Wie dokumentieren wir KI-Schulungen im Betrieb?

Das Problem

Ihr Team hat schon mehrere KI-Schulungen besucht: ein Webinar hier, ein Kurs dort, eine interne Einführung. Doch die Unterlagen liegen verstreut: Zertifikate im E-Mail-Postfach, Teilnahmebestätigungen in Papierordnern, manches gar nicht. Fragt die Geschäftsleitung oder ein Kunde, wer wann was gelernt hat, beginnt die Sucherei.

Das ist nicht nur lästig. Ohne Übersicht wissen Sie nicht, wo Lücken bestehen, und können nicht zeigen, dass Ihr Betrieb Mitarbeitende sorgfältig befähigt.

Mit einer einfachen, einheitlichen Dokumentation lösen Sie das Problem. Sie brauchen dafür keine teure Software, sondern eine klare Struktur.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Bestandsaufnahme machen: Fragen Sie alle Mitarbeitenden, welche KI-Schulungen sie besucht haben. Bitten Sie um Kopien oder Fotos der Belege.
2. Ablageort festlegen: Bestimmen Sie einen geschützten Ordner, den nur berechtigte Personen sehen, zum Beispiel in Ihrem Dokumentensystem.
3. Tabelle aufbauen: Legen Sie eine Übersicht mit den Spalten aus der Tabelle unten an: Person, Rolle, Schulung, Datum, Inhalt, Ergebnis, Beleg.
4. Belege vereinheitlichen: Benennen Sie Dateien nach einem festen Muster, etwa «Nachname_Vorname_Kurs_Datum». Das erleichtert das Wiederfinden.
5. Inhalte beschreiben: Halten Sie in zwei, drei Stichworten fest, was behandelt wurde, etwa Datenschutz, Prüfen von KI-Ergebnissen, Betrugserkennung.
6. Zuständigkeit klären: Eine Person pflegt die Übersicht und erinnert an Auffrischungen. Siehe KI-Schulungsnachweise organisieren.
7. Neue Schulungen sofort eintragen: Machen Sie die Dokumentation zur Gewohnheit: Nach jeder Schulung wird der Nachweis sofort abgelegt.
8. Jährlich prüfen: Einmal pro Jahr kontrollieren Sie, ob alle Einträge aktuell sind und wer eine Auffrischung braucht.

Was in die Nachweismappe gehört

Wer welche Inhalte braucht, klärt Welche KI-Kenntnisse brauchen verschiedene Mitarbeitende?.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Auftrag lassen Sie sich eine Tabelle für Ihre Dokumentation entwerfen. Verwenden Sie dafür keine echten Namen.

Wir sind ein [Branche, z. B. Treuhandbüro] in der Schweiz mit [Anzahl] Mitarbeitenden.
Erstelle eine Tabellenvorlage zur Dokumentation von KI-Schulungen pro Person.
Spalten: Name, Rolle, Schulungstitel, Anbieter, Datum, behandelte Inhalte, Ergebnis, Belegablage, nächste Auffrischung, verantwortliche Person.
Fülle drei Beispielzeilen mit erfundenen Daten aus und ergänze eine kurze Anleitung (höchstens fünf Sätze), wie wir die Tabelle pflegen.

Übernehmen Sie die Spalten in Ihr Tabellenprogramm, ersetzen Sie die Beispiele durch echte Angaben und beschränken Sie den Zugriff auf Berechtigte.

Worauf Sie achten müssen

• Datenschutz: Schulungsdaten zu Personen sind Personendaten. Legen Sie fest, wer Zugriff hat und wie lange die Angaben aufbewahrt werden.
• Nachweis ist nicht Rechtssicherheit: Eine Dokumentation zeigt Ihre Bemühungen, ersetzt aber keine rechtliche Prüfung. Ob und welche Schulungspflichten für Ihren Betrieb gelten, klären Sie im Einzelfall. Bei EU-Bezug kann der EU AI Act Anforderungen an die KI-Kompetenz stellen, siehe Wer muss KI-Kompetenz nachweisen?. Prüfen Sie den aktuellen Stand.
• Qualität vor Menge: Zehn Stunden Webinar ohne Aufgaben belegen weniger als ein kurzer Kurs mit Prüfung.
• Echtheit: Bevorzugen Sie Nachweise, die überprüfbar sind, etwa mit Zertifikats-ID.
• Aktualität: KI verändert sich. Planen Sie Auffrischungen ein.

Wann ein Nachweis besonders nützlich ist

Ein geordneter Nachweis lohnt sich in drei Situationen: wenn Kundinnen oder Auftraggeber fragen, wie Ihr Betrieb mit KI umgeht, wenn neue Mitarbeitende eingearbeitet werden und wenn Sie Ihre Weiterbildung planen. In allen Fällen sparen Sie Zeit, weil Sie nicht erst nachforschen müssen. Zeigen Sie nur, was nötig ist, und geben Sie keine persönlichen Angaben weiter, die niemand braucht.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Treuhandbüro in Aarau mit zwölf Mitarbeitenden hat über zwei Jahre verschiedene KI-Schulungen besucht. Vorher liegen Bestätigungen in E-Mails und Ordnern, und niemand weiss, wer welche Grundlagen kennt.

Nachher hat die Büroleiterin eine Tabelle und eine Mappe pro Person angelegt. Sie hat ausserdem festgelegt, dass jede neue Person in den ersten drei Monaten eine Grundschulung absolviert und der Nachweis sofort abgelegt wird. Bei einer Kundenanfrage zum Umgang mit KI kann sie in wenigen Minuten zeigen, wer geschult ist.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie Ihr Team mit einem geordneten Nachweis schulen möchten, ist Linup: KI sicher am Arbeitsplatz beschrieben. Der Online-Kurs hat acht Module mit Quiz, eine Lernzeit von zwei bis drei Stunden und ein privates Zertifikat mit QR-Code und öffentlicher Verifikation. Eine Nachweismappe enthält Curriculum, Abschlussdatum, Ergebnis, Zertifikats-ID, Rollenbezug und Zeitstempel. Dazu gehören Teameinladungen, automatische Erinnerungen, ein Fortschrittsdashboard und ein Firmen-Rapport als PDF.

Laut Beschreibung ist der Kurs derzeit auf Deutsch. Linup ersetzt keine Rechtsberatung und belegt nicht die Erfüllung aller gesetzlichen Pflichten.

Häufige Fragen

Reicht eine Excel-Tabelle?

Für kleine Teams ja, wenn sie gepflegt wird und die Belege geordnet abgelegt sind. Bei grösseren Teams helfen Systeme mit Erinnerungen und Übersichten.

Wie lange sollen wir Nachweise aufbewahren?

Das hängt von Zweck und Vorgaben ab. Legen Sie intern eine Frist fest und klären Sie im Zweifel mit Ihrer Datenschutzstelle, was angemessen ist.

Müssen alle Mitarbeitenden dieselbe Schulung haben?

Nicht zwingend. Sinnvoll ist ein gemeinsames Grundlagenniveau und darauf aufbauend Inhalte nach Rolle.

Was tun, wenn Belege fehlen?

Fragen Sie die Anbieter nach einer Kopie. Sonst halten Sie die Teilnahme schriftlich fest, etwa mit einer kurzen Bestätigung der Vorgesetzten, und nennen Sie ehrlich, dass der Originalbeleg fehlt.