Was macht eine KI-Beauftragte im Unternehmen?

Das Problem

Ihre Chefin sagt: «Du interessierst dich für KI, kannst du das bei uns übernehmen?» Sie freuen sich über das Vertrauen, wissen aber nicht, was genau von Ihnen erwartet wird. Sollen Sie Tools aussuchen, Regeln schreiben, Kolleginnen schulen oder haften, wenn etwas schiefgeht?

Ohne klares Profil wird die Rolle schnell zum Sammelbecken: Jede Frage zu KI landet bei Ihnen, und niemand weiss, wo Ihre Zuständigkeit endet. Das führt zu Überlastung und zu Unsicherheit im Team.

Mit einer einfachen Aufgabenbeschreibung klären Sie das früh. So wird die Rolle für Sie machbar und für den Betrieb nützlich.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Auftrag klären: Fragen Sie Ihre Vorgesetzte, was sie sich konkret erhofft: Überblick behalten, Fragen beantworten, Schulungen organisieren oder Regeln erarbeiten? Halten Sie das in drei Sätzen schriftlich fest.
2. Zeit festlegen: Vereinbaren Sie, wie viele Stunden pro Woche oder Monat für die Rolle vorgesehen sind. Ohne Zeit bleibt sie ein Wunsch.
3. Bestandsaufnahme machen: Fragen Sie im Team, wer welche KI-Programme schon nutzt und wofür. Eine einfache Liste genügt, siehe Vorlage für ein KI-Inventar.
4. Spielregeln vorbereiten: Sammeln Sie, was erlaubt ist und was nicht, etwa bei Kundendaten. Eine Vorlage finden Sie unter KI-Richtlinie für Mitarbeitende.
5. Schulungsbedarf erheben: Fragen Sie Kolleginnen, wo sie unsicher sind, und planen Sie kurze Einführungen. Wer was braucht, zeigt Welche KI-Kenntnisse brauchen verschiedene Mitarbeitende?.
6. Eskalationswege festlegen: Bestimmen Sie, wohin Sie Fragen weiterleiten, die Sie nicht beantworten können: Datenschutz, IT, Geschäftsleitung, externe Fachleute.
7. Austausch einplanen: Treffen Sie sich zum Beispiel alle vier Wochen für eine halbe Stunde mit den Hauptnutzenden und sammeln Sie Erfahrungen.
8. Rolle regelmässig anpassen: Prüfen Sie nach einem halben Jahr, ob Aufgaben und Zeit noch passen.

Typische Aufgaben im Überblick

Zur Abgrenzung zum Datenschutz lesen Sie KI-Beauftragte und Datenschutz: Wer ist wofür zuständig?.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Auftrag lassen Sie sich von einer KI eine einseitige Rollenbeschreibung entwerfen, die Sie mit Ihrer Vorgesetzten besprechen.

Ich soll in unserem [Branche, z. B. Treuhandbüro] mit [Anzahl] Mitarbeitenden die Rolle der KI-Ansprechperson übernehmen.
Mein Pensum für diese Rolle: etwa [Stunden] pro [Woche/Monat].
Folgende Programme werden bei uns schon genutzt: [Liste].
Entwirf eine einseitige Rollenbeschreibung mit: Ziel der Rolle, 6 bis 8 Aufgaben, was NICHT zu meiner Rolle gehört, an wen ich Fragen weiterleite und woran wir nach sechs Monaten erkennen, ob die Rolle nützt.
Schreibe in einfacher Sprache, ohne Fachbegriffe.

Passen Sie die Angaben an Ihren Betrieb an und besprechen Sie das Ergebnis, bevor es gilt.

Worauf Sie achten müssen

• Keine Rechtsberatung: Sie sind Ansprechperson, nicht Juristin. Bei Datenschutz, Verträgen und Haftung ziehen Sie Fachpersonen bei.
• Kein geschützter Titel: «KI-Beauftragte» ist keine allgemein definierte Funktion. Ob Ihr Betrieb aus Gesetzen oder Verträgen bestimmte Pflichten hat, klären Sie im Einzelfall.
• Zeit und Rückhalt: Die Geschäftsleitung sollte die Rolle sichtbar unterstützen und Arbeitszeit dafür einräumen.
• Überforderung vermeiden: Sie müssen nicht alles wissen. Sagen Sie offen, wenn Sie etwas klären müssen.
• Eigene Weiterbildung: KI verändert sich. Planen Sie Zeit zum Lernen ein, siehe KI-Wissen aktuell halten.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Frau Steiner arbeitet im Sekretariat einer Gemeindebibliothek im Aargau und übernimmt die KI-Ansprechrolle für ihr Team von acht Personen. Vorher probieren alle für sich etwas aus, und niemand weiss, wer welche Daten eingibt.

Nachher hat Frau Steiner mit ihrer Leiterin vier Stunden pro Monat vereinbart. Sie führt eine Liste der genutzten Programme, hat gemeinsam mit der Leitung drei einfache Regeln aufgestellt und organisiert alle sechs Wochen einen halbstündigen Austausch. Fragen zu Personendaten leitet sie an die zuständige Stelle der Gemeinde weiter.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie sich für die Rolle weiterbilden möchten, bietet absofort KI-Weiterbildung für konkrete Berufsrollen an. Die Kurse setzen bei Ihrer beruflichen Rolle an und zeigen, welche Aufgaben sich durch KI verändern und wie Sie damit arbeiten. Zur Auswahl gibt es ein kostenloses fachliches Jobrollen-Assessment.

Eine eigene Rolle «KI-Beauftragte» ist dabei nicht als Zertifizierung beschrieben. Prüfen Sie im Angebot, welche Berufsrolle Ihrer Tätigkeit am nächsten kommt.

Häufige Fragen

Muss jeder Betrieb eine KI-Beauftragte haben?

Eine allgemeine Pflicht dafür ist nicht gesichert bekannt. Für viele kleine Betriebe ist eine benannte Ansprechperson aber praktisch, weil Fragen dann nicht verloren gehen. Ob in Ihrem Fall etwas vorgeschrieben ist, klären Sie im Einzelfall.

Brauche ich dafür eine Ausbildung?

Nicht zwingend. Hilfreich sind Neugier, Grundkenntnisse zu KI und Datenschutz und die Fähigkeit, verständlich zu erklären. Eine Weiterbildung kann Sicherheit geben.

Haftet die KI-Beauftragte, wenn etwas schiefgeht?

Das lässt sich nicht pauschal beantworten. Klären Sie Zuständigkeit und Entscheidungsbefugnis deshalb vorab schriftlich mit der Geschäftsleitung und holen Sie bei Zweifeln fachlichen Rat ein.

Wie viel Zeit braucht die Rolle?

Das hängt von Grösse und Stand Ihres Betriebs ab. Am Anfang ist der Aufwand höher, später genügen oft wenige Stunden im Monat. Legen Sie eine Zahl fest und prüfen Sie sie nach einem halben Jahr.