Produktrecherche mit KI: Erst die Anforderungen klären

Das Problem

Für das Büro soll etwas angeschafft werden: ein Multifunktionsdrucker, ein Videokonferenzsystem, ein Bürostuhl, eine neue Kaffeemaschine. Sie öffnen die Suchmaschine und sehen Dutzende Produkte mit lauter Datenblättern, Bewertungen und Rabattaktionen. Je länger Sie vergleichen, desto weniger wissen Sie, was Ihnen eigentlich wichtig ist.

Der häufigste Fehler: Man beginnt mit dem Produkt statt mit dem Bedarf. Dann entscheiden Preis, Aussehen oder das lauteste Angebot. Hinterher stellt sich heraus, dass eine zentrale Eigenschaft fehlt, etwa Doppelseiten-Scan oder ein bestimmter Anschluss, oder dass man für unnötige Funktionen zahlt.

Wer zuerst die Anforderungen klärt, spart Zeit und erhält bessere Ergebnisse, auch wenn er später die KI zur Recherche einsetzt.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Zweck beschreiben: Wofür wird das Produkt gebraucht, von wem, wie oft, wo? «Drucker für ein Büro mit sechs Personen, hauptsächlich Rechnungen und Verträge.»
2. Muss und Kann trennen: Was ist zwingend (Muss)? Was wäre schön (Wunsch)? Was ist unwichtig?
3. Rahmenbedingungen festhalten: Budget (CHF), Platz, Lieferfrist, Anschlüsse, vorhandene Geräte und Programme, Wartung, Garantie.
4. KI die Liste ergänzen lassen: Lassen Sie fragen, welche Kriterien Sie vergessen haben könnten, und welche Folgekosten (Verbrauchsmaterial, Wartung, Lizenzen) anfallen.
5. Prioritäten setzen: Gewichten Sie die Kriterien, siehe Anforderungen priorisieren.
6. Liste abstimmen: Zeigen Sie sie den Personen, die das Produkt nutzen, und der Person, die entscheidet.
7. Erst jetzt suchen: Suchen Sie mit den Muss-Kriterien nach Produkten, siehe Bessere Suchbegriffe finden.
8. Kandidaten vergleichen: Zwei bis drei Produkte in einer Tabelle nach Ihrer Liste. Die KI kann beim Strukturieren helfen, die Angaben aber müssen Sie auf der Herstellerseite prüfen.
9. Gesamtkosten rechnen: Anschaffung, Verbrauch und Betrieb über die erwartete Nutzungsdauer. Siehe Gesamtkosten bei der Beschaffung.
10. Entscheiden und dokumentieren: Notieren Sie, warum Sie sich entschieden haben.

Vorlage zum Kopieren

Ich möchte folgendes Produkt beschaffen: [z. B. einen Multifunktionsdrucker für ein Büro mit 6 Personen].
Einsatz: [wofür, wie oft, z. B. Rechnungen, Verträge, ca. 800 Seiten pro Monat, Scannen in Ordner].
Rahmen: Budget [CHF-Bereich], Platz [z. B. Stellfläche], vorhandene Geräte/Programme [z. B. Windows, Microsoft 365],
gewünschte Lieferfrist [..], Region: Schweiz.
Hilf mir, die Anforderungen zu klären (noch keine Produktempfehlung):
1. Welche Kriterien sollte ich festlegen, die ich vielleicht vergessen habe? Gliedere in Muss und Wunsch.
2. Welche Folgekosten fallen bei dieser Produktart typischerweise an?
3. Welche Fragen sollte ich Nutzenden und Anbietern stellen?
4. Erstelle eine Anforderungsliste als Tabelle: Kriterium | Muss/Wunsch | Gewicht (1–3) | Wie ich es prüfe.
Nenne keine konkreten Produkte oder Preise, ich suche selbst und prüfe auf den Herstellerseiten.
Sage, wo du unsicher bist.

Passen Sie die Angaben an. Mit der Tabelle vergleichen Sie später Kandidaten systematisch.

Worauf Sie achten müssen

• Produkt- und Preisangaben der KI: Sie können veraltet oder erfunden sein. Prüfen Sie Daten und Preise auf den Seiten der Hersteller oder in Offerten.
• Werbung und Bewertungen: Online-Bewertungen können gekauft oder verzerrt sein. Achten Sie auf unabhängige Tests und auf Quellen.
• Gesamtkosten: Der Preis des Geräts ist oft nur ein Teil. Verbrauchsmaterial, Lizenzen und Service zählen mit.
• Beschaffungsregeln: Ihr Betrieb oder Ihre Gemeinde kann Vorgaben haben, etwa mehrere Offerten oder Ausschreibungspflichten. Klären Sie das vorab.
• Datenschutz und Sicherheit: Bei vernetzten Geräten und Software fragen Sie nach Datenverarbeitung, Updates und Standort.
• Nachhaltigkeit: Reparierbarkeit, Energieverbrauch und Lebensdauer können Kriterien sein, siehe Nachhaltige Beschaffung.
• Eigene Bedürfnisse nicht vergessen: Fragen Sie die Nutzenden. Die KI kennt Ihren Alltag nicht.
• Keine Marken vorgeben: Wenn Sie nach einem bestimmten Hersteller fragen, erhalten Sie Vorschläge in diese Richtung.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Büroleiterin einer Physiotherapie-Praxis in Baden soll ein neues Gerät für die Terminverwaltung am Empfang beschaffen: Tablet, Bildschirm oder Kiosk für die Patienten.

Vorher: Sie vergleicht Prospekte von sieben Geräten und merkt nicht, dass keines den Datenschutzanforderungen der Praxis genügt.

Nachher: Sie schreibt den Einsatz und die Rahmenbedingungen auf, lässt die KI vergessene Kriterien nennen (Datenschutz, Reinigung, Sperrmodus, Updates) und erstellt eine Anforderungsliste mit Gewichten. Mit der Liste fragt sie zwei Anbieter an und vergleicht deren Offerten. Die IT-Betreuung bestätigt die Anforderungen an den Datenschutz. Die Entscheidung dokumentiert sie in einer Seite.

So hilft Ihnen Alpasana

Im Kurs Prompt Engineering von absofort lernen Sie laut Beschreibung, Aufgabe, Rolle, Kontext, Ziel und Ausgabeformat festzulegen und Ergebnisse zu prüfen. Das passt zum Klären von Anforderungen mit KI-Unterstützung. Der Online-Kurs bietet ein Zertifikat und setzt keine Programmierkenntnisse voraus.

Häufige Fragen

Darf die KI Produkte empfehlen?

Sie kann Vorschläge machen, aber Angaben zu Modellen, Preisen und Verfügbarkeit können falsch oder veraltet sein. Prüfen Sie alles bei den Herstellern und in Offerten.

Wie viele Kriterien sind sinnvoll?

Fünf bis zehn Muss- und Wunschkriterien. Zu viele machen den Vergleich unübersichtlich.

Was, wenn Produkte mein Muss-Kriterium nur teilweise erfüllen?

Notieren Sie es und klären Sie mit dem Anbieter, ob eine Lösung möglich ist. Ein Muss-Kriterium sollte nicht stillschweigend aufgegeben werden.

Soll ich Bewertungen im Internet vertrauen?

Mit Vorsicht. Suchen Sie unabhängige Tests, vergleichen Sie mehrere Quellen und achten Sie auf Muster in Erfahrungsberichten.