Mandantenbriefe mit KI in verständliche Sprache übertragen

Das Problem

Ein Mandant erhält einen Brief seiner Anwältin und versteht ihn nicht. Da stehen Wörter wie «Rechtsbegehren», «Eventualantrag» oder «Verwirkung». Er ruft an, fragt nach oder, schlimmer, liest den Brief gar nicht richtig und handelt falsch. Beides kostet Zeit und führt zu Missverständnissen.

Juristische Sprache ist präzise, aber für Laien schwer. Viele Kanzleien wollen ihre Briefe verständlicher machen und finden im Alltag keine Zeit dafür. Eine KI kann hier unterstützen: Sie formuliert Sätze kürzer, erklärt Begriffe und ordnet Gedanken.

Das Risiko liegt in der Genauigkeit. Wird aus «muss» ein «sollte» oder fällt eine Frist weg, ändert sich die rechtliche Bedeutung. Deshalb geht es um verständlich, nicht um ungefähr.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Zielperson beschreiben. Notieren Sie, wer den Brief liest: Privatperson, Geschäftsführer, älterer Mensch, jemand mit Deutsch als Zweitsprache. Das bestimmt die Wortwahl.

1. Wichtigstes markieren. Streichen Sie im Originalbrief an, was der Leser unbedingt wissen oder tun muss: Fristen, Beträge, Termine, Handlungen. Diese Punkte dürfen sich nicht verändern.

1. Persönliches ersetzen. Ersetzen Sie Namen und Aktenzeichen durch Platzhalter, wenn Ihr Werkzeug keine freigegebene Umgebung für Mandatsdaten ist. Mehr dazu bei Kanzleidokumente anonymisieren.

1. Vereinfachung beauftragen. Verwenden Sie die Vorlage unten. Verlangen Sie, dass alle Zahlen, Daten und Pflichten unverändert bleiben und dass Fachbegriffe in Klammern erklärt werden, statt zu verschwinden.

1. Zweite Fassung mit Liste der Änderungen. Lassen Sie die KI am Ende auflisten, welche Wörter sie ersetzt hat. So sehen Sie auf einen Blick, wo sie eingegriffen hat.

1. Absatz für Absatz vergleichen. Legen Sie Original und Fassung nebeneinander. Prüfen Sie jede Zahl, jedes Datum und jedes «muss», «darf», «kann».

1. Anwältin gibt frei. Die zuständige Person liest die vereinfachte Fassung und entscheidet, ob sie rechtlich so stehen kann. Erst dann geht der Brief hinaus.

1. Verständlichkeit testen. Bitten Sie eine Kollegin ohne juristischen Hintergrund, den Brief zu lesen und in zwei Sätzen zu sagen, was zu tun ist. So prüfen Sie, ob es funktioniert.

Vorlage zum Kopieren

Du bist Assistenz in einer Schweizer Anwaltskanzlei. Schreibe den folgenden Brief
für eine Leserin oder einen Leser ohne juristische Vorbildung um.

Leserprofil: [z. B. Privatperson, 70 Jahre, wenig Erfahrung mit Behörden]
Sprachniveau: kurze Sätze, Alltagswörter, Anrede «Sie», Schweizer Rechtschreibung (immer «ss»)

Regeln:
- Alle Zahlen, Daten, Fristen, Beträge und Pflichten bleiben unverändert.
- Schwäche nichts ab und lasse nichts weg. «Muss» bleibt «muss».
- Erkläre jeden Fachbegriff beim ersten Vorkommen in einem Halbsatz.
- Beginne mit einem Kasten «Das müssen Sie tun» (Handlung und Datum).
- Füge am Ende eine Liste «Geänderte Wörter und Sätze» an.

Brief:
[Brieftext ohne Namen und Aktenzeichen einfügen]

Passen Sie das Leserprofil an. Für Unternehmen erlauben Sie etwas mehr Fachsprache, für Menschen mit Deutsch als Zweitsprache wählen Sie noch kürzere Sätze.

Worauf Sie achten müssen

• Sinnverschiebung: KI glättet gern. Aus «kann» wird «muss» oder umgekehrt. Prüfen Sie die kleinen Wörter besonders.
• Verbindlichkeit: Massgeblich bleibt, was die Anwältin freigibt. Ein vereinfachter Text ist eine Erklärung, kein neuer Vertragstext.
• Berufsgeheimnis: Mandatsdaten dürfen nur in Werkzeuge, die Ihre Kanzlei dafür vorgesehen hat. Im Strafgesetzbuch ist die Schweigepflicht der Anwaltschaft geregelt (Art. 321 StGB). Lassen Sie Einzelfälle fachlich klären.
• Ton: KI klingt manchmal zu locker oder zu bevormundend. Bei ernsten Themen wie Kündigung oder Streit wählen Sie den Ton bewusst.
• Rückfragen bleiben möglich: Weisen Sie im Brief darauf hin, dass der Mandant jederzeit nachfragen kann. Die persönliche Beratung ersetzt der Brief nicht.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Kanzlei in Zug betreut einen Gewerbetreibenden, der im Streit mit einem Vermieter steht. Der Brief der Anwältin umfasst zwei Seiten und enthält viele Fachwörter. Der Mandant ruft jedes Mal an, um Unklarheiten zu klären.

Die Sekretärin lässt eine einfache Fassung erstellen und markiert zuerst Datum und Frist des Termins. Beim Vergleich fällt ihr auf, dass die KI den Satz zu den Kostenfolgen weggelassen hat, weil er kompliziert war. Sie ergänzt ihn und bittet die Anwältin um Freigabe. Der Mandant erhält den Brief mit einem Kasten «Das müssen Sie tun». Die Rückrufe werden deutlich weniger, und die Anwältin nutzt die gewonnene Zeit für Beratung.

So hilft Ihnen Alpasana

Gute Vereinfachungen entstehen durch präzise Aufträge: Zielperson, Regeln, Format, Kontrollliste. Das üben Sie im Kurs Prompt Engineering von absofort. Er behandelt Aufgabe, Rolle, Kontext, Ziel und Ausgabeformat, das schrittweise Bearbeiten und das Prüfen von Ergebnissen.

Der Kurs ist online, braucht keine Programmierkenntnisse und führt zu einem Zertifikat. Sie erarbeiten dabei ein getestetes Prompt-Set für einen wiederkehrenden Prozess, zum Beispiel Ihre Mandantenbriefe.

Häufige Fragen

Muss ich dem Mandanten sagen, dass eine KI geholfen hat?

Das ist eine Frage Ihrer Kanzleiregeln und der Vereinbarung mit der Mandantschaft. Wichtig ist, dass die Anwältin den Brief verantwortet. Klären Sie den Einzelfall intern.

Soll ich auch Verträge vereinfachen lassen?

Für eine Erläuterung neben dem Vertrag kann das helfen. Den Vertragstext selbst ersetzt eine vereinfachte Fassung nicht. Hier kommt es auf den genauen Wortlaut an.

Wie erkenne ich, ob der Brief wirklich verständlicher ist?

Lassen Sie ihn von jemandem ohne juristische Ausbildung lesen und bitten Sie um eine Zusammenfassung in zwei Sätzen. Stimmt sie mit dem Wesentlichen überein, ist der Brief gut. Hilfreich ist auch die Seite Mandantenaufnahme: Fragen mit KI vorbereiten, um früh zu klären, wie viel Erklärung die Person braucht.