KI-Richtlinie für NGOs: Vorlage für kleine Teams

Das Problem

In Ihrem NGO-Team nutzt jede KI auf ihre Weise. Eine Mitarbeiterin lässt Spendenbriefe von einem Chatbot schreiben, der Sozialarbeiter fasst Beratungsgespräche mit einem Online-Dienst zusammen, die Praktikantin erstellt Social-Media-Bilder mit einem Gratis-Tool. Niemand hat gesagt, was erlaubt ist. Manche zweifeln, ob sie etwas falsch machen, andere wissen es nicht einmal.

Gerade in Organisationen, die mit schutzbedürftigen Menschen arbeiten, ist das riskant. Personendaten von Klientinnen, Berichte über Gewalt, Gesundheit, Flucht oder Armut gehören zu den sensibelsten Daten überhaupt. Gleichzeitig kann KI Zeit sparen, die an anderer Stelle fehlt: bei Anträgen, Berichten und Übersetzungen.

Eine kurze, verständliche Richtlinie schafft Klarheit, ohne zu bremsen. Sie sagt: Das ist gut, das ist tabu, so holen wir Freigabe, und hier fragen wir nach. Mit einer Vorlage ist sie an einem Nachmittag geschrieben.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Klären Sie den Rahmen. Wer braucht die Richtlinie: Mitarbeitende, Freiwillige, Vorstand? Für welche Tätigkeiten: Kommunikation, Beratung, Fundraising, Administration? Wer entscheidet im Zweifel? Benennen Sie eine verantwortliche Person.

1. Machen Sie eine Bestandsaufnahme. Was wird bereits mit KI gemacht? Fragen Sie das Team ohne Vorwürfe, zum Beispiel mit einer anonymen Umfrage; siehe KI-Nutzung im Team erfragen. Daraus ergeben sich echte Regelbedarfe.

1. Legen Sie Datenklassen fest. Eine Ampel hilft: Grün (öffentliche Informationen, eigene allgemeine Texte), Gelb (interne Dokumente ohne Personenbezug, nur freigegebene Werkzeuge), Rot (Personendaten von Klientinnen, Spendern, Freiwilligen, Gesundheit, Rechtsfälle, nie in KI-Werkzeuge ohne ausdrückliche Freigabe). Siehe KI-Daten-Ampel.

1. Bestimmen Sie erlaubte Einsatzzwecke. Zum Beispiel: Texte entwerfen, Übersetzungsentwürfe, Zusammenfassen öffentlicher Dokumente, Ideen sammeln, Tabellen aufräumen. Und was nicht: Entscheidungen über Menschen, Beurteilungen von Klientinnen, Diagnosen, rechtliche Auskünfte ohne Prüfung.

1. Bestimmen Sie die freigegebenen Werkzeuge. Eine kurze Liste mit Zweck und Hinweisen, welche Konten verwendet werden (Organisationskonten, nicht private). Neue Werkzeuge werden angefragt, nicht heimlich genutzt. Siehe Neues KI-Tool beantragen.

1. Regeln Sie die Freigabe. Was nach aussen geht (Spendenbrief, Bericht, Social Media, Kampagne), liest vorher ein Mensch durch und gibt es frei. KI-Ergebnisse werden auf Fakten geprüft; siehe Kampagnenargumente prüfen.

1. Schützen Sie Betroffene. Keine Geschichten, Fotos, Stimmen oder Daten von Klientinnen in KI-Werkzeugen. Fallgeschichten nur anonymisiert und mit Einwilligung: Fallgeschichten anonymisieren. Keine KI-Entscheide über Zugang zu Hilfe.

1. Kennzeichnen Sie KI-Inhalte. Wo KI massgeblich beteiligt war (Bilder, Texte, Übersetzungen), wird das transparent gemacht, soweit es für Empfangende relevant ist.

1. Legen Sie Vorgehen bei Fehlern fest. Wer gibt Fehler weiter? Wie reagieren wir, wenn vertrauliche Daten eingegeben wurden? Eine Meldung ohne Schuldzuweisung erleichtert Offenheit; siehe KI-Vorfall: Vorlage.

1. Schulen Sie und überprüfen Sie. Eine halbe Stunde Einführung für alle; neue Mitarbeitende und Freiwillige beim Einstieg. Nach sechs Monaten prüfen: Funktioniert es? Was fehlt?

Grobes Gerüst einer Richtlinie:

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Prompt erstellen Sie einen Entwurf. Fügen Sie keine echten Klientendaten ein.

Du hilfst einer Non-Profit-Organisation in der Schweiz ([Tätigkeitsfeld, z. B. Beratung für Geflüchtete, Anzahl Mitarbeitende und Freiwillige]) beim Entwurf einer KI-Richtlinie. Deutsch (Schweiz), einfache Sprache, Anrede «wir/ihr».
Besonderheiten: Wir arbeiten mit [z. B. schutzbedürftigen Personen, Gesundheitsdaten, Rechtsfragen]. Wir nutzen KI für [z. B. Texte, Übersetzungsentwürfe, Auswertungen]. Verantwortliche Person: [Funktion].
Erstelle: 1. eine Richtlinie von höchstens zwei Seiten mit den Abschnitten Zweck, Grundsätze, Erlaubt, Nicht erlaubt, Datenklassen (Ampel), Freigabe, Kennzeichnung, Fehler und Fragen, Überprüfung,
2. eine Liste von zehn Beispielen «erlaubt / nicht erlaubt» aus dem NGO-Alltag,
3. einen Text für die Einführung im Team (höchstens 150 Wörter),
4. eine Liste von Punkten, die Leitung, Vorstand oder eine Fachperson prüfen sollen (Datenschutz, Schutzkonzept, Versicherung).
Erfinde keine gesetzlichen Pflichten oder Paragrafen. Wo etwas rechtlich geklärt werden muss, schreibe «[rechtlich prüfen]».

Passen Sie die Beispiele an Ihre Arbeit an und lassen Sie den Entwurf von Leitung oder Vorstand bestätigen.

Worauf Sie achten müssen

• Besonders schützenswerte Daten. Angaben zu Gesundheit, Religion, politischen Ansichten, Sozialhilfe oder Straf- und Asylverfahren gehören nach dem Datenschutzgesetz (DSG) zu den besonders schützenswerten Personendaten. Für ihren Schutz sind strenge Anforderungen zu beachten; die konkreten Pflichten Ihrer Organisation klärt eine Fachperson.
• Berufsgeheimnis und Schweigepflicht. Wo sie gelten (zum Beispiel in Beratungs-, Gesundheits- oder Rechtsberatungsstellen), ist die Eingabe von Klientendaten in KI-Dienste besonders heikel.
• Eine Richtlinie ersetzt keine Haltung. Sie hilft nur, wenn sie verstanden und gelebt wird. Erklären Sie Gründe und besprechen Sie Beispiele.
• Nicht zu starr. Überregulierung führt zu heimlichem Umgehen. Beginnen Sie mit wenigen Regeln und erweitern Sie nach Bedarf. Siehe KI verbieten oder sichere Alternativen anbieten?.
• Freiwillige einbeziehen. Die Richtlinie gilt auch für sie. Binden Sie sie in die Einarbeitung ein; siehe Neue Freiwillige einarbeiten.
• EU AI Act. Wenn Sie KI-Systeme mit EU-Bezug einsetzen, können zusätzliche Pflichten gelten (zum Beispiel zur Kompetenz der Mitarbeitenden). Ob und wann, hängt vom Einzelfall ab; klären Sie es mit einer Fachperson.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Verein in Bern bietet Beratung für Menschen mit Schulden an, mit drei festen Angestellten und zehn Freiwilligen. Eine Mitarbeiterin hat Beratungsprotokolle zusammenfassen lassen, was der Teamleiter erst Wochen später bemerkt.

Vorher: Keine Regeln, Unsicherheit und ein Datenschutzproblem. Nachher: Das Team schreibt gemeinsam eine zweiseitige Richtlinie mit Datenampel. Rot sind alle Beratungsinhalte, grün öffentliche Texte. Die Mitarbeiterin meldet den früheren Fall offen, das Protokoll wird bereinigt, der Anbieter um Löschung gebeten. Alle neuen Freiwilligen erhalten die Richtlinie in der Einarbeitung. Nach sechs Monaten passt das Team zwei Beispiele an.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Ihr Team lernen soll, wie KI verantwortungsvoll eingesetzt wird, bietet absofort die KI-Weiterbildung für Unternehmen. Laut Beschreibung sind Schweizer Praxisbezug und Datenschutz als Lerninhalte, der verantwortungsbewusste Umgang mit Unternehmensdaten und der EU AI Act bei EU-Bezug enthalten; Lernen ist online im eigenen Tempo möglich, mit Kontakt für Firmenlösungen und Teambuchungen.

Eine Richtlinie für Ihre Organisation schreiben Sie selbst oder mit Fachleuten; die Weiterbildung vermittelt Hintergrundwissen dazu.

Häufige Fragen

Wie lang soll eine KI-Richtlinie für ein kleines Team sein?

Zwei Seiten sind genug. Wichtig sind Klarheit, Beispiele und eine Ansprechperson. Lange Texte werden nicht gelesen.

Brauchen auch Vereine ohne Angestellte eine Richtlinie?

Eine kurze Absprache ist sinnvoll, besonders wenn mit Personendaten gearbeitet wird. Eine Seite mit den wichtigsten Regeln genügt.

Wer muss die Richtlinie genehmigen?

Leitung oder Vorstand. Das gibt ihr Gewicht und stellt sicher, dass Verantwortlichkeiten klar sind.

Wie gehe ich mit Verstössen um?

Zuerst Gespräch und Aufklärung, dann Anpassung, falls die Regel unrealistisch ist. Bei groben Verstössen gegen Schutzregeln gelten die Verfahren Ihrer Organisation.