Welche KI-Kenntnisse brauchen verschiedene Mitarbeitende?

Das Problem

Sie sollen die Weiterbildung für Ihr Team planen und wissen nicht, wer welche KI-Kenntnisse braucht. Alle in dieselbe Schulung zu schicken, ist teuer und für viele nicht passend: Die Sekretärin braucht etwas anderes als der Geschäftsführer oder die Person, die für Einkauf und Verträge zuständig ist.

Ohne Übersicht entstehen zwei Fehler: Manche lernen Dinge, die sie nie anwenden, andere bekommen keine Hilfe bei dem, was sie täglich tun. Beides kostet Zeit und Motivation.

Eine einfache Kompetenzmatrix löst das. Sie zeigt auf einer Seite, welche Rolle welche Kenntnisse braucht, und macht die Planung greifbar.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Rollen auflisten: Notieren Sie die Funktionen in Ihrem Betrieb, zum Beispiel Sekretariat, Verkauf, Buchhaltung, Produktion, Leitung. Es geht um Aufgaben, nicht um Personen.
2. Aufgaben mit KI-Bezug sammeln: Fragen Sie pro Rolle: Welche Tätigkeiten könnte KI unterstützen? Welche sind sensibel, etwa wegen Kundendaten?
3. Kenntnisstufen festlegen: Definieren Sie drei Stufen: Grundlagen (alle), Anwendung (in der Aufgabe) und Verantwortung (Auswahl, Regeln, Freigaben).
4. Matrix ausfüllen: Tragen Sie pro Rolle ein, welche Stufe und welche Themen nötig sind. Die Tabelle unten zeigt ein Beispiel.
5. Ist-Stand erheben: Fragen Sie in einer kurzen, freiwilligen Umfrage, wer was schon kann. Mehr dazu unter KI-Schulungsbedarf erheben.
6. Lücken benennen: Vergleichen Sie Soll und Ist. Wo ist die Lücke gross, wo klein?
7. Schulung zuordnen: Wählen Sie pro Lücke ein passendes Angebot und legen Sie Reihenfolge und Zeit fest. Siehe Schulungsplan Vorlage.
8. Nachweise festhalten: Dokumentieren Sie Schulungen geordnet, wie in Wie dokumentieren wir KI-Schulungen im Betrieb?.

Beispiel einer Kompetenzmatrix

Die Matrix ist ein Beispiel und muss zu Ihrem Betrieb passen. Wenn Kenntnisse im Team stark schwanken, hilft Wie arbeiten KI-Anfänger und Fortgeschrittene gut zusammen?.

Vorlage zum Kopieren

Wir sind ein [Branche] in der Schweiz mit [Anzahl] Mitarbeitenden. Rollen: [Liste der Rollen].
Wir möchten KI für diese Aufgaben nutzen: [Liste].
Erstelle eine Kompetenzmatrix als Tabelle: Rolle, benötigte Grundlagen, benötigte Anwendungskenntnisse, ob Verantwortung für Regeln oder Freigaben nötig ist, empfohlene Schulungsform (Selbststudium, Kurs, Workshop).
Nutze einfache Sprache und markiere Annahmen, die wir prüfen sollten.
Gib keine Zeiten oder Kosten an, die wir nicht genannt haben.

Fügen Sie Ihre Rollen und Aufgaben ein, prüfen Sie die Matrix mit den Betroffenen und passen Sie sie an.

Worauf Sie achten müssen

• Datenschutz: Verwenden Sie in der Matrix Rollen statt Namen. Persönliche Einschätzungen einzelner Mitarbeitender sind sensibel.
• Keine Bewertung von Personen: Es geht um Bedarf, nicht um Leistung. Kommunizieren Sie das klar, sonst entsteht Misstrauen.
• Freiwillige Umfragen: Fragen Sie nach Wünschen und Unsicherheiten, ohne Druck.
• Anpassen: KI-Aufgaben ändern sich. Prüfen Sie die Matrix jedes Jahr.
• Gesetzliche Pflichten: Ob Ihr Betrieb Schulungen nachweisen muss, hängt vom Einzelfall ab, etwa bei EU-Bezug. Das klären Sie separat, siehe Wer muss KI-Kompetenz nachweisen?.

Wie Sie die Matrix im Alltag nutzen

Hängen Sie die Matrix nicht in eine Schublade. Besprechen Sie sie zu Beginn jedes Jahres kurz mit den Teamleitenden und fragen Sie: Hat sich eine Aufgabe verändert? Gibt es neue Programme? Ergänzen Sie dann die Zeilen. Auch bei einer Neuanstellung hilft sie: Die neue Person sieht auf einer Seite, welche Grundlagen in den ersten Wochen erwartet werden und welche Vertiefung später folgt. Das erleichtert auch das Gespräch mit Vorgesetzten über Zeit und Budget für die Weiterbildung.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Malerbetrieb in Wettingen mit 18 Mitarbeitenden will KI für Offerten und Rapporte einführen. Vorher plant der Inhaber einen Kurs für alle.

Nachher zeigt die Matrix: Büro (drei Personen) braucht Anwendungskenntnisse für Offerten und E-Mails, die Bauleiter Rapport-Vorlagen und Fotos ohne Kundendaten, der Inhaber Regeln und Freigabe. Die Malerinnen und Maler erhalten eine halbstündige Einführung in Datenschutzregeln. Die Schulung wird auf drei Gruppen verteilt, und jede lernt, was sie braucht.

So hilft Ihnen Alpasana

Für Betriebe bietet absofort KI-Weiterbildung für Unternehmen an. Beschrieben sind Online-Weiterbildung von Grundlagen bis zum Executive-Diplomlehrgang, KI für Verwaltung, Kommunikation, Analyse, Texte und Entscheidungsgrundlagen, Schweizer Praxisbezug und Datenschutz als Lerninhalte sowie verantwortungsbewusster Umgang mit Unternehmensdaten. Lernen im eigenen Tempo mit verifizierbaren Abschlüssen ist möglich, für Firmenlösungen und Teambuchungen gibt es eine Kontaktmöglichkeit.

So können Sie Stufen aus Ihrer Matrix mit passenden Lernangeboten verbinden.

Häufige Fragen

Muss ich jede Person einzeln einschätzen?

Nein. Beginnen Sie mit Rollen. Eine freiwillige Kurzumfrage zeigt, wo das Team steht, ohne Einzelne zu bewerten.

Wie oft sollte die Matrix aktualisiert werden?

Mindestens einmal im Jahr und immer dann, wenn ein neues KI-Werkzeug oder eine neue Aufgabe dazukommt.

Was, wenn Mitarbeitende kein Interesse haben?

Klären Sie, was Bedenken verursacht, und starten Sie mit kleinen, nützlichen Aufgaben. Hilfe bietet Wie beziehen wir skeptische Kollegen in die KI-Arbeit ein?.

Können wir intern schulen statt extern?

Ja, besonders für betriebsspezifische Regeln. Für Grundlagen und Nachweise sind externe Kurse oft einfacher, wichtig ist, dass beides zusammenpasst.