Neue Mandanten aufnehmen: Checkliste mit KI erstellen

Das Problem

Ein neuer Mandant meldet sich: eine Gärtnerei, die ihre Buchhaltung auslagern will. Beim ersten Gespräch erfahren Sie das Wichtigste, aber vieles fehlt noch: Rechtsform, Geschäftsjahr, Mehrwertsteuerpflicht, Bankkonten, Lohnbuchhaltung, bisherige Treuhänderin. Wichtige Angaben tauchen dann erst Wochen später auf, mitten im Jahresabschluss.

Jede Nachfrage kostet Zeit und wirkt unprofessionell. Und jedes Büro hat im Kopf eine Liste, die nirgends aufgeschrieben ist. Wenn die Kollegin in den Ferien ist, beginnt die Vertretung bei null.

Eine Checkliste schafft hier Abhilfe: eine feste Liste, die Punkt für Punkt abgehakt wird. Die KI hilft, diese Liste schnell zu entwerfen und für verschiedene Mandatsarten anzupassen. Den Inhalt bestimmen Sie.

Oft hängt der Ärger an Kleinigkeiten: Die Vollmacht fehlt, die letzte Steuerveranlagung liegt noch bei der Vorgängerin, oder niemand weiss, wer beim Mandanten für Rückfragen zuständig ist. Solche Lücken lassen sich mit einer klaren Liste vermeiden, die bereits vor dem ersten Arbeitstag ausgefüllt wird.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Mandatsarten unterscheiden. Notieren Sie, welche Arten Sie betreuen: Einzelfirma, GmbH, Verein, Privatperson mit Steuererklärung. Jede braucht eine eigene Liste.

1. Eigene Erfahrungen sammeln. Schreiben Sie auf, was Ihnen bei früheren Aufnahmen gefehlt hat. Das ist wertvoller als jede allgemeine Liste.

1. Entwurf erstellen lassen. Geben Sie der KI Mandatsart und Ihre Erfahrungen (Vorlage unten). Sie liefert eine geordnete Liste in Gruppen.

1. Liste fachlich prüfen. Streichen Sie, was nicht passt, und ergänzen Sie Punkte, die nur Sie kennen, etwa Besonderheiten Ihres Kantons oder Ihrer Software.

1. Dokumente nur nach Bedarf anfordern. Jeder Punkt hat einen Grund. Fragen Sie nicht mehr Unterlagen an, als Sie für das Mandat wirklich brauchen (Datensparsamkeit).

1. Anschreiben vorbereiten. Lassen Sie sich aus der Liste ein freundliches Begleitschreiben formulieren, das dem Mandanten erklärt, was er bis wann schicken soll.

1. Eingang verfolgen. Führen Sie in einer Tabelle auf, was eingegangen ist, was fehlt und wann Sie nachfragen.

1. Liste laufend verbessern. Nach jeder Aufnahme ergänzen Sie, was gefehlt hat. Nach einigen Mandaten ist die Liste genau auf Ihr Büro abgestimmt.

Vorlage zum Kopieren

Du unterstützt ein Schweizer Treuhandbüro. Erstelle eine Aufnahme-Checkliste für einen neuen Mandanten.

Mandatsart: [z. B. Einzelfirma, GmbH, Verein, Privatperson]
Umfang des Mandats: [z. B. Buchhaltung, Lohn, Mehrwertsteuer, Steuererklärung]
Kanton: [Kanton]
Das hat uns bei früheren Aufnahmen gefehlt: [Stichworte aus Ihrer Erfahrung]

Gliedere die Liste in: 1. Stammdaten, 2. Gesellschaftliche und rechtliche Unterlagen, 3. Bank und Finanzen, 4. Steuern und Abgaben, 5. Personal, 6. Bisherige Buchhaltung.
Zu jedem Punkt: Was wird gebraucht, wozu dient es, Pflicht oder optional.
Rate nicht bei rechtlichen Pflichten: Wenn du dir bei einem Punkt nicht sicher bist, markiere ihn mit «bitte fachlich prüfen».

