Welche Verantwortung trägt die Geschäftsführung beim KI-Einsatz?

Das Problem

In vielen Betrieben nutzen Mitarbeitende längst KI-Werkzeuge, ohne dass die Leitung genau weiss, welche. Das Sekretariat lässt Briefe umformulieren, die Buchhaltung fasst Belege zusammen, der Verkauf schreibt Offerten mit einem Chatbot. Alles geschieht in guter Absicht und spart Zeit.

Für die Geschäftsleitung entsteht daraus eine unbequeme Frage: Wer ist verantwortlich, wenn etwas schiefgeht? Ein vertraulicher Kundenbrief landet bei einem externen Dienst, eine falsche Auskunft geht an eine Kundin, eine Offerte enthält einen erfundenen Preis. Die Antwort lautet fast immer: Der Betrieb haftet gegenüber Dritten, und die Leitung muss zeigen können, dass sie ihre Organisation im Griff hat.

Das Gute daran: Sie müssen kein Technikexperte werden. Sie müssen ein paar klare Entscheide treffen, diese aufschreiben und ihre Einhaltung gelegentlich prüfen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

Die folgende Checkliste können Sie in einer Sitzung der Geschäftsleitung durchgehen. KI hilft dabei, die Unterlagen vorzubereiten, ersetzt aber den Entscheid der Leitung nicht.

1. Verschaffen Sie sich einen Überblick. Fragen Sie in den Teams: Welche KI-Werkzeuge werden genutzt, für welche Aufgaben, mit welchen Daten? Eine kurze, freundliche Umfrage genügt. Wichtig ist, dass niemand Angst vor Vorwürfen haben muss, sonst erfahren Sie nur die Hälfte.

1. Benennen Sie eine verantwortliche Person. Jemand muss Ansprechperson für KI-Fragen sein, zum Beispiel die Leiterin Administration oder der IT-Verantwortliche. Diese Person entscheidet nicht allein, sammelt aber Fragen, Vorfälle und Freigaben.

1. Legen Sie fest, was erlaubt ist. Halten Sie auf einer Seite fest, welche Werkzeuge freigegeben sind und welche Daten nie hineingehören. Eine Vorlage finden Sie unter KI-Richtlinie für Mitarbeitende.

1. Regeln Sie die menschliche Freigabe. Bestimmen Sie, welche Ergebnisse vor dem Versand eine zweite Person prüfen muss, etwa Offerten, Kundenschreiben und alles mit rechtlicher Wirkung.

1. Schulen Sie die Mitarbeitenden. Wer ein Werkzeug nutzt, sollte seine Grenzen kennen. Prüfen Sie, wer wie viel Wissen braucht; die Seite Wer muss im Betrieb zu KI geschult werden? hilft bei der Einordnung.

1. Klären Sie die Versicherung. Fragen Sie Ihren Versicherer, ob KI-bedingte Schäden gedeckt sind. Eine Anleitung steht unter Haftpflichtversicherung und KI.

1. Dokumentieren Sie die Entscheide. Protokollieren Sie, was die Leitung beschlossen hat und wann. Ein halbseitiges Protokoll genügt.

1. Planen Sie Überprüfungen ein. Legen Sie einen Termin fest, zum Beispiel halbjährlich, an dem Regeln, Werkzeuge und Vorfälle angeschaut werden.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Auftrag bereiten Sie die Sitzungsunterlage vor. Geben Sie keine echten Kundendaten ein.

Du unterstützt mich bei der Vorbereitung einer Sitzung der Geschäftsleitung in einem Schweizer Betrieb mit [Anzahl] Mitarbeitenden in der Branche [Branche].
Thema: Organisation des KI-Einsatzes.
Erstelle eine Entscheidungsvorlage mit diesen Teilen:
1. Ausgangslage (aus meiner Beschreibung: [Beschreibung der heute genutzten KI-Werkzeuge])
2. Risiken in einfacher Sprache, getrennt nach Datenschutz, Fehlerfolgen und Haftung gegenüber Kunden
3. Fragen, die die Leitung entscheiden muss (mit je zwei bis drei Optionen)
4. Vorschlag für Zuständigkeiten: Wer entscheidet, wer prüft, wer schult
5. Offene Punkte, die eine Fachperson für Recht oder Datenschutz klären soll
Regeln: Erfinde keine Zahlen oder Gesetzesartikel. Markiere Aussagen, die du nicht sicher weisst, mit [PRÜFEN]. Schreibe verständlich in Deutsch (Schweiz).

Passen Sie Branche, Grösse und die Beschreibung der heutigen Nutzung an; je konkreter Sie sind, desto brauchbarer wird die Vorlage.

Worauf Sie achten müssen

• Sorgfaltspflicht: Das Schweizer Gesellschaftsrecht verlangt von Mitgliedern des Verwaltungsrats und von Geschäftsführenden Sorgfalt und Treue (zum Beispiel Art. 717 OR für die AG, Art. 812 OR für die GmbH). Das heisst vor allem: vernünftig organisieren, Risiken kennen und Entscheide nachvollziehbar treffen.
• Verantwortlichkeit: Wer Pflichten schuldhaft verletzt, kann der Gesellschaft und unter Umständen weiteren Beteiligten gegenüber haftbar werden (Art. 754 OR, für die GmbH Art. 827 OR). Ob das im Einzelfall zutrifft, beurteilt eine Fachperson.
• Datenschutz: Das revidierte Datenschutzgesetz verlangt angemessene Datensicherheit. Verstösse können für verantwortliche Personen Bussen nach sich ziehen. Mehr dazu unter Was bedeutet das revDSG für KI im Schweizer KMU?.
• Keine Pauschalgarantie: Eine Richtlinie allein schützt nicht. Entscheidend ist, dass sie gelebt, geschult und kontrolliert wird.
• Grenzen dieser Seite: Die Hinweise sind allgemeine Orientierung, keine Rechtsberatung. Für Ihre Rechtsform und Ihren Fall zählt der konkrete Wortlaut der Gesetze und Ihrer Statuten.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: In einem Treuhandbüro mit zwölf Mitarbeitenden in Baden nutzten mehrere Personen privat angelegte KI-Konten, um Mails und Auswertungen zu verfassen. Die Geschäftsleiterin erfuhr es zufällig an einer Teamsitzung.

Vorher gab es keine Regel, keine Zuständigkeit und keine Übersicht. Nachher einigte sich die Leitung in einer Stunde auf drei Dinge: ein freigegebenes Werkzeug mit Firmenkonto, eine Liste mit Daten, die nie eingegeben werden, und eine Ansprechperson für Fragen. Das Protokoll umfasste eine halbe Seite. Wenn nun ein Kunde nachfragt, kann das Büro zeigen, wie es den Einsatz geregelt hat.

So hilft Ihnen Alpasana

Damit die Regeln im Alltag tatsächlich greifen, müssen Mitarbeitende sie verstehen. Die KI-Weiterbildung für Unternehmen von absofort vermittelt Grundlagen bis hin zum Executive-Diplomlehrgang, mit Datenschutz als Lerninhalt und dem verantwortungsvollen Umgang mit Unternehmensdaten. Sie lernen im eigenen Tempo online und erhalten verifizierbare Abschlüsse.

Für Firmenlösungen und Teambuchungen gibt es auf der Seite eine Kontaktmöglichkeit. Eine rechtliche Beurteilung Ihrer Haftungsfragen gehört nicht zum Angebot; dafür ziehen Sie eine Fachperson bei.

Häufige Fragen

Muss die Geschäftsführung jede KI-Anwendung selbst genehmigen?

Nein. Sie muss aber dafür sorgen, dass es einen Rahmen gibt: Regeln, Zuständigkeiten und eine Kontrolle. Einzelne Freigaben können Sie an eine verantwortliche Person delegieren.

Haftet die Geschäftsführung persönlich für Fehler einer KI?

Persönliche Haftung setzt in der Regel eine Pflichtverletzung, einen Schaden und einen Zusammenhang voraus. Ob das gegeben ist, hängt vom Einzelfall ab. Sorgfältige Organisation und saubere Dokumentation verbessern Ihre Position, ersetzen aber keine rechtliche Beurteilung.

Reicht es, KI im Betrieb zu verbieten?

Ein Verbot ohne Alternative führt oft dazu, dass Mitarbeitende heimlich private Konten nutzen. Besser ist ein klar geregeltes, freigegebenes Angebot. Mehr dazu unter Private KI-Konten bei der Arbeit.

Was soll ich als Erstes tun?

Beginnen Sie mit der Übersicht über die tatsächliche Nutzung. Ohne diese Bestandsaufnahme bleiben alle Regeln theoretisch.