KI in der öffentlichen Verwaltung: Womit anfangen?

Kurz gesagt: Beginnen Sie mit einer klar begrenzten internen Aufgabe und geeigneten Testdaten. Legen Sie Verantwortliche, Prüfkriterien und Abbruchregeln fest, bevor Sie ein KI-Werkzeug im Verwaltungsalltag einsetzen.

Das Problem

Ihre Verwaltung möchte KI ausprobieren, aber die möglichen Aufgaben reichen von Textentwürfen bis zur Bearbeitung von Gesuchen. Gleichzeitig sind Zuständigkeiten, vorhandene Programme und Datenschutzregeln zu beachten. Ohne klare Eingrenzung wird aus einer kleinen Idee rasch ein unübersichtliches Projekt.

Ein geeigneter Einstieg lässt sich nachvollziehbar testen und von Mitarbeitenden kontrollieren. Er benötigt keine unbemerkte Übernahme amtlicher Entscheide. Eine interne Zusammenfassung bereits öffentlicher Informationen kann beispielsweise besser abgrenzbar sein als die Bewertung persönlicher Anspruchsvoraussetzungen.

Nicht jede mühsame Aufgabe braucht KI. Manchmal reichen ein klareres Formular, eine gepflegte Vorlage oder eine einfache Suchfunktion. Deshalb beginnt der Einstieg mit dem Arbeitsablauf und erst danach mit der Werkzeugwahl.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Sammeln Sie konkrete Arbeitsprobleme. Öffnen Sie eine gemeinsame Liste und bitten Sie Mitarbeitende um wiederkehrende Aufgaben. Beschreiben Sie jeweils Eingang, Bearbeitung und Ergebnis. Schreiben Sie beispielsweise «öffentliche Merkblätter für eine interne Übersicht zusammenfassen» statt nur «Kommunikation verbessern».
2. Prüfen Sie den bisherigen Ablauf. Lassen Sie sich eine Aufgabe vollständig zeigen. Notieren Sie, wo Informationen fehlen, doppelt erfasst oder mehrfach geprüft werden. Fragen Sie zuerst, ob eine organisatorische Änderung das Problem lösen kann; KI gleicht eine unklare Zuständigkeit nicht aus.
3. Wählen Sie einen begrenzten Testfall. Bevorzugen Sie für den ersten Versuch einen internen Entwurf mit überprüfbarer Quelle und geeigneten Daten. Halten Sie fest, welche Schritte ausserhalb des Tests bleiben. Eine automatische Veröffentlichung oder Entscheidung braucht eine eigene Beurteilung.
4. Klären Sie Verantwortung und Freigabe. Benennen Sie die fachlich zuständige Person, die technische Betreuung und die Stelle für Datenschutzfragen. Prüfen Sie die für Ihre Verwaltung geltenden Vorschriften und internen Genehmigungswege. Starten Sie erst nach der erforderlichen Freigabe.
5. Definieren Sie die Prüfung vorab. Schreiben Sie auf, wann ein Ergebnis brauchbar ist: stimmen die Aussagen, sind Quellen erkennbar und bleibt die Nachbearbeitung vertretbar? Bestimmen Sie auch Stoppsignale, etwa die Ausgabe vertraulicher Angaben oder wiederholt falsche Aussagen trotz klarer Quellen.
6. Führen Sie den Test begleitet durch. Öffnen Sie das freigegebene Werkzeug und verwenden Sie die vereinbarten Beispieldaten. Lassen Sie Mitarbeitende die Aufgabe mit und ohne KI bearbeiten. Erfassen Sie den tatsächlichen Kontrollaufwand sowie Fehler; zählen Sie nicht nur die Geschwindigkeit des ersten Entwurfs.
7. Entscheiden Sie über den nächsten Schritt. Besprechen Sie die Ergebnisse mit den beteiligten Stellen. Halten Sie fest, ob der Versuch beendet, angepasst oder in einen geregelten Betrieb überführt wird. Für den Betrieb brauchen Sie unter anderem Betreuung, Arbeitsanweisung und einen Umgang mit Änderungen am Dienst.

Vorlage zum Kopieren

Hilf uns, einen internen KI-Testfall zu beschreiben.
Verwaltungsbereich: [Bereich].
Bisheriger Ablauf: [Eingang, Bearbeitung, Ergebnis].
Konkretes Problem: [Beschreibung].
Zulässige Testdaten: [öffentliche oder freigegebene Beispieldaten].
Nicht Teil des Tests: [Entscheide, Veröffentlichungen, weitere Schritte].
Erstelle einen Entwurf mit Ziel, Arbeitsschritten, Prüfkriterien,
benötigten Zuständigkeiten und möglichen Abbruchgründen.
Erfinde keine Rechtsgrundlagen, Freigaben oder Einsparungen.
Kennzeichne offene Fragen für Fachstelle, IT und Datenschutz.

Ersetzen Sie die Platzhalter mit Ihrem tatsächlichen Ablauf und lassen Sie die offenen Fragen von den zuständigen Personen beantworten.

Welche Idee eignet sich für einen ersten Versuch?

Die Tabelle ersetzt keine Freigabe. Sie hilft, Vorschläge vorzusortieren und offensichtliche Unklarheiten früh zu erkennen. Eine weiterführende Anleitung unterstützt Sie dabei, KI-Potenziale zu erkennen.

Worauf Sie achten müssen

• Rechtsrahmen unterscheiden: Für öffentliche Stellen sind die jeweils anwendbaren Regeln entscheidend. Übertragen Sie Vorgaben für private KMU nicht ungeprüft auf eine Gemeinde.
• Datenschutz früh einbeziehen: Das Zürcher Merkblatt zum KI-Einsatz zeigt ein kantonales Vorgehen. Lassen Sie die Anforderungen für Ihren Kanton und Einzelfall fachlich prüfen.
• Verantwortung sichtbar halten: Die KI kann überzeugend falsche Texte liefern. Eine fachkundige Person muss prüfen, bevor ein Entwurf in die amtliche Arbeit eingeht.
• Mitarbeitende beteiligen: Fragen Sie nach Schwierigkeiten und Bedenken. Ein Test sollte nicht stillschweigend zur individuellen Leistungskontrolle werden.
• Datenzugriff begrenzen: Verbinden Sie nicht vorsorglich ganze Ablagen. Die Seite zu Datenschutz in der Gemeindeverwaltung hilft bei der Vorbereitung der Abklärungen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Schweizer Gemeindeverwaltung möchte ihre interne Übersicht zu öffentlich publizierten Entsorgungshinweisen pflegen. Bisher überträgt Frau Müller Änderungen von Hand. Für einen Test stellt sie nur die aktuellen öffentlichen Merkblätter bereit.

Die KI schlägt eine strukturierte Übersicht mit Fundstellen vor. Frau Müller entdeckt eine verkürzte Ausnahme und ergänzt sie anhand des Merkblatts. Das Team hält fest, welche Angaben besonders häufig nachzuprüfen sind, und entscheidet erst danach über eine dauerhafte Nutzung dieses begrenzten Ablaufs.

So hilft Ihnen Alpasana

KI-Beratung und digitale Transformation hilft Ihnen, den passenden KI-Arbeitsablauf zu erlernen oder vorzubereiten. Alpasana unterstützt dabei, Prozesse aufzunehmen, KI-Potenziale zu analysieren und Vorhaben zu priorisieren. Daraus kann ein Umsetzungsplan mit überschaubaren Arbeitsschritten entstehen. Auch digitale Abläufe, Automatisierungen und die Verbindung bestehender Systeme gehören zum belegten Angebot.

Für Ihren Einstieg lässt sich damit klären, welche Aufgabe ein geeigneter Testfall ist und welche organisatorischen Voraussetzungen fehlen. Die zuständige Verwaltung behält die Verantwortung für fachliche Entscheide, Datenschutz und die Freigabe des Einsatzes.

Häufige Fragen

Brauchen wir für den Einstieg eine eigene KI-Lösung?

Nicht zwingend. Zuerst müssen Aufgabe, Daten und Anforderungen feststehen. Daraus ergibt sich, ob ein bestehendes freigegebenes Werkzeug passt oder eine technische Umsetzung zu prüfen ist.

Wie beschreiben wir den Nutzen ohne erfundene Einsparungen?

Erfassen Sie im Test den tatsächlichen Aufwand für Vorbereitung, Bearbeitung und Kontrolle. Dokumentieren Sie daneben Qualität und aufgetretene Fehler. Eine Anleitung zum Planen eines Pilotprojekts hilft, den Versuch überschaubar zu halten.

Was geschieht, wenn der Test keinen Nutzen zeigt?

Beenden oder verändern Sie den Versuch und dokumentieren Sie den Grund. Ein negatives Ergebnis kann zeigen, dass die Aufgabe unklar oder die Daten ungeeignet sind. Es rechtfertigt keine Ausweitung ohne neue Prüfung.