Mandantenaufnahme mit KI vorbereiten: Fragen und Unterlagen

Das Problem

Eine neue Mandantin ruft an: «Ich habe ein Problem mit meinem Vermieter, können Sie mir helfen?» Mehr erfahren Sie am Telefon nicht, denn sie ist aufgeregt und erzählt alles durcheinander. Beim ersten Termin fehlen die Mietverträge, das Kündigungsschreiben liegt noch zuhause, und wichtige Fragen kommen erst am Ende des Gesprächs: Ab wann gilt die Kündigung? Wurde schon etwas unterschrieben? Gibt es Fristen?

Ein Erstgespräch ist teuer und wertvoll. Wenn die Hälfte der Zeit für das Zusammentragen von Grundlagen draufgeht, bleibt zu wenig Zeit für die eigentliche Beratung. Wenn wichtige Fragen vergessen gehen, entstehen Lücken, die später Zeit kosten oder, schlimmer, Fristen gefährden.

Hier hilft Vorbereitung: ein kurzer Fragebogen vor dem Termin, eine Liste mit den mitzubringenden Unterlagen und eine strukturierte Notiz für das Gespräch. Eine KI kann diese Dokumente aus Ihren Stichworten entwerfen. Die rechtliche Beurteilung, die Prüfung auf Interessenkonflikte und alle Entscheidungen über die Annahme des Mandats bleiben bei der Anwältin oder dem Anwalt.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Rechtsgebiete bestimmen. Für welche Fälle möchten Sie Vorlagen: Mietrecht, Arbeitsrecht, Erbrecht, Familienrecht, Vertragsrecht? Pro Gebiet gibt es andere Standardfragen. Beginnen Sie mit einem.

1. Typische Fragen sammeln. Schreiben Sie auf, was Sie in jedem Erstgespräch wissen müssen: Worum geht es? Seit wann? Wer ist beteiligt? Welche Fristen laufen? Gibt es Verfahren? Was ist das Ziel?

1. Wichtiges für die Kanzlei ergänzen. Denken Sie an Fragen zur Identität, zu möglichen Interessenkonflikten und zur Kostenübernahme, etwa durch eine Rechtsschutzversicherung. Was Ihre Kanzlei dazu intern verlangt, legen Sie selbst fest.

1. Entwurf mit KI erstellen. Kopieren Sie die Vorlage unten und fügen Sie Ihre Stichworte ein. Verwenden Sie dabei keine echten Mandantendaten.

1. Entwurf überarbeiten. Streichen Sie, was nicht passt, und ergänzen Sie aus Ihrer Erfahrung. Ein Fragebogen sollte höchstens eine Seite umfassen, damit Mandantinnen ihn tatsächlich ausfüllen.

1. Datenschutz und Vertraulichkeit klären. Entscheiden Sie, wie die Antworten übermittelt werden (sicheres Portal, Papier) und wie lange sie aufbewahrt werden. Hinweise zur Vertraulichkeit: Anwaltsgeheimnis und KI.

1. Dringlichkeit abklären. Fragen Sie am Telefon zuerst nach Fristen. Falls eine Frist in wenigen Tagen abläuft, muss die Aufnahme schnell gehen.

1. Fragebogen versenden. Schicken Sie ihn mit der Terminbestätigung, mit klarer Frist für die Rückmeldung und einer Telefonnummer bei Fragen.

1. Nach dem Gespräch auswerten. Halten Sie fest, welche Fragen gefehlt haben, und verbessern Sie die Vorlage.

Vorlage zum Kopieren

Du hilfst einer Schweizer Anwaltskanzlei, einen Fragebogen und eine Unterlagenliste für die Mandantenaufnahme zu entwerfen. Du gibst keine Rechtsberatung, beurteilst keinen Fall und erfindest keine Fristen oder Gesetzesartikel.