Die Markierung «bitte fachlich prüfen» zeigt Ihnen, welche Punkte Sie selbst klären müssen; die Gruppen passen Sie an Ihre Praxis an.

Worauf Sie achten müssen

• Unvollständige oder erfundene Pflichten: Die KI kennt nicht alle gesetzlichen Anforderungen und nicht Ihre kantonalen Besonderheiten. Prüfen Sie die Liste fachlich.
• Datensparsamkeit: Fordern Sie nur an, was Sie brauchen. Überflüssige Unterlagen belasten den Mandanten und erhöhen Ihr Risiko bei der Aufbewahrung.
• Mandantendaten: Geben Sie für die Erstellung der Vorlage keine echten Angaben zu Mandanten in die KI. Eine allgemeine Checkliste kommt ohne sie aus. Mehr dazu: Datenschutz bei Mandantendaten.
• Geldwäschereiprüfung: Je nach Tätigkeit gelten besondere Sorgfaltspflichten bei der Identifikation. Klären Sie das für Ihr Büro mit Ihrer Branchenorganisation oder Fachperson, nicht mit der KI.
• Veraltete Vorlagen: Prüfen Sie die Liste mindestens einmal jährlich, damit Hinweise zu Formularen und Abläufen aktuell bleiben.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Treuhandbüro in Winterthur nimmt eine Gärtnerei als neuen Mandanten auf. Früher führte die Inhaberin ein langes Gespräch, schrieb Stichworte und fragte im Verlauf der nächsten Wochen mehrfach nach.

Heute lässt sie die KI aus ihren Notizen «Einzelfirma, Buchhaltung und Mehrwertsteuer» eine Liste erstellen. Sie ergänzt zwei Punkte aus früheren Erfahrungen: die Kopie des Leasingvertrags für den Lieferwagen und die Abrechnungsart der Mehrwertsteuer. Die KI formuliert ein Begleitschreiben mit Frist. Nach zehn Tagen sind 15 von 17 Punkten eingegangen, und zwei fehlende Punkte sind in der Tabelle klar erkennbar. Der Jahresabschluss beginnt ohne grosse Überraschungen.

Ein Nebeneffekt zeigt sich bei Ferien und Personalwechsel: Die Vertretung öffnet die Liste und sieht sofort, wo der Stand ist. Auch der Mandant profitiert, weil er auf einen Blick erkennt, was von ihm erwartet wird, und nicht in drei verschiedenen E-Mails danach suchen muss. Wichtig ist, dass die Liste kurz bleibt: Lieber 15 Punkte, die wirklich gebraucht werden, als 40, die niemand beantwortet.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie den ganzen Aufnahmeprozess digital gestalten möchten, hilft Alpasana bei KI-Beratung und digitaler Transformation: Prozesse aufnehmen, Geschäftsprozesse verbessern, digitale Workflows entwickeln und Systeme verbinden.

Das umfasst keine treuhänderische oder rechtliche Prüfung Ihrer Listen. Die Fachinhalte bleiben bei Ihnen.

Häufige Fragen

Darf ich die KI mit echten Mandantendaten füttern, um die Liste zu verbessern?

Für die Erstellung der Liste nicht nötig. Arbeiten Sie mit allgemeinen Angaben wie «GmbH im Baugewerbe». Sobald echte Namen oder Zahlen ins Spiel kommen, gelten die Regeln des Datenschutzes und Ihre Berufspflichten.

Brauche ich pro Mandatsart eine eigene Liste?

Ja, am besten. Eine Basisliste für alle und je eine Ergänzung pro Mandatsart hält den Aufwand klein und die Übersicht gross.

Wie oft soll ich die Checkliste überarbeiten?

Nach jeder Aufnahme ergänzen Sie, was gefehlt hat. Einmal pro Jahr prüfen Sie die ganze Liste auf Aktualität.