Nachhaltige Beschaffung: Prüfkriterien mit KI erstellen

Das Problem

Immer mehr Kundschaft, Ausschreibungen und Geschäftspartner fragen: «Wie nachhaltig kaufen Sie ein?» Im Einkauf eines KMU fehlt dafür oft Zeit und Erfahrung. Was gehört dazu: Energie, Verpackung, Transportwege, faire Arbeitsbedingungen, Materialherkunft, Reparierbarkeit? Und wie prüft man, ob ein Lieferant das ernst nimmt?

Hinzu kommt die Unsicherheit bei Werbeaussagen. Begriffe wie «umweltfreundlich», «klimaneutral» oder «nachhaltig» sind nicht einheitlich geschützt. Hinter einem Label kann eine strenge Prüfung stehen, aber auch ein reiner Eigenanspruch des Herstellers. Wer ohne Kriterien einkauft, richtet sich nach Preis und Bauchgefühl.

Eine KI kann helfen, die Kriterien zu strukturieren und Fragen an Lieferanten zu formulieren. Sie kennt aber weder Ihre Lieferkette noch aktuelle Labels verlässlich. Die Prüfung der Belege bleibt Ihre Aufgabe. Mit einer einfachen Liste können Sie trotzdem pragmatisch beginnen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Klären Sie, was Nachhaltigkeit bei Ihnen bedeutet. Setzen Sie Schwerpunkte: Umwelt (Energie, Material, Abfall, Transport), Soziales (Arbeitsbedingungen, Herkunft), Wirtschaftlichkeit (Lebensdauer, Reparierbarkeit). Alles auf einmal zu verlangen überfordert Lieferanten und Sie selbst.

1. Wählen Sie Produktgruppen. Beginnen Sie mit Kategorien, in denen Sie viel einkaufen oder deutliche Wirkung sehen, etwa Verpackung, Büromaterial, Reinigungsmittel, Arbeitskleidung, Holz, Elektronik.

1. Lassen Sie eine Kriterienliste entwerfen. Geben Sie der KI Branche und Produktgruppe, und bitten Sie um Kriterien mit Prüffragen und möglichen Belegen. Streichen Sie, was für Sie nicht passt.

1. Teilen Sie die Kriterien in Muss und Wunsch. Muss-Kriterien sind Bedingungen für die Zusammenarbeit (zum Beispiel gesetzliche Vorgaben), Wunsch-Kriterien fliessen in die Bewertung ein. Siehe Kriterien für die Lieferantenauswahl.

1. Verlangen Sie Belege. Zu jedem Kriterium gehört ein Nachweis: Zertifikat, Prüfbericht, Herstellerangaben mit Quelle, Selbstauskunft mit Zahlen. Eine blosse Behauptung genügt nicht.

1. Prüfen Sie Labels bei der Quelle. Suchen Sie auf der Seite der Label-Organisation, was das Label tatsächlich bedeutet und ob der Lieferant eingetragen ist. Labels unterscheiden sich stark in Strenge und Geltungsbereich.

1. Stellen Sie Fragen im Fragebogen. Formulieren Sie kurze, konkrete Fragen an Lieferanten. Siehe Lieferantenfragebogen mit KI. Fragen Sie nach Herkunft, Materialien, Energie, Verpackung und Sozialstandards, soweit relevant.

1. Bewerten Sie vergleichbar. Nutzen Sie eine einfache Punktetabelle und halten Sie Begründung und Belege fest. Beziehen Sie Gesamtkosten ein, siehe Gesamtkosten im Einkauf.

1. Entscheiden und dokumentieren Sie. Halten Sie fest, warum Sie sich für einen Lieferanten entschieden haben und welche Auflagen gelten.

1. Verbessern Sie schrittweise. Fragen Sie nach einem Jahr nach, was sich verändert hat, und ergänzen Sie weitere Produktgruppen.

Vorlage zum Kopieren

Erstelle eine Kriterienliste für nachhaltige Beschaffung.
Betrieb: [Branche, Grösse, Ort]. Produktgruppe: [z. B. Verpackung,
Arbeitskleidung, Büromaterial].
Schwerpunkte: [z. B. Umwelt, Arbeitsbedingungen, Lebensdauer].
Erstelle eine Tabelle: Kriterium | Prüffrage an den Lieferanten |
Möglicher Beleg | Muss oder Wunsch | Hinweis zur Prüfung.
Maximal 12 Kriterien. Erkläre bei Labels, was ich bei der
herausgebenden Organisation prüfen muss, und nenne keine
Labels, deren Bedeutung du nicht sicher kennst.
Weise auf mögliche Greenwashing-Formulierungen hin (z. B.
unbelegte Allgemeinaussagen). Erfinde keine Zahlen, Gesetze oder
Zertifikate.

Passen Sie Produktgruppe und Schwerpunkte an. Überprüfen Sie Labels, die die KI nennt, selbst bei der jeweiligen Organisation.

Welche Kriterien gibt es, und wie prüfen Sie sie?

Worauf Sie achten müssen

• Greenwashing: Aussagen wie «grün» oder «klimafreundlich» ohne Zahlen und Belege sind kein Nachweis. Fragen Sie nach Messgrösse, Zeitraum und Prüfstelle.
• Labels sind nicht gleich: Manche prüfen streng und unabhängig, andere sind Eigenlabels. Informieren Sie sich bei der Organisation, was geprüft wird.
• Überforderung der Lieferanten: Kleine Lieferanten können oft nicht alles belegen. Verlangen Sie Verhältnismässiges und geben Sie Zeit.
• Gesetzliche Pflichten: Für bestimmte grössere Unternehmen bestehen im Obligationenrecht Sorgfalts- und Transparenzpflichten, etwa zu Kinderarbeit und Konfliktmineralien. KMU sind meist ausgenommen, im Einzelfall ist die Anwendbarkeit zu prüfen. Bei öffentlichen Ausschreibungen gelten besondere Vergaberegeln.
• KI kennt Ihre Lieferkette nicht: Sie liefert Strukturen, keine Fakten über einzelne Lieferanten. Lassen Sie sich keine Aussagen über konkrete Firmen als Tatsache liefern.
• Daten nicht preisgeben: Geben Sie vertrauliche Konditionen nicht in öffentliche Dienste ein.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein erfundenes Beispiel: Ein Catering-Betrieb in Luzern möchte seine Verpackungen nachhaltiger beschaffen, weil mehrere Firmenkunden danach fragen. Die Einkäuferin weiss nicht, wo sie anfangen soll, und die Prospekte der Anbieter versprechen alle «umweltfreundlich».

Mit der Vorlage entsteht eine Liste mit zehn Kriterien für die Produktgruppe Verpackung, aufgeteilt in Muss und Wunsch: Materialart, Recyclingfähigkeit, Anteil Rezyklat, Herkunft, Transportweg, Hinweise auf Zertifizierungen. Sie sendet kurze Fragen an drei Lieferanten und prüft die genannten Labels auf den Seiten der Organisationen.

Nachher zeigt sich, dass ein Anbieter nur Eigenaussagen macht, ein anderer belegt seine Angaben. Der Betrieb entscheidet sich für den belegbaren, auch wenn er etwas teurer ist, und dokumentiert die Gründe. Er kann Firmenkunden konkret antworten, statt nur Allgemeines zu behaupten.

So hilft Ihnen Alpasana

Wie Sie Beschaffungsaufgaben im Büro mit KI sorgfältig vorbereiten, lernen Sie in den Kursen bei KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben auf absofort: Einkauf, Vorbereitung von Buchhaltungsunterlagen, Projektmanagement und betriebliche KI-Richtlinien. Online im eigenen Tempo, mit Praxisaufgaben, KI-Lerncoach und verifizierbarem Abschluss.

Eine Nachhaltigkeitsprüfung Ihrer Lieferanten ist nicht Teil der Kurse. Zur Vertiefung: Lieferantenauswahl: Kriterien und Lieferantenrisiken mit KI erkennen.

Häufige Fragen

Reichen Labels als Nachweis?

Sie sind ein Hinweis, kein Selbstläufer. Prüfen Sie, was das Label abdeckt, wer es vergibt und ob der Lieferant tatsächlich zertifiziert ist. Ergänzen Sie sie mit konkreten Angaben zu Material, Herkunft und Prozessen.

Wie viele Kriterien soll ich verwenden?

Beginnen Sie mit fünf bis zehn, die für Ihre Produktgruppe wichtig sind. Zu viele Kriterien überfordern und werden nicht geprüft. Erweitern Sie später.

Ist nachhaltig immer teurer?

Nicht zwingend. Langlebige oder reparierbare Produkte können über die Nutzungsdauer günstiger sein, kurzfristig aber höhere Anschaffungskosten haben. Vergleichen Sie Gesamtkosten statt nur Einstandspreise.