EU AI Act im KMU umsetzen: Wo fange ich an?

Das Problem

Der EU AI Act, das europäische KI-Gesetz, umfasst über hundert Artikel und mehrere Anhänge. Fachartikel sprechen von Risikoklassen, Konformitätsbewertungen und Hochrisiko-Systemen. Für einen Betrieb mit zehn oder zwanzig Mitarbeitenden wirkt das wie ein Berg ohne Weg nach oben.

Die Folge ist oft Stillstand: Entweder wird das Thema verdrängt, oder es wird teure Beratung eingekauft, bevor klar ist, was überhaupt nötig ist. Beides ist unbefriedigend.

Dabei lässt sich der Einstieg gut strukturieren. Die meisten KMU nutzen KI für Texte, Übersetzungen oder Zusammenfassungen. Dafür sind die Pflichten überschaubar. Entscheidend ist, die wenigen kritischen Fälle zu erkennen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Klären Sie den EU-Bezug. Der AI Act gilt für Schweizer Betriebe vor allem, wenn sie KI-Systeme in der EU anbieten oder wenn die Ergebnisse ihrer KI in der EU verwendet werden. Beispiele: Kundschaft in Deutschland, eine Tochterfirma in Österreich, ein Chatbot auf einer Website für EU-Kunden. Details unter Gilt der EU AI Act in der Schweiz?.

1. Erstellen Sie ein KI-Inventar. Ein KI-Inventar ist eine einfache Liste aller KI-Werkzeuge im Betrieb. Fragen Sie jede Abteilung: Welches Werkzeug, wofür, mit welchen Daten, wer ist verantwortlich? Denken Sie auch an KI-Funktionen in bestehender Software, etwa im Büroprogramm oder im Buchhaltungssystem.

1. Klären Sie Ihre Rolle pro Werkzeug. Sind Sie «Betreiber», also Nutzer eines fremden Systems in eigener Verantwortung? Oder «Anbieter», weil Sie selbst ein KI-System entwickeln oder unter eigenem Namen anbieten? Die meisten KMU sind Betreiber.

1. Prüfen Sie auf verbotene Praktiken. Seit dem 2. Februar 2025 sind bestimmte Anwendungen verboten, etwa Emotionserkennung am Arbeitsplatz (ausser aus medizinischen oder Sicherheitsgründen) oder manipulative Techniken. Ein KMU ist selten betroffen, die Frage gehört aber auf die Liste.

1. Prüfen Sie auf Hochrisiko-Einsätze. Hochrisiko heisst: KI wird für Entscheidungen mit grossen Folgen für Menschen genutzt, zum Beispiel bei der Auswahl von Bewerbenden oder der Beurteilung von Mitarbeitenden. Hier sind die Pflichten deutlich umfangreicher. Die Seite Risikoklassen des AI Act erklärt die Stufen.

1. Prüfen Sie die Transparenzpflichten. Chatbots, Deepfakes und bestimmte veröffentlichte KI-Texte müssen ab dem 2. August 2026 grundsätzlich offengelegt werden. Notieren Sie, wo das bei Ihnen zutrifft.

1. Erstellen Sie einen Schulungsplan. Artikel 4 verlangt von Anbietern und Betreibern Massnahmen zur Förderung der KI-Kompetenz von Personen, die in ihrem Auftrag KI-Systeme betreiben oder nutzen. Planen Sie Schulungen passend zu den Rollen und dokumentieren Sie sie.

1. Legen Sie Zuständigkeit und Rhythmus fest. Bestimmen Sie eine Person, die das Inventar pflegt. Überprüfen Sie es mindestens einmal pro Jahr und bei jedem neuen Werkzeug.

Vorlage zum Kopieren

Die Checkliste als Tabelle zum Ausfüllen:

Hilf mir, ein KI-Inventar für unser KMU zu erstellen.
Branche und Grösse: [z. B. Elektroinstallationen, 15 Mitarbeitende]
Bezug zur EU: [z. B. Aufträge in Vorarlberg, keine EU-Niederlassung]
Bekannte KI-Nutzungen: [Werkzeug – Aufgabe – Abteilung]
Erstelle eine Tabelle mit den Spalten: Werkzeug | Aufgabe | Daten | Rolle (Anbieter/Betreiber) | mögliches Hochrisiko ja/nein/unklar | Transparenzpflicht ja/nein/unklar | nächster Schritt.
Ergänze typische KI-Funktionen, die in Büroprogrammen oft übersehen werden, als Fragen an mich.
Markiere alle rechtlichen Einschätzungen als vorläufig und erfinde keine Gesetzesartikel.

Tragen Sie Ihre bekannten Werkzeuge ein; die Antworten der KI sind ein Entwurf, den Sie mit Ihrer Verantwortungsperson durchgehen.

Worauf Sie achten müssen

• Gestaffelte Fristen: Die Pflichten gelten zu unterschiedlichen Terminen; 2026 wurden einzelne Regeln und Fristen geändert. Prüfen Sie den aktuellen Stand unter Fristen des AI Act.
• Schweizer Recht: Die Schweiz hat Stand Oktober 2026 kein eigenes umfassendes KI-Gesetz. Das Datenschutzgesetz gilt aber auch für KI-Anwendungen.
• KI-Antworten prüfen: Ein KI-Assistent kann Pflichten erfinden oder übersehen. Nutzen Sie ihn zum Ordnen, nicht zur rechtlichen Beurteilung.
• Hochrisiko ernst nehmen: Wenn KI bei Personalentscheiden mitwirkt, lassen Sie den Fall unbedingt fachlich prüfen.
• Kein Perfektionismus: Eine einfache, gepflegte Liste ist wertvoller als ein umfangreiches Handbuch, das niemand nutzt.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Sanitärbetrieb in St. Gallen mit 18 Mitarbeitenden arbeitet regelmässig in Vorarlberg. Die Geschäftsführerin hörte vom AI Act und befürchtete hohe Kosten. Sie wusste nicht einmal genau, wer im Betrieb KI nutzt.

Mit dem Inventar-Prompt und einer Umfrage im Team kamen fünf Anwendungen zusammen: Offertentexte, Übersetzungen, ein Chat auf der Website, Zusammenfassungen von Normen und ein Versuch, Bewerbungen vorsortieren zu lassen. Die ersten vier stuften sie als geringes Risiko ein, den Chat versahen sie mit einem Hinweis. Das Vorsortieren von Bewerbungen stoppte sie, bis eine fachliche Prüfung vorliegt. Für alle Nutzenden plante sie eine Schulung.

So hilft Ihnen Alpasana

Mit der KI-Beratung und digitalen Transformation nimmt Alpasana Ihre Prozesse auf, analysiert KI-Potenziale, priorisiert Vorhaben und erstellt einen Umsetzungsplan. Bei der Integration von KI-Agenten gehören Anwendungsfall, Pilot und Einsatzregeln dazu; die Umsetzung wird dokumentiert.

So entsteht aus Ihrem KI-Inventar eine geordnete Grundlage für die nächsten Schritte. Für die Weiterbildung Ihres Teams kann die Lernplattform absofort einbezogen werden. Projekte werden individuell offeriert; eine Rechtsberatung im Einzelfall ist darin nicht enthalten.

Häufige Fragen

Wir nutzen nur ein KI-Werkzeug für Texte. Müssen wir trotzdem etwas tun?

Wenn der AI Act für Sie gilt, prüfen Sie insbesondere die Massnahmen zur Förderung der KI-Kompetenz nach Artikel 4. Ob eine kurze Schulung und ein Eintrag im Inventar genügen, hängt vom Einsatz ab. Lesen Sie dazu Artikel 4 AI Act.

Wer im Betrieb sollte verantwortlich sein?

Am besten eine Person mit Überblick über Abläufe, nicht zwingend aus der IT. Wichtig ist, dass sie Zeit dafür erhält und bei Fragen entscheiden oder eskalieren kann.

Was kostet die Umsetzung?

Das hängt stark von Ihren Anwendungen ab. Bei reiner Nutzung für Texte und Übersetzungen ist der Aufwand meist gering. Bei Hochrisiko-Anwendungen ist er deutlich höher; lassen Sie sich dafür eine konkrete Offerte erstellen.