Rechtsgebiet: [z. B. Mietrecht für Privatpersonen]
Wichtige Informationen, die wir immer brauchen: [Stichworte, z. B. Parteien, Beginn des Konflikts, Fristen, bereits eingeleitete Schritte, Ziel der Mandantin]
Besonderheiten unserer Kanzlei: [z. B. Rechtsschutzversicherung abklären, Identitätsprüfung, Termin nur nach Rückmeldung]

Erstelle:
1. Einen Fragebogen mit höchstens 15 Fragen in einfacher Sprache, gegliedert nach: Personen, Sachverhalt, Fristen und Verfahren, Ziel.
2. Eine Liste der Unterlagen, die zum Erstgespräch mitzubringen sind, mit kurzem Hinweis, warum sie wichtig sind.
3. Fünf Fragen, die die Anwältin im Gespräch zusätzlich stellen sollte.
Markiere die drei wichtigsten Fragen. Sprache: Sie-Form, Schweizer Rechtschreibung, höchstens 350 Wörter.

Fügen Sie nie echte Fälle oder Namen ein. Passen Sie den Entwurf von einer Juristin an das Rechtsgebiet an.

Worauf Sie achten müssen

• Keine Rechtsberatung durch den Fragebogen: Er sammelt Informationen. Er darf keine Einschätzungen oder Erfolgsaussichten enthalten.
• Vertraulichkeit: Bereits die Anfrage kann vertrauliche Informationen enthalten. Verwenden Sie für die Übermittlung sichere Wege und prüfen Sie die Regeln Ihrer Kanzlei. Quellen in den Kopfdaten.
• KI mit erfundenen Beispielen testen: Für die Entwicklung der Vorlagen brauchen Sie keine echten Fälle.
• Interessenkonflikte: Die Prüfung ist Aufgabe der Anwältin. Der Fragebogen kann Namen abfragen, entscheidet aber nichts.
• Nicht überfragen: Zu lange Fragebogen schrecken ab. Konzentrieren Sie sich auf das Notwendige.
• Barrierefreiheit: Nicht alle füllen Formulare aus. Bieten Sie telefonische Aufnahme an.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine kleine Kanzlei in Aarau erhält viele Anfragen zu Mietproblemen. Die Anwältin schreibt in Stichworten auf, was sie wissen will, und lässt von der KI einen Fragebogen mit zwölf Fragen und eine Unterlagenliste erstellen. Sie streicht drei Fragen und ergänzt eine zur Rechtsschutzversicherung.

Der Fragebogen geht künftig mit der Terminbestätigung raus. Beim nächsten Erstgespräch liegen Mietvertrag, Kündigung und Korrespondenz vor, und die Frist ist klar. Statt zwanzig Minuten mit Grundlagen kann die Anwältin gleich mit der Beurteilung beginnen. Die Mandantin sagt, sie habe sich gut aufgehoben gefühlt. Die Anwältin ergänzt die Vorlage später um Fragen zu Nebenkosten.

So hilft Ihnen Alpasana

Je klarer der Auftrag an die KI, desto brauchbarer die Vorlage. Im Online-Kurs Prompt Engineering von absofort lernen Sie, Aufgabe, Rolle, Kontext, Ziel und Ausgabeformat festzulegen, Beispiele zur Steuerung einzusetzen und Ergebnisse zu prüfen. Datenschutz wird berücksichtigt, der Kurs braucht keine Programmierkenntnisse und endet mit einem Zertifikat.

Juristische Beratung oder Fachwissen zu einzelnen Rechtsgebieten gehört nicht dazu. Dafür sind Sie und Ihre Kanzlei zuständig.

Häufige Fragen

Darf die KI Rechtsfragen beantworten?

Sie kann allgemeine Informationen liefern, aber für Ihre Fälle ist sie nicht verlässlich. Rechtliche Beurteilungen prüfen Sie selbst.

Soll der Fragebogen online ausgefüllt werden?

Das kann praktisch sein, aber der Übermittlungsweg muss vertraulich sein. Gewöhnliche E-Mails sind dafür nicht immer geeignet. Besprechen Sie das mit den Verantwortlichen Ihrer Kanzlei.

Wie unterscheidet sich das vom Treuhandbereich?

Die Idee ist ähnlich, die Inhalte sind verschieden. Eine Vorlage für Treuhandbüros finden Sie bei Mandantenaufnahme im Treuhandbüro.