Welche KI hilft bei verständlichen Präsentationen?

Das Problem

Nächste Woche sollen Sie an der Teamsitzung die neuen Abläufe im Lager vorstellen. Sie haben Notizen, eine Excel-Liste und einen langen Bericht. Aber wie wird daraus eine Präsentation, der alle folgen können?

Viele Präsentationen scheitern nicht am Design, sondern am Inhalt: zu viel Text, keine klare Botschaft, ein Durcheinander von Details. Die Zuhörenden schalten ab, und die eigentliche Entscheidung bleibt liegen.

KI kann hier viel abnehmen. Nur gibt es Stand Oktober 2026 sehr viele Angebote, die alle «Präsentationen mit KI» versprechen. Welche Art von Werkzeug Sie brauchen, hängt davon ab, wo Ihre Schwierigkeit liegt.

Welche Art von KI passt zu Ihrer Aufgabe?

Ob die KI-Funktion in Ihrem Büroprogramm verfügbar ist, hängt von Ihrem Abo und den Einstellungen Ihrer Firma ab. Fragen Sie im Zweifel Ihre IT-Ansprechperson.

Die Unterschiede zwischen den grossen Chat-Modellen sind beim Gliedern eher klein. Wichtiger ist, ob Sie Dateien hochladen dürfen und ob das Werkzeug in Ihrem Betrieb erlaubt ist.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Klären Sie Ziel und Publikum. Notieren Sie für sich: Wer hört zu? Was sollen die Leute danach wissen oder entscheiden? Wie viele Minuten haben Sie?
2. Öffnen Sie eine Chat-KI und geben Sie diese Angaben zusammen mit Ihren Notizen ein. Vertrauliches lassen Sie weg oder ersetzen es durch Platzhalter.
3. Lassen Sie zuerst nur die Gliederung erstellen. Noch keine Folien. Bitten Sie um eine Kernaussage pro Folie in einem ganzen Satz. Wie das genau geht, zeigt Präsentation mit KI gliedern.
4. Prüfen und korrigieren Sie die Gliederung. Fehlt etwas Wichtiges? Ist die Reihenfolge logisch? Sagen Sie der KI konkret, was sie ändern soll.
5. Übertragen Sie die Gliederung in Ihr Präsentationsprogramm. In PowerPoint können Sie mit Copilot, falls vorhanden, aus einem Text oder Word-Dokument Folien erzeugen lassen. Sonst kopieren Sie die Folientitel einfach von Hand.
6. Kürzen Sie den Text auf den Folien. Stichworte statt Sätze, höchstens wenige Punkte pro Folie. Die ausführlichen Erklärungen gehören in Ihre Notizen. Tipps dazu finden Sie unter zu viel Text auf Folien kürzen.
7. Lassen Sie einen Sprechtext vorschlagen. Bitten Sie um kurze Notizen pro Folie und lesen Sie diese einmal laut. Passen Sie die Formulierungen an Ihre eigene Sprache an.
8. Kontrollieren Sie Zahlen, Namen und Bilder. Alles, was die KI ergänzt hat, prüfen Sie gegen Ihre Unterlagen.

Vorlage zum Kopieren

Ich halte eine Präsentation von [Dauer] Minuten für [Publikum, z. B. Team der Verwaltung, 8 Personen].
Ziel: Nach dem Vortrag sollen die Zuhörenden [wissen / entscheiden / tun]: [Ziel].
Meine Unterlagen: [Notizen oder Text einfügen]

Bitte erstelle noch keine Folien, sondern:
1. Eine Kernbotschaft in einem Satz.
2. Eine Gliederung mit [Anzahl] Folien: pro Folie ein Titel als ganzer Aussagesatz und 2–3 Stichworte.
3. Markiere Stellen, an denen dir Informationen fehlen, statt sie zu erfinden.
Sprache: Schweizer Hochdeutsch, einfach und ohne Fachjargon.

Passen Sie Dauer, Publikum und Folienzahl an; als Faustregel planen viele Vortragende etwa eine bis zwei Minuten pro Folie.

Worauf Sie achten müssen

• Erfundene Zahlen und Beispiele: Wenn Angaben fehlen, ergänzt eine KI gerne plausible Werte. Lassen Sie Lücken ausdrücklich markieren.
• Firmendaten: Umsatzzahlen, Kundennamen oder Personalthemen gehören nur in eine KI, die Ihr Betrieb dafür freigegeben hat.
• Bilder und fremde Inhalte: KI-Bilder und übernommene Grafiken können Rechte Dritter berühren. Was Sie aus fremden Folien übernehmen dürfen, erklärt die Seite KI-Präsentation mit fremden Folien.
• Einheitslook: Automatisch erzeugte Folien sehen oft gleich aus. Verwenden Sie die Vorlage Ihrer Firma mit Logo und Farben.
• Ihre Stimme zählt: Eine Präsentation wirkt, wenn Sie hinter den Aussagen stehen. Übernehmen Sie nichts, was Sie nicht selbst erklären können.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Leiterin Administration eines Sanitärbetriebs in Wil SG soll an der Mitarbeiterversammlung die neue Zeiterfassung vorstellen.

Vorher: Sie kopiert die gesamte Anleitung des Herstellers in 18 Folien. Die Mitarbeitenden verlieren nach wenigen Minuten den Faden, Fragen bleiben offen.

Nachher: Sie gibt einer Chat-KI ihre Notizen, das Publikum («Monteure, wenig Zeit, kaum Computer») und das Ziel («ab 1. des Monats korrekt erfassen»). Die KI schlägt sechs Folien mit klaren Aussagesätzen vor, etwa «Arbeitsbeginn erfassen Sie direkt auf dem Handy». Die Leiterin ergänzt zwei echte Bildschirmfotos und kürzt die Stichworte. Der Vortrag dauert zwölf Minuten, die Fragen am Schluss sind konkret.

So hilft Ihnen Alpasana

Präsentationen gehören zur Bürokommunikation, und genau dafür gibt es auf absofort passende Lernwege. In den Kursen zu KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben üben Sie unter anderem E-Mails, Meetings und Präsentationen mit Copilot und Google Workspace.

Sie arbeiten an praktischen Aufgaben aus dem Büroalltag, erhalten Unterstützung durch einen KI-Lerncoach und schliessen mit einem verifizierbaren Nachweis ab. So lernen Sie, die KI als Werkzeug einzusetzen und die Ergebnisse selbst zu verantworten.

Häufige Fragen

Kann eine KI eine fertige PowerPoint-Datei erstellen?

Ja, einige Werkzeuge erzeugen direkt Folien oder eine Datei zum Herunterladen. Das Ergebnis ist meist ein brauchbarer Rohbau. Gestaltung nach Ihrer Firmenvorlage und die inhaltliche Prüfung bleiben Ihre Aufgabe.

Muss ich für Copilot in PowerPoint etwas bezahlen?

Die KI-Funktionen in den Microsoft-Büroprogrammen sind an bestimmte Abos gebunden, und die Bedingungen haben sich mehrfach geändert. Prüfen Sie in Ihrem Konto oder bei Ihrer IT, was in Ihrer Lizenz enthalten ist.

Wie bereite ich mich mit KI auf Rückfragen vor?

Geben Sie der KI Ihre Gliederung und bitten Sie um die fünf wahrscheinlichsten kritischen Fragen aus Sicht Ihres Publikums. Überlegen Sie sich dann selbst die Antworten. So sind Sie auch auf unangenehme Fragen vorbereitet.