KI-Anbieter wechseln: Daten exportieren und bereinigen

Das Problem

Ihr Büro hat bisher mit einem KI-Dienst gearbeitet, nun wechseln Sie: Der Preis stieg, die Qualität sank, oder der Datenschutz überzeugt nicht mehr. Der neue Dienst ist schnell eingerichtet. Aber was geschieht mit dem alten?

Dort liegen oft monatelang gesammelte Chats, hochgeladene Dateien, gespeicherte Vorlagen und vielleicht Verknüpfungen zu Ihrem E-Mail-Programm oder Ihrer Ablage. Wer einfach die App löscht, lässt all das zurück. Das Konto bleibt bestehen, Zugänge laufen weiter, manchmal sogar das Abo.

Restdaten sind heikel, weil Sie sie vergessen, der Anbieter sie aber weiter hat. Ein geordneter Abschied dauert eine Stunde und erspart später Ärger.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Machen Sie eine Bestandsliste. Schreiben Sie auf, was beim alten Anbieter liegt: Chats, hochgeladene Dateien, eigene Assistenten oder Vorlagen, verbundene Programme, Abo und Zahlungsart, Benutzerkonten im Team. Eine Vorlage dafür ist das KI-Inventar.

1. Entscheiden Sie, was Sie behalten. Nicht alles muss mit. Behalten Sie Wertvolles: bewährte Prompts, Vorlagen, Ergebnisse, die zu Geschäftsunterlagen gehören. Vieles, etwa Probeläufe, darf gelöscht werden.

1. Prüfen Sie Aufbewahrungspflichten. Was geschäftsrelevant ist, kann unter Aufbewahrungsfristen fallen, etwa Buchhaltungsunterlagen. Fragen Sie im Zweifel Ihre Treuhandstelle. Löschen Sie nichts, was Sie aufbewahren müssen.

1. Exportieren Sie. Viele Dienste bieten in den Einstellungen unter «Datenschutz» oder «Konto» einen Datenexport. Er kommt meist per E-Mail als Datei. Warten Sie, bis er ankommt, und speichern Sie ihn in einem geschützten Ordner. Was exportierbar ist, hängt vom Anbieter ab; prüfen Sie die Hilfeseite.

1. Prüfen Sie den Export. Öffnen Sie die Datei und kontrollieren Sie stichprobenartig, ob Inhalte lesbar und vollständig sind. Ein Export, den niemand öffnen kann, ist wertlos.

1. Trennen Sie Verbindungen. Entfernen Sie Zugriffe auf E-Mail, Kalender, Ablage und andere Programme. Löschen Sie API-Schlüssel (digitale Zugangsschlüssel für Programme) und widerrufen Sie sie, siehe KI-Zugangsschlüssel wechseln.

1. Löschen Sie Inhalte. Löschen Sie Chats und hochgeladene Dateien. Beachten Sie, dass «Löschen» nicht immer sofort alles entfernt; siehe Wird beim Löschen eines Chats wirklich alles entfernt?.

1. Beenden Sie Abo und Konto. Kündigen Sie zuerst das Abo, prüfen Sie die Kündigungsbestätigung und die nächste Abrechnung. Bitten Sie dann um Löschung des Kontos. Bei Teams lösen Sie zuerst die Mitarbeiterkonten auf.

1. Verlangen Sie eine Bestätigung. Fragen Sie schriftlich nach einer Löschbestätigung und notieren Sie das Datum. Nach rund einem Monat prüfen Sie, ob noch Abbuchungen oder Mails kommen.

Checkliste Abschied vom alten Dienst:

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Prompt bereiten Sie die Löschanfrage an den Anbieter vor. Verwenden Sie keine Passwörter oder Kundendaten.

Schreibe eine höfliche, klare E-Mail auf Deutsch (Schweiz) an den Support von [Name des Dienstes].
Ich habe das Konto mit der Adresse [E-Mail-Adresse des Kontos]. Ich wechsle den Anbieter und bitte um:
1. Bestätigung, dass ich meine Daten bis [Datum] exportieren konnte,
2. Löschung aller Chats, hochgeladenen Dateien und Einstellungen,
3. Löschung des Kontos nach Ablauf der Frist,
4. eine schriftliche Bestätigung der Löschung mit Datum,
5. Auskunft, ob Daten in Sicherungskopien oder für das Modelltraining weiter gespeichert werden und wie lange.
Halte die Nachricht auf höchstens 150 Wörter.

Passen Sie Namen, Adresse und Datum an; die Frage zu Sicherungskopien ist wichtig, weil Löschung nicht überall sofort wirkt.

Worauf Sie achten müssen

• Löschung ist nicht überall sofort. Manche Anbieter halten Daten noch eine Zeit lang in Sicherungskopien. Fragen Sie nach.
• Bei Personendaten bleiben Sie verantwortlich. Nach dem Datenschutzgesetz (DSG) sollen Sie Daten nicht länger aufbewahren als nötig. Hat der Anbieter in Ihrem Auftrag Personendaten bearbeitet, achten Sie auf die vertraglichen Regeln zur Rückgabe oder Löschung. Siehe KI-Vertrag kündigen und Daten exportieren.
• Exportdateien sind selbst sensibel. Speichern Sie sie verschlüsselt oder in einem Ordner mit eingeschränktem Zugriff, nicht auf dem Desktop.
• Die KI beim neuen Anbieter erbt nichts automatisch. Prompts und Einstellungen müssen Sie neu aufbauen, deshalb lohnt der Export der Vorlagen.
• Vergessene Zugänge sind Einfallstore. Alte Konten mit altem Passwort werden bei Datenlecks gerne missbraucht.
• Prüfen Sie Ihre Quellen. Welche Funktionen und Rechte der Anbieter tatsächlich bietet, steht in seinen Bedingungen und der Hilfe, nicht in allgemeinen Ratgebern.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Ingenieurbüro in Winterthur mit acht Mitarbeitenden wechselt den KI-Dienst, weil die neue Lösung in der Schweiz gehostet wird. Die Büroleiterin legt eine Liste an: 14 Konten, zwei verbundene Ordner, ein Jahresabo.

Vorher hätte sie die Konten einfach vergessen. Nachher exportiert sie die Vorlagen, trennt die Ordnerverbindung, lässt alle Mitarbeitenden ihre Chats löschen und kündigt das Abo. Sie bittet schriftlich um Löschung und legt die Bestätigung ab. Einen Monat später prüft sie die Kreditkartenabrechnung: keine Abbuchung mehr.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie überlegen, welchen KI-Dienst Ihr Betrieb künftig nutzen soll und wie der Umstieg organisiert wird, unterstützt Sie die KI-Beratung und digitale Transformation. Laut Leistungsbeschreibung gehören dazu die Aufnahme von Prozessen, die Analyse von KI-Potenzialen, die Priorisierung von Vorhaben und ein Umsetzungsplan.

Das hilft, den Wechsel nicht als Einzelaktion, sondern als geplanten Schritt anzugehen. Projekte werden individuell offeriert.

Häufige Fragen

Kann ich den Export auch von Dritten durchführen lassen?

Das Konto gehört Ihnen oder Ihrem Betrieb, deshalb sollten die Berechtigten den Export selbst auslösen. Externe Helfer bekommen besser keine Passwörter, sondern nur die fertige Datei.

Was, wenn der Anbieter keinen Export anbietet?

Dann kopieren Sie wichtige Inhalte manuell in eigene Dokumente und bitten den Anbieter schriftlich um Auskunft über Ihre Daten. Für Personendaten gibt es nach dem DSG ein Auskunftsrecht; Näheres bei der Datenschutzstelle des Bundes (EDÖB).

Soll ich vor der Kündigung exportieren oder löschen?

Immer zuerst exportieren. Nach der Löschung ist ein Export meist nicht mehr möglich. Bewahren Sie die Exportdatei auf, solange Sie sie brauchen.

Muss ich meine Mitarbeitenden informieren?

Ja. Sagen Sie ihnen, bis wann sie eigene Inhalte sichern müssen und dass der alte Dienst nicht mehr genutzt werden darf, damit keine heimliche Weiternutzung entsteht.