÖB.
• Offene Formate bevorzugen. Inhalte in gängigen Formaten sind leichter weiterzuverwenden als solche in einem Spezialformat des Anbieters.
• Fristen beachten. Manche Anbieter löschen Daten kurz nach Vertragsende. Exportieren Sie vor der Kündigung, nicht danach.
• Keine Pauschalzusagen glauben. Aussagen wie «Sie behalten Ihre Daten» sind unvollständig, solange Format, Frist und Umfang offen sind. Verlangen Sie Konkretes. Weitere Hilfen: Abhängigkeit vom Anbieter vermeiden.

Ein kurzer Wechsel-Probelauf

Spielen Sie einmal im Jahr, oder nach einem Abschluss, einen Probelauf durch: Exportieren Sie ein Beispielprojekt, laden Sie es in ein anderes Werkzeug oder lesen Sie es als Datei, und notieren Sie, was gefehlt hat. Das dauert eine Stunde und zeigt Ihnen, wie ernst die Lock-in-Gefahr wirklich ist. Hintergrund zur Datenrückgabe: Datenrückgabe beim Anbieterwechsel.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein erfundenes Beispiel: Frau Müller führt die Administration eines Planungsbüros in Aarau. Das Büro nutzt seit einem Jahr ein KI-Werkzeug für Berichtsentwürfe. Der Anbieter kündigt eine deutliche Preiserhöhung an.

Vorher wäre ein Wechsel schwierig gewesen, weil alle Vorlagen im Werkzeug lagen. Nachher hat sie dank der Liste die Prompts bereits in einer eigenen Ablage und exportiert die Chatverläufe. Der Wechsel dauert drei Wochen mit Parallelbetrieb. Offen bleiben zwei angepasste Assistenten, die neu gebaut werden müssen.

So hilft Ihnen Alpasana

Alpasana unterstützt bei KI-Beratung und digitaler Transformation: Schnittstellen konzipieren, Systeme verbinden, die Umsetzung dokumentieren und KI-Agenten mit Anwendungsfall, Pilot, Einsatzregeln und Skalierung integrieren. Eine saubere Dokumentation erleichtert später den Wechsel.

Verträge und Exportzusagen des Anbieters prüfen Sie selbst oder mit einer Fachperson. Projekte werden individuell offeriert.

Häufige Fragen

Kann ich bei jedem Anbieter einen vollständigen Export verlangen?

Nicht überall im selben Umfang. Rechte und Möglichkeiten hängen vom Vertrag und vom Einzelfall ab. Fragen Sie vor dem Abschluss und lassen Sie die Zusagen schriftlich festhalten.

Sollte ich lieber ein eigenes System betreiben?

Nicht zwingend. Auch eigene Systeme haben Abhängigkeiten, zum Beispiel von Personen. Eine Entscheidungshilfe bietet KI aus der Cloud oder lokal.

Wann sollte ich den Wechsel anstossen?

Wenn Preis, Qualität oder Vertragsbedingungen nicht mehr passen und ein besseres Angebot vorliegt, am besten mit ausreichend Zeit vor Ablauf der Kündigungsfrist